Дата актуализации: 09:18:39

Содержание

1. Правовая база
2. Для чего нужен запрос в архив
3. Структура бланка запроса
4. Как правильно заполнить бланк
5. Куда и как подавать запрос
6. Примеры заполнения
7. Типичные ошибки и как их избежать
8. Часто задаваемые вопросы

Бланк запроса в архив – это официальный документ, с помощью которого гражданин, юридическое лицо или организация может получить из государственных (муниципальных) архивов справку, копию или оригинал документа, хранящегося в архиве. Такие запросы часто требуются для:

• трудоустройства и подтверждения стажа;
• оформления пенсионных выплат;
• учебных и научных целей;
• судебных разбирательств;
• получения справки о среднем заработке для Центра занятости (см. ниже).

Правовая база

Оформление и рассмотрение запросов в архив регулируется несколькими нормативными актами:

• Федеральный закон № 73‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (2020 г., с изменениями);
• Постановление Правительства РФ № 1020 от «Об утверждении Положения о порядке доступа к архивным документам»;
• Приказ Минтруда России от № 45н «Об утверждении новой формы справки о среднем заработке для Центра занятости».

Для чего нужен запрос в архив

С 2023 года Центр занятости (ЦЗ) требует от соискателей предоставления справки о среднем заработке, оформленной по новой форме, утверждённой Минтрудом. Если у вас нет оригинального документа, его можно получить из архива работодателя или из государственных архивов, где хранятся трудовые книжки, расчётные листки и другие бухгалтерские документы.

Структура бланка запроса

Официальный бланк обычно состоит из следующих разделов:

Как правильно заполнить бланк

1. Укажите точные реквизиты архива. Не забудьте проверить актуальный адрес и телефон на официальном сайте.
2. Заполните личные данные полностью. Ошибки в ИНН, СНИЛС или номере паспорта могут привести к отказу.
3. Сформулируйте основание запроса. Пример: «В соответствии с приказом Минтруда России от № 45н прошу предоставить справку о среднем заработке за 2020‑2022 гг. для предоставления в Центр занятости».
4. Точно укажите период и тип документа. Чем конкретнее, тем быстрее архив сможет найти нужный материал.
5. Выберите удобный способ получения. Если нужен оригинал – укажите «получить лично», если достаточно копии – «отправить скан по e‑mail».
6. Подпишите запрос. Электронная подпись принимается в большинстве государственных порталов (Госуслуги, Мой арбитр).

Куда и как подавать запрос

Существует три основных канала подачи:

• Лично в архив. Приходите в регистратуру, предъявите оригинал паспорта и заполненный бланк.
• По почте. Отправьте запрос заказным письмом с описью вложения и копией паспорта.
• Электронно. Через портал Госуслуги загрузите скан бланка, приложите копию паспорта и укажите способ получения.

После получения запроса архив обязан рассмотреть его в течение 30 календарных дней. При необходимости могут запросить дополнительные сведения – будьте готовы предоставить их в течение 10 дней.

Примеры заполнения

Пример 1. Запрос для получения справки о среднем заработке

В Архив Государственного Управления по г. Москве
Адрес: ул. Тверская, д. 7, г. Москва, 125009
Тел.: (495) -23‑45‑67, e‑mail: archive@mos.ru



Заявитель:
ФИО: Иванов Сергей Петрович

ИНН: 770123456789

СНИЛС: 112-233-445 95

Паспорт: серия 45 02 № 123456, выдан ОВД г. Москвы 

Тел.: +7 (916) -23‑45‑67

E‑mail: serg.ivanov@mail.ru


Основание запроса:
В соответствии с приказом Минтруда России от № 45н прошу предоставить справку о среднем заработке за период с по г. для предоставления в Центр занятости.



Запрашиваемый документ:
Справка о среднем заработке (форма, утверждённая Минтрудом), период: 2020‑2022 гг., место хранения: трудовая книжка № 12345, отдел кадров ООО «Ромашка».



Способ получения:
Отправить скан справки на e‑mail: serg.ivanov@mail.ru



Подпись: ______________________

Пример 2. Запрос архивных актов о трудовой деятельности

См. скачать шаблон.

Типичные ошибки и как их избежать

• Неуказание основания запроса. Без ссылки на нормативный акт архив может отклонить запрос.
• Сокращения и аббревиатуры без расшифровки. Пишете «ТК», но не уточняете, что это «трудовая книжка».
• Ошибки в персональных данных. Проверьте ИНН, СНИЛС и номер паспорта дважды.
• Неуказание срока. Если нужен документ в определённый срок, укажите это в запросе (например, «не позднее 30 дней с даты получения»).
• Отсутствие подписи. Электронная подпись обязана соответствовать требованиям ФСБ.

Часто задаваемые вопросы

Сколько стоит получение справки из архива?

В большинстве случаев услуга бесплатна, если запрос делается в рамках государственных нужд (трудоустройство, пенсионные выплаты). За ускоренное обслуживание может взиматься плата, установленная архивом.

Можно ли получить справку в электронном виде?

Да. При указании способа получения «скан по e‑mail» архив обязан выслать документ в формате PDF с цифровой подписью.

Как узнать, что запрос принят?

После подачи (лично, по почте или онлайн) вы получите подтверждение (квитанцию, электронное письмо) с номером заявки. По этому номеру можно отслеживать статус на сайте архива.

Что делать, если архив отказал в выдаче справки?

Получите официальное решение об отказе, в котором будет указана причина. При наличии оснований (например, нарушение сроков хранения) можно обжаловать отказ в суде или подать повторный запрос с исправлениями.

Бланк запроса в архив – важный инструмент для получения официальных справок, в т.ч. новой справки о среднем заработке, требуемой Центром занятости. Правильное оформление запроса, соблюдение нормативных требований и выбор удобного канала подачи позволяют получить нужный документ в минимальные сроки.

Помните, что точность указанных данных и наличие официального основания (приказ Минтруда, закон) – ключ к успеху. При возникновении вопросов обращайтесь в регистратуру архива или к специалисту по архивному делу.

Автор статьи: Ваш полезный помощник