Поиск документов по личному составу — это ключевой этап при подтверждении трудового стажа, получении пенсии, восстановлении утеряных трудовых книжек или установлении фактов, имеющих юридическое значение․ В Российской Федерации существует разветвленная система архивов, хранящих такие фонды․ В данной статье мы подробно рассмотрим, где находятся основные хранилища, как определить нужный архив и как с ними связаться․
Что такое документы по личному составу?
Перед тем как искать адрес, важно понимать, что именно хранится в таких архивах․ Согласно методическим рекомендациям Федерального архивного агентства (Росархива), к документам по личному составу относятся:
- Приказы (распоряжения) по личному составу;
- Личные карточки работников (форма Т-2);
- Личные дела сотрудников;
- Лицевые счета;
- Трудовые книжки (в т․ч․ вложения к ним);
- Книги списочного состава;
- Книги учета выдачи трудовых книжек, дипломов, аттестатов;
- Документы, регистрирующие наличие или выдачу документов по личному составу․
Важно: Документы личного происхождения, включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации и переданные на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы, не подлежат возврату владельцам или правопреемникам организаций․
Ключевой принцип поиска: «Следуй за организацией»
Самое главное помнить, что документы по личному составу хранятся не по месту жительства человека, а по месту нахождения организации, в которой он работал․
- Организация существует: Документы находятся в архиве самой организации или в ее структурном подразделении (архиве/кадровой службе)․
- Организация ликвидирована (нет правопреемника): Документы обязательно передаются в государственный архив соответствующего субъекта РФ (области, края, республики) или в специализированный архив (например, архивы документов по личному составу)․
- Организация реорганизована (есть правопреемник): Документы переходят к правопреемнику․
Адреса крупнейших специализированных архивов по личному составу
Ниже приведены контакты основных государственных архивов, специализирующихся на хранении кадровых документов ликвидированных предприятий (данные актуальны на 2026 год)․
Государственный архив документов по личному составу Свердловской области (ГАДЛССО)
Один из крупнейших региональных архивов данного профиля․ Наименование установлено Постановлением Правительства Свердловской области от 17 июня 2009 года № 694-ПП (ГБУСО ГАДЛССО)․
- Адрес: 620000, г․ Екатеринбург, ул․ Первомайская, 56 (БЦ «Первомайская»)
- Режим работы / Контакты: Рекомендуется уточнять по телефонам на карте (2ГИС) или на сайте Управления архивами Свердловской области перед визитом․
Центральный государственный архив документов по личному составу ликвидированных гос․ предприятий, учреждений, организаций Санкт-Петербурга (ЦГАЛС СПб)
Создан по распоряжению Губернатора Санкт-Петербурга от 11 марта 1999 г․ Хранит фонды предприятий, не имеющих правопреемников․
- Почтовый адрес: 191119, г․ Санкт-Петербург, Днепропетровская ул․, 9 а
- Полное наименование: Санкт-Петербургское государственное казенное учреждение «Центральный государственный архив документов по личному составу ликвидированных государственных предприятий, учреждений, организаций Санкт-Петербурга»․
Центр документов по личному составу (филиал ОГКУ «Государственный архив Иркутской области»)
- Адрес: 664050, Иркутская область, г․ Иркутск, ул․ [уточняйте номер дома на портале «Архивы России» или по телефону]
- Статус: Филиал областного государственного архива․
Архив документов по личному составу Нижегородской области (Комитет по делам архивов)
Создан в 1999 году для хранения документов ликвидированных организаций региона․
- Фактический адрес: 603032, г․ Нижний Новгород, ул․ Каширская, 58
Государственный архив Владимирской области
Хранит документы по личному составу в своем составе (не выделен в отдельное учреждение, но имеет специализированные фонды)․
- Особенность: Здесь хранятся книги учета выдачи трудовых книжек, книги регистрации выдачи дипломов/аттестатов, книги учета личных дел․
Федеральный уровень: Росархив (Федеральное архивное агентство)
Координирует работу архивной службы, ведет реестры и портал «Архивы России»․
- Адрес справочно-информационного центра: 115035, г․ Москва, Софийская наб․, д․ [номер дома уточняйте на сайте rosarhiv․ru]
Как найти адрес нужного архива, если вашего региона нет в списке?
Поскольку в каждом субъекте РФ существует своя архивная сеть, используйте официальные инструменты поиска:
Портал «Архивы России» (archives․gov․ru)
Это главный информационный ресурс Росархива․ На нем есть раздел «Поиск по местам хранения документов»․
- Выберите регион (субъект РФ)․
- Укажите тип архива (государственный, муниципальный, ведомственный)․
- Система выдаст список архивов с адресами, телефонами, email и ссылками на сайты/страницы на портале․
Сайты управлений архивов регионов
По запросу «Управление архивами [Название области/края/республики]» вы попадете на официальный сайт, где публикуются реестры архивов, хранящих документы по личному составу․
Порядок обращения в архив: пошаговая инструкция
Шаг 1․ Подготовка исходных данных
Соберите максимум информации об организации:
- Полное наименование на момент работы (и исторические наименования)․
- Адрес организации (город, улица, дом)․
- Годы работы интересующего вас лица․
- ФИО, дата рождения работника․
Шаг 2․ Определение судьбы организации
- Проверьте через ЕГРЮЛ/ЕГРИП (сайт nalog․ru) — существует ли юрлицо сейчас․
- Если ликвидирована, ищите сведения о ликвидаторе или архиве-получателе в реестре ликвидаций или на сайте ФНС․
Шаг 3․ Написание запроса
Запрос можно направить:
- По почте (заказным письмом с вложением описи вложения и обратным конвертом)․
- Через портал Госуслуг (услуга «Предоставление архивной справки/выписки» — доступна не во всех регионах)․
- По электронной почте (если указан на сайте архива, часто требуется усиленная квал․ подпись или нотариальное заверение копий документов)․
- Лично в читальне архива (требуется предварительная запись)․
Шаг 4․ Необходимые вложения к запросу
- Копия паспорта заявителя (страницы с фото и пропиской)․
- Документы, подтверждающие родственные отношения (если запрашиваете не свои данные) — свидетельства о рождении/браке, решение суда о вступлении в наследство и т․д․
- Доверенность (если действует представитель), нотариально заверенная․
- Квитанция об оплате услуги (архивные справки платные, тарифы устанавливают сами архивы в пределах закона)․
Современные технологии в архивном деле
Стоит отметить, что крупные архивы (в т․ч․ упомянутые выше) активно внедряют автоматизацию․ По информации из открытых источников, в некоторых хранилищах уже используются автоматизированные системы хранения с роботизированными стеллажами-высотками: коробки с документами перемещаются между ячейками роботами, что ускоряет поиск и выдачу дел в читальный зал․
Чек-лист перед поездкой/отправкой запроса
- [ ] Уточнен актуальный адрес и режим работы читальни на официальном сайте архива или портале «Архивы России»․
- [ ] Подтверждено, что именно этот архив хранит фонды нужной организации (поиск по fonds/описаниям на сайте)․
- [ ] Подготовлен грамотно составленный запрос с полными ФИО, датами, названием организации․
- [ ] Приложены копии документов, подтверждающих личность и права на получение информации․
- [ ] Уточнен стоимость услуги и реквизиты для оплаты․
- [ ] Проверена возможность дистанционного получения (Электронная доставка, Госуслуги)․
Поиск адреса архива документов по личному составу начинается с установления судьбы работодателя․ Если организация ликвидирована без правопреемников — документы гарантированно находятся в государственном архиве соответствующего региона (как ГАДЛССО в Екатеринбурге, ЦГАЛС в Санкт-Петербурге или Центр в Иркутске)․ Используйте портал «Архивы России» как основной навигатор для поиска актуальных контактов и реквизитов․ Грамотно составленный запрос и полный пакет документов — залог быстрого получения архивной справки, необходимой для пенсии, суда или личной истории․