В современном бизнесе правильное хранение документов – это не просто требование законодательства, а важный элемент управления рисками, сохранения корпоративной памяти и оптимизации расходов․ Ниже представлена полная пошаговая инструкция по подготовке и сдаче документов в архив, а также рекомендации по выбору профессионального провайдера услуги․

Нормативно‑правовая база

• Федеральный закон № 125‑ФЗ от «Об архивном деле в Российской Федерации» – основной закон, регулирующий порядок формирования, хранения и передачи архивных фондов․
• Приказ Росархива № 236 от – утверждает типовой перечень документов, подлежащих передаче в архив, и сроки их хранения․
• Приказ Росархива № 237 от – содержит инструкцию по работе с типовым перечнем и порядок формирования номенклатур дел․
• Приказ Росархива № 77 от – вводит порядок сдачи документов в архив организации (графики, согласования, контроль)․
• Другие нормативные акты: Приказы Минэкономразвития, методические рекомендации ФГБУ «Российский государственный архив», локальные положения об архиве в организациях․

Все эти документы образуют правовую основу для любой услуги по подготовке архивных материалов․

Что входит в услугу «подготовка документов в архив»?

1. Анализ и классификация – определение, какие документы подлежат передаче (учётные, кадровые, бухгалтерские, договорные и пр․) согласно срокам хранения․
2. Составление номенклатурных листов – формирование перечня дел, их индексов, заголовков, дат заведения, количества листов․
3. Подготовка описи – детальная опись каждого документа (номер, название, дата, автор, краткое содержание)․
4. Оформление дел – формирование дел (переплёт, обложка, предисловие, историческая справка)․
5. Электронная подготовка – заполнение электронных форм в 1С, SAP, или в специализированных системах архивного учета․
6. Контроль качества – проверка соответствия оформленных материалов требованиям приказов Росархива․
7. Сдача документов – организация передачи (логистика, подпись актов приёма‑передачи, согласование графика)․
8. Консультационная поддержка – помощь в формировании внутренней политики архивного дела, обучение персонала․

Пошаговый алгоритм подготовки документов к архивному хранению

Шаг 1․ Идентификация документов

Определите, какие документы необходимо передать в архив, ориентируясь на:

• Сроки хранения, указанные в Номенклатуре (приказ Росархива № 236)․
• Внутренние регламенты (положения об архиве, политика документооборота)․
• Тип документа (бухгалтерский, кадровый, юридический, технический)․

Шаг 2․ Формирование номенклатурных листов

Для каждого вида документов составьте номенклатурный лист, включающий:

1. Индекс (по классификатору дел)․
2. Заголовок дела․
3. Дата заведения․
4. Количество листов (лист‑заверитель)․
5. Ответственное лицо․

Шаг 3․ Составление описи дел

Опись – это документ, в котором перечислены все входящие в дело документы․ В ней указываются:

• Номер и название документа․
• Автор (подразделение, ФИО)․
• Краткое содержание (2‑3 строки)․
• Примечания (особые условия хранения, конфиденциальность);

Шаг 4․ Оформление дел

Для бумажных документов необходимо:

1. Собрать документы в единый пакет․
2. Переплести (папка‑картон, скрепка‑корешок) согласно требованиям архива․
3. Оформить обложку с указанием индекса, заголовка и количества листов․
4. Подготовить предисловие и историческую справку (при необходимости)․

Шаг 5․ Электронная подготовка

В современных организациях большую часть работы выполняют в электронных системах:

• Заполнение форм в 1С: «Внутренние документы» – автоматическое формирование номенклатурных листов и описи․
• Использование специализированных программ (Электронный архив, КЭП‑системы) для создания метаданных․
• Подготовка электронных копий в формате PDF/A (долговременный архивный формат)․

Шаг 6․ Согласование графика передачи

Согласно приказу Росархива № 77, передача дел осуществляется по графику, согласованному с:

• Руководителями структурных подразделений․
• Руководителем службы документооборота (ДОУ)․
• Архивом‑приёмником․

Шаг 7; Акт приёма‑передачи

Подписывается акт, в котором фиксируются:

• Перечень переданных дел (по номенклатурному листу)․
• Состояние документов (полные, неполные, повреждённые)․
• Дата и подписи ответственных лиц․

Шаг 8․ Контроль и мониторинг

После передачи необходимо вести журнал контроля, в котором фиксируются:

• Дата передачи․
• Номер акта․
• Ответственное лицо за хранение в архиве․

Формы и шаблоны, используемые при подготовке

Все формы могут быть заполнены в электронном виде через 1С, SAP, или специализированные решения «Электронный архив»․

Роль профессионального провайдера услуги

Передача документов в архив – трудоёмкий процесс, требующий знаний нормативных актов и практических навыков․ Профессиональная компания‑архиватор обеспечивает:

• Экспертную оценку – проверка соответствия документов требованиям приказов Росархива․
• Оптимизацию расходов – подбор оптимального объёма передаваемых дел, минимизация затрат на хранение․
• Автоматизацию – внедрение электронных форм, интеграцию с 1С/ERP․
• Контроль качества – проверка целостности, полноты и правильности оформления․
• Консультацию по законодательству – актуальная информация о сроках хранения и новых регламентах․

Как выбрать надёжного провайдера?

1. Наличие лицензии на архивную деятельность (выдаётся ФГБУ «Российский государственный архив»)․
2. Опыт работы с вашими типами документов (бухгалтерия, кадры, техническая документация)․
3. Отзывы и кейсы клиентов․
4. Готовность предоставить образцы номенклатурных листов и актов приёма‑передачи․
5. Наличие собственного электронного архива с поддержкой PDF/A и цифровой подписи․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Какие документы обязаны передавать в архив?

Все документы, сроки хранения которых превышают 5 лет (для бухгалтерии – 5 лет, для кадровых – 50 лет, для договоров – 10 лет и т․д․), а также документы, отнесённые к историческому фонду организации․

Можно ли хранить документы только в электронном виде?

Да, при условии, что они находятся в формате PDF/A, подписаны электронной подписью и зарегистрированы в системе электронного архива в соответствии с приказом Росархива № 237․

Сколько времени занимает подготовка одного дела?

Для небольших дел (до 50 листов) – от 1 до 3 часов․ Для крупных фондов (свыше 500 листов) – от 1 до 3 дней, в зависимости от количества задействованных специалистов․

Кто несёт ответственность за сохранность документов до их передачи?

Ответственное лицо – руководитель подразделения, где находятся документы, и специалист по документообороту (делопроизводитель)․ После подписания акта приёма‑передачи ответственность переходит к архиву‑приёмнику․

Преимущества использования услуги по подготовке документов в архив

• Снижение риска штрафов – соблюдение всех требований ФЗ 125‑ФЗ и приказов Росархива․
• Оптимизация пространства – избавление от ненужных бумажных архивов в офисе․
• Ускорение доступа к информации – правильно оформленные описи позволяют быстро находить нужные документы․
• Повышение имиджа компании – демонстрация ответственности перед контролирующими органами․
• Экономия времени – автоматизация процессов в 1С/ERP․

Как заказать услугу «подготовка документов в архив»?

1. Свяжитесь с выбранным провайдером (по телефону, e‑mail или через форму на сайте)․
2. Предоставьте список документов и их текущий статус (бумажный/электронный)․
3. Получите предварительный план работ и стоимость (обычно рассчитывается за дело или за лист‑заверитель)․
4. Подпишите договор, в котором фиксируются сроки, объём работ и ответственность сторон․
5. Провайдер проводит аудит, формирует номенклатурные листы и описи․
6. Организуется передача документов (логистика, акт приёма‑передачи)․
7. Получаете подтверждающие документы и, при необходимости, копию электронного архива․

После завершения проекта вы получаете полный пакет документации (нормативные листы, описи, акты), который можно использовать в дальнейшем для контроля и аудита․

Услуга по подготовке документов в архив – это сочетание юридической точности, методической строгости и современных технологий․ При правильном подходе она обеспечивает:

• Соответствие требованиям законодательства․
• Сохранность и доступность важной корпоративной информации․
• Оптимизацию расходов на хранение․
• Уверенность в том, что архивные фонды вашей организации находятся в надёжных руках․

Если вы хотите избавиться от бумажного хаоса, минимизировать риски и обеспечить долгосрочную сохранность документов – обратитесь к профессиональному провайдеру услуги уже сегодня․

Дата актуализации информации: 21:55:28