Поиск документов по истории Щучинского района, родословным исследованиям или правовым вопросам требует понимания структуры архивной системы Республики Беларусь. Важно сразу уточнить ключевой момент: отдельного физического здания «Архива Щучинского района» в городе Щучине не существует. Все документы Национального архивного фонда, сформированные органами управления и организациями Щучинского района, централизованно хранятся в Государственном архиве Гродненской области (ГА Гродненской области) в городе Гродно.
Главный хранилище: Государственный архив Гродненской области
Именно данное учреждение является основным оператором для доступа к историческим и деловым документам Щучинского района. Архив ведет свою историю с 1939 года и комплектует фонды документами от районных исполкомов, сельских советов, предприятий, колхозов, школ и других организаций, действовавших на территории района.
Контактная информация и реквизиты
- Адрес: 230005, Республика Беларусь, г; Гродно, ул. Дзержинского, 84
- Телефоны: +375 (152) -5-74-57 (справочно-информационный), факс: +375 (152) -5-74-53
- E-mail: gag@gagr.by (или через контактную форму на сайте)
- Официальный сайт: https://gagr.by
- Режим работы читальни: Обычно с понедельника по пятницу (рекомендуется уточнять актуальное расписание на сайте или по телефону перед визитом).
Состав фондов по Щучинскому району
В соответствии с данными каталога фондов Государственного архива Гродненской области, в хранилищах находятся документы по следующим административно-территориальным единицам: г. Гродно, Берестовицкий, Волковысский, Гродненский, Зельвенский, Мостовский, Свислочский и Щучинский районы.
Хронологические рамки и типы документов
Самые ранние документы, относящиеся к территории современного Щучинского района, датируются периодами, предшествующими образованию района в современных границах (1940 г. и более поздние реформы). Фонды включают:
- Документы органов власти: Щучинского райисполкома, г. Щучина горисполкома, сельских исполкомов (с/и) входящих в состав района (Васильевский, Гнездовский, Забортский, Козловщинский, Круглицкий, Лопутинский, Маковский, Островский, Песочский, Подолянский, Рожинский, Себерановский, Щучинский и др.).
- Документы хозяйственных организаций: колхозов, совхозов, МТС, промышленных предприятий (например, Щучинский линейный комбинат, пищевые заводы), кооперации.
- Документы социально-культурных учреждений: школ, больниц, клубов, библиотек, ЗАГСов.
- Метрические книги и акты гражданского состояния: Это наиболее востребованные документы для геноалогии. Хранятся метрические книги приходов (до 1917–1920 гг.) и книги актов гражданского состояния ЗАГСов (1920–1940 гг., послевоенный период).
- Документы личного состава: Личные дела, служебные списки, пенсионные дела (передаются в архив по истечении сроков хранения в ведомствах).
Научно-справочный аппарат (НСА): Как найти нужное дело
Для эффективной работы в читальне или удаленного заказа делового дела необходимо пользоваться научно-справочным аппаратом. По Щучинскому району в ГА Гродненской области разработаны:
- Путеводители по фондам: Общие (по области) и специальные (по отдельным фондам или комплексам).
- Описи фондов: Номинативные (по номерам дел) и систематические (по вопросам). Каждый фонд (например, Ф. Р-XXX — Щучинский райисполком) имеет одну или несколько описей.
- Картотеки: Тематические, именные (по репрессированным, ветеранам), địaографические.
- Автоматизированные базы данных: На сайте gagr.by доступен электронный каталог фондов (раздел «Фонды» -> «Электронный каталог» или «Поиск по описям»), позволяющий проверить наличие дел по ключевым словам (название села, название организации, год) без личного визита.
Порядок обращения и получения документов
Личный визит в читальню
Необходимо иметь при себе документ, удостоверяющий личность (паспорт). В читальне выдаются описи, выбираются дела, оформляется заказ. Ксерокопирование и фотографирование (без штатива/вспышки) обычно разрешены за плату или бесплатно (своим оборудованием) по правилам архива.
Удаленные запросы (Почта / Электронная почта / Сайт)
Если вы не можете приехать в Гродно, можно направить официальный запрос:
- По почте на адрес архива (ул. Дзержинского, 84, 230005, г. Гродно).
- На e-mail: gag@gagr.by.
- Через форму обратной связи на сайте gagr.by.
В запросе обязательно укажите: ФИО заявителя, почтовый адрес для ответа (или e-mail), цель запроса (родословная, подтверждение стажа, факт рождения/смерти/брака и т.д.), максимально точные входные данные (ФИО искомого лица, дата/место события, название организации/сельсовета).
Платные услуги
Поиск документов, оформление архивных справок, копирование документов являются платными услугами (согласно тарифам, утвержденным Министерством юстиции РБ). Оплата производится по реквизитам архива (ЕРИП, банковский перевод, касса архива).
Правовые основы передачи документов в архив
Согласно законодательству РБ (Закон «Об архивах и архивном деле», Указ Президента № 166), документы Национального архивного фонда подлежат обязательной передаче в государственные архивы. Главное управление юстиции Гродненского облисполкома контролирует этот процесс.
Ключевые моменты:
- При ликвидации или реорганизации государственных организаций (источников комплектования) их архивы передаются в ГА Гродненской области.
- Документы с неистекшими сроками временного хранения (в т.ч. по личному составу, личные дела, табели учета рабочего времени) передаются в территориальные архивы (ГА Гродненской области) или архивы вышестоящих организаций/учредителей.
- Сельские исполкомы и городские администрации Щучинского района являются постоянными источниками комплектования фондов архива.
Частые типы запросов по Щучинскому району
| Тип запроса | Что искать / Куда обращаться | Сроки хранения / Доступность |
|---|---|---|
| Подтверждение стажа / зарплаты (пенсионные дела) | Фонды предприятий, колхозов, совхозов, райисполкома (отделы кадров/труда). Если дело не передано в архив — в текущем ведомстве или вышестоящей организации. | 75 лет (личные дела), 50-75 лет (табели). Доступ после истечения сроков или по запросу заинтересованного лица. |
| Метрические записи (Рождение, Брак, Смерть) | Метрические книги приходов (до 1917-1920), Книги актов ЗАГС (после 1917-1920). Фонды ЗАГСов, духовных управлений. | 100 лет (смерть), 75 лет (рождение/брак) — ограниченный доступ. После истечения — открытый доступ. |
| История села / дома / земельного участка | Фонды сельских исполкомов (с/и), земельные дела, планы населенных пунктов, ревизские сказки (если сохранились в фондах уездных/губернских учреждений более раннего периода). | Постоянное хранение (историческая ценность). Открытый доступ. |
| Репрессированные / Военные | Специальные картотеки архива, фонды НКВД/КГБ (если передавались), фонды воинских частей, списки эвакуированных, партизанских отрядов. | Рассекречены в основном. Доступен поиск по базам «Память народа», «Подвиг народа» + уточнение в архиве. |
Дополнительные ресурсы и контакты
Помимо Государственного архива Гродненской области, полезны могут быть:
- Национальный исторический архив Беларуси (Минск): Хранит фонды более раннего периода (Рzecz Pospolita, Российская империя — гродненские и волковысские уезды, к которым относилась территория Щучинского района до 1939 г.). Адрес: г. Минск, ул. Толстого, 9.
- Центральный государственный архив военно-исторических документов (Минск): Личные дела офицеров, документы частей, прошедших через район.
- ЗАГС Щучинского района (г. Щучин): Для получения повторных свидетельств о рождении, браке, смерти за недавний период (после 1920-1940 гг., если книги еще не переданы в архив). Контакты можно уточнить на портале Министерства юстиции РБ.
- Отдел статистики Щучинского района: Для статистических отчетностей, переписных листов (если не переданы в архив).
Резюме: Алгоритм действий для исследователя
- Определите цель: Какое именно событие, лицо или документ ищете?
- Определите период: До 1939 г. (Польша/РИ) -> НИА Беларуси (Минск) или ГА Гродненской области (если фонды переданы). После 1939 г. -> ГА Гродненской области (Гродно).
- Проверьте электронный каталог ГА Гродненской области (gagr.by): Найдите шифр фонда (Ф), описи (Оп), дела (Д).
- Выберите способ: Приезд в читальню (быстрее для объемного поиска) или письменный запрос (для конкретной справки/копии);
- Подготовьте запрос: Максимально точное ФИО, даты, названия населенных пунктов (старое и новое название), организации.
Государственный архив Гродненской области — это главный ключ к истории Щучинского района. Благодаря централизованной системе хранения, исследователи получают доступ к массиву документов, охватывающему более 80 лет истории региона в едином месте — в городе Гродно на улице Дзержинского, 84.
Статья подготовлена на основе открытых данных официального сайта ГА Гродненской области (gagr.by), справочников «Архивы Беларуси» и нормативных правовых актов Республики Беларусь. Актуальность контактных данных и тарифов рекомендуется проверять непосредственно перед обращением.