Назначение статьи: предоставить полное руководство по составлению и оформлению акта приема‑передачи документов, предназначенных для постоянного хранения в архиве, а также предложить готовый образец документа․

Содержание

1. Что такое акт приема‑передачи документов?
2. Законодательная база
3. Кому и когда нужен такой акт?
4. Структура акта
5. Пошаговая инструкция по заполнению
6. Типичные ошибки и рекомендации
7. Часто задаваемые вопросы

Что такое акт приема‑передачи документов?

Акт приема‑передачи документов, это официально‑деловой документ, фиксирующий факт передачи определённого пакета документов от одной организации (или подразделения) к другой (обычно в архив) и их последующее принятие․ Он служит доказательством того, что документы находятся в надёжном хранении и могут быть использованы в соответствии с установленными нормативами․

Ключевые функции акта

• Контрольный — фиксирует количество, наименование и состояние передаваемых материалов․
• Юридический — подтверждает, что передача произведена в соответствии с законодательством о архивном деле․
• Учетный — облегчает поиск и восстановление документов в архиве․

Законодательная база

Оформление акта регулируется следующими нормативными актами РФ:

• Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (от )․
• Приказ Минкультуры России № 30 «Об утверждении Положения о порядке формирования, учета и хранения архивных документов» (от )․
• ГОСТ Р 7․0․97‑2016 «Библиографическая запись․ Библиографическое описание․ Общие требования и правила составления» (для описания документов)․
• Приказ ФНС № 13н «Об организации и ведении бухгалтерского учета» (если передаются бухгалтерские документы)․

Кому и когда нужен такой акт?

Акт необходим в следующих ситуациях:

• Передача постоянных архивных документов (срок хранения более 50 лет) от организации в государственный архив․
• Перемещение архивных фондов между филиалами одной организации․
• Сдача в архив документов, подлежащих обязательному публичному раскрытию (например, документы, связанные с историческим наследием)․
• Передача документов в архив в рамках реорганизации или ликвидации юридического лица․

Структура акта приема‑передачи

Стандартный акт состоит из следующих разделов:

Пошаговая инструкция по заполнению

1. Подготовьте список документов․ Сформируйте инвентаризационный лист, где указаны все единицы хранения (папки, коробки, микрофильмы)․
2. Определите основание передачи․ Скопируйте номер приказа/решения, на основании которого осуществляется передача․
3. Заполните шапку акта․ Укажите полные реквизиты обеих сторон, дату составления и номер акта (если используется нумерация)․
4. Составьте таблицу перечня․ Для каждой позиции укажите:
   • Номер (по порядку);
   • Наименование (например, «Документы о строительстве завода «А»»);
   • Год(ы) создания;
   • Объём (листов, микрофильмов);
   • Состояние («целый», «повреждённый», «частично утраченный»);
   • Номер архивного дела (если уже присвоен)․
5. Укажите условия передачи․ Описать, в какой упаковке (коробка № 1, папка № 2), с какими средствами защиты (полиэтилен, картон) и в какой срок (например, «в течение 5 рабочих дней после подписания акта»)․
6. Подпишите акт․ Ответственные лица обеих сторон ставят подписи, печати и указывают должности․ При необходимости добавьте свидетелей․
7. Сформируйте приложение․ Прикрепите к акту копии сопроводительных писем, схем расположения и, если требуется, фотографии упаковок․
8. Сохраните оригиналы․ Оригинал акта хранится в архиве, копия – у передающей организации․

Ниже представлен готовый шаблон акта, который можно скопировать в любой текстовый редактор и адаптировать под свои нужды․

<html lang="ru">
<head>
 <meta charset="UTF-8">
 <title>Акт приема‑передачи документов</title>
 <style>
 body {font-family:Arial, sans-serif; margin:30px;}
 h1 {text-align:center; font-size:24px;}
 table {border-collapse:collapse; width:100%; margin-top:10px;}
 th, td {border:1px solid #000; padding:5px; text-align:left;}
 ․signature {margin-top:40px;}
 </style>
</head>
<body>

<h1>Акт приема‑передачи документов на постоянное хранение в архив</h1>

<p><b>Дата составления:</b> 10 июля 2026 г․</p>
<h2>1․ Стороны акта</h2>
<ul>
 <li><b>Передающая организация:</b> ООО «Пример», ИНН 7701234567, КПП 770101001, 123456, г․ Москва</li>
 <li><b>Принимающая организация (архив):</b> Государственный архив г․ Москвы, ИНН 7707707700, 101000, г․ Москва</li>
</ul>

<h2>2․ Основание передачи</h2>
<p>На основании приказа руководителя ООО «Пример» № 45‑П от г․ о передаче архивных документов в Государственный архив г․ Москвы․</p>

<h2>3․ Перечень передаваемых документов</h2>
<table>
 <thead>
 <tr>
 <th>№</th>
 <th>Наименование документа</th>
 <th>Год(годы) создания</th>
 <th>Объём (листов)</th>
 <th>Состояние</th>
 <th>Номер архивного дела</th>
 </tr>
 </thead>
 <tbody>
 <tr>
 <td>1</td>
 <td>Договоры о поставке сырья (1998‑2005)</td>
 <td>1998‑2005</td>
 <td>352 листа</td>
 <td>Целый</td>
 <td>А‑2026‑001</td>
 </tr>
 <tr>
 <td>2</td>
 <td>Отчёт о строительстве завода «А» (2001)</td>
 <td>2001</td>
 <td>124 листа</td>
 <td>Целый</td>
 <td>А‑2026‑002</td>
 </tr>
 <!-- Добавляйте строки по необходимости -->
 </tbody>
</table>

<h2>4․ Условия передачи</h2>
<p>Документы упакованы в три картонные коробки, маркированы согласно внутреннему регламенту ООО «Пример»․ Передача осуществляется в течение 5 рабочих дней после подписания настоящего акта․ Принимающая сторона обязуется обеспечить надёжное хранение в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7․0․97‑2016․</p>

<h2>5․ Подписи сторон</h2>
<div class="signature">
 <table>
 <tr>
 <td>От передающей организации</td>
 <td>От принимающей организации</td>
 </tr>
 <tr>
 <td style="height:80px;"><!-- место для подписи --></td>
 <td style="height:80px;"><!-- место для подписи --></td>
 </tr>
 <tr>
 <td>_____________________/Иванов И․И․, директор</td>
 <td>_____________________/Петров П․П․, главный архивариус</td>
 </tr>
 </table>
</div>
<h2>6․ Приложения</h2>
<ul>
 <li>Копия приказа № 45‑П</li>
 <li>Схема расположения коробок в архиве</li>
 <li>Фотографии упаковки</li>
</ul>

</body>

Для использования шаблона достаточно заменить данные в квадратных скобках или в соответствующих ячейках таблицы на свои․

Типичные ошибки и рекомендации

• Отсутствие основания передачи․ Каждый акт должен ссылаться на конкретный нормативный документ (приказ, решение)․
• Неполный перечень․ Пропуск хотя бы одного листа может привести к проблемам при проверке архивом․
• Неуказание состояния документов․ Архив обязан знать, есть ли повреждения, чтобы принять меры по консервации․
• Отсутствие подписей и печатей․ Без подписи акт считается недействительным;
• Неправильная маркировка упаковок․ Следует использовать единый код (например, «А‑2026‑001»), указанный в реестре․

Рекомендации:

1. Проверяйте соответствие формата даты (ДД․ММ․ГГГГ) требованиям архивных регламентов․
2. Храните электронную копию акта в системе документооборота с резервным копированием․
3. При передаче больших массивов документов используйте сканирование ключевых страниц для ускорения последующего поиска․

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли заверять акт у нотариуса?

Обычно нет․ Достаточно подписи уполномоченных лиц и печати организаций․ Нотариальное заверение требуется лишь в особых случаях, когда это предписано внутренними нормативами организации․

Как долго хранится оригинал акта в архиве?

Оригинал хранится в архиве в течение всего срока существования архивного дела (постоянно), а копия – у передающей организации․

Можно ли передать документы в электронном виде?

Да, если архив принимает электронные архивные документы (ЭАД)․ В этом случае в акте указывается тип файлов, их контрольные суммы (MD5/SHA‑256) и место их размещения в системе․

Что делать, если часть документов повреждена?

В акте необходимо указать степень повреждения и приложить акт консервации․ Архив может потребовать дополнительные меры (ремонт, реставрацию) перед принятием․

Как оформить передачу документов, если их количество превышает 1000 листов?

Разбейте перечень на несколько таблиц, пронумеруйте их (Таблица 1, Таблица 2) и укажите в акте общее количество листов в отдельном пункте․

При необходимости адаптировать шаблон под специфические требования вашего архива, рекомендуется проконсультироваться с архивистом или юридическим отделом организации․