Цель статьи – дать полное практическое руководство по созданию, ведению и оптимизации архива проектной документации в современных компаниях. Рассмотрены как традиционные бумажные решения, так и электронные системы, а также правовые аспекты и лучшие практики.

Почему архив проектного отдела важен?

• Сохранность знаний. Проекты часто продолжаются годами, а их результаты могут понадобиться для последующего обслуживания, модернизации или аудита.
• Соблюдение законодательства. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» устанавливает сроки хранения и порядок уничтожения документов.
• Эффективность работы. Систематизированный архив позволяет быстро находить нужные чертежи, расчёты, согласования и уменьшает риск дублирования усилий.
• Контроль качества. Возможность отслеживать статус документа (актуален, устарел, изменён) на всех этапах жизненного цикла проекта.

Жизненный цикл проектной документации

Документация проходит несколько этапов, каждый из которых требует особого подхода к хранению:

1. Проектирование. Черчения, расчёты, технические задания – активные материалы, часто меняются.
2. Согласование. Внутренние и внешние согласования, подписи, протоколы.
3. Утверждение. Финальная версия проекта, акт приёма‑передачи.
4. Эксплуатация. Руководства, эксплуатационные планы, журналы обслуживания.
5. Архивирование. Перевод в архивный статус, фиксирование сроков хранения и последующего уничтожения.

Правовые основы

Ключевые нормативные акты, которые необходимо учитывать при организации архива:

• ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (2002‑03‑08, № 78‑ФЗ) – определяет сроки хранения, порядок формирования дел, номенклатуру архивных дел.
• Приказ Росархива № 77 «Об утверждении Положения о порядке организации и ведения архивов в организациях» – детализирует требования к оформлению дел, маркировке и хранению.
• ГОСТ 7.32‑2001 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Архивные документы. Общие требования».
• ГОСТ 7.12‑93 «Библиографическое описание электронных документов» – актуально для электронных архивов.

Классификация и структура архива

По типу документации

По объекту/узлу инфраструктуры

Создаётся многомерная иерархия:

• Объект (завод, объект строительства)
• Подразделение (отдел проектирования, отдел эксплуатации)
• Система/узел (электроснабжение, вентиляция, автоматизация)

По формату

• Бумажный архив. Хранится в специально оборудованных помещениях, в соответствии с ГОСТ 7.32‑2001.
• Электронный архив. Реализуется в системах СЭД (Docsvision, ELMA, Atlas‑soft, ОРБ) с поддержкой метаданных, индексации и электронных подписей.

Организация бумажного архива

Подготовка документов

1. Сортировка по типу и статусу (актуальная/устаревшая).
2. Удаление документов, срок хранения которых истёк (при наличии актов об уничтожении).
3. Подшивка согласно ГОСТу: использование шпагатов, нитей, игл, маркировка по «Номенклатуре дел».

Оформление дел

На каждой обложке указывается:

• Наименование отдела (Проектный отдел).
• Содержание (например, «Проект № 123 – Чертежи, расчёты»).
• Срок хранения.
• Уникальный код (по номенклатуре дел).

Хранилище

• Температурный режим 18‑22 °C, относительная влажность 45‑55 %.
• Огнеупорные шкафы, система контроля доступа.
• Регулярные проверки (каждые 6 мес.) на предмет повреждений.

Электронный архив проектной документации

Выбор СЭД

Популярные решения:

• Docsvision – гибкая иерархия, привязка к геоинформации.
• ELMA – модули архивирования, автоматическое формирование актов об уничтожении.
• Atlas‑soft – специализированный для чертежей, поддержка форматов DWG, DXF.
• ОРБ – интеграция с базами данных и системами документооборота.

Структурирование и метаданные

Для каждого документа задаются:

• Уникальный идентификатор (UID).
• Тип документа (чертёж, расчёт, протокол).
• Номер проекта, дата создания, автор.
• Статус (активный, архивный, подлежит уничтожению).
• Срок хранения (автоматически рассчитывается по правилам ФЗ).

Процедуры автоматизации

1. При завершении проекта система переводит документы в статус «архив».
2. Автоматическое формирование акта о передаче в архив и акта об уничтожении по истечении срока.
3. Регулярный сканинг индекса для контроля целостности (контрольные суммы, подписи).

Поиск и доступ

Система должна поддерживать:

• Полнотекстовый поиск по содержимому (OCR для сканированных PDF).
• Фильтрацию по метаданным (проект, тип, дата).
• Контроль доступа (роли: проектировщик, руководитель, архивариус).

Пошаговая инструкция создания архива с нуля

Шаг 1. Формирование команды

• Ответственный за архив (может быть старший специалист отдела делопроизводства).
• Технический специалист по СЭД.
• Специалист по нормативно‑правовому обеспечению.

Шаг 2. Анализ текущей документации

1. Инвентаризация всех видов проектных документов.
2. Определение сроков хранения по каждому типу.
3. Выявление дублирующих и устаревших материалов.

Шаг 3. Разработка классификатора

Создаётся номенклатура дел (таблица с полями: код, название, срок хранения, тип носителя).

Шаг 4. Выбор и настройка СЭД

1. Установка программного продукта.
2. Создание каталога «Проекты» → «Проект № …» → «Документы».
3. Настройка шаблонов метаданных и правил автоматической архивации.

Шаг 5. Оцифровка бумажных документов

• Сканирование в формате PDF/A‑2 (долговременное хранение).
• Применение OCR для последующего поиска.
• Привязка к электронному делу (указание оригинального номера листа).

Шаг 6. Формирование и маркировка дел

1. Подшивка бумажных документов, маркировка обложек.
2. Создание электронных «дел» в СЭД, привязка к физическим аналогам.

Шаг 7. Обучение персонала

Провести семинары по:

• Работе с СЭД (поиск, загрузка, изменение статуса).
• Требованиям ФЗ и правилам уничтожения.
• Контролю качества сканирования.

Шаг 8. Внедрение контроля и аудита

• Регулярные (ежеквартальные) проверки соответствия номенклатуре.
• Отчётность о количестве документов, сроках хранения, предстоящих актах уничтожения.
• Внутренний аудит раз в год с привлечением независимого эксперта.

Лучшие практики и рекомендации

• Двухуровневая система. Храните оригиналы в физическом архиве, а копии – в электронном (резервное копирование).
• Единый идентификатор. Один UID связывает бумажный и электронный варианты.
• Регулярное обновление метаданных. При изменении статуса проекта обновляйте сроки хранения.
• Контроль доступа. Ограничьте права изменения архивных документов (только архивариус).
• Резервное копирование. Дублирование электронного архива на отдельный сервер и в облако (например, «ГосОблачные сервисы»).
• Уничтожение по акту. Оформляйте акт об уничтожении в соответствии с приказом Росархива № 77.

Чек‑лист для контроля готовности архива

Организация архива проектного отдела – это комплексный процесс, который сочетает в себе правовые требования, технические решения и управленческие практики. При правильном подходе архив становится не просто «хранилищем», а стратегическим ресурсом, позволяющим:

• Сократить время поиска нужных документов.
• Обеспечить соответствие нормативным требованиям.
• Снизить риски потери информации и её порчи.
• Увеличить эффективность последующего обслуживания и модернизации объектов.

Следуя изложенному в статье плану и рекомендациям, любой проектный отдел – от небольшого стартапа до крупной строительной компании – сможет построить надёжный, удобный и законодательно корректный архив.

Дата публикации: