Назначение статьи: предоставить полное руководство по созданию, заполнению и использованию журнала учёта машинных носителей (МНИ) в рамках архивного копирования данных на объектах информатизации, а также рассмотреть нормативно‑правовую базу, типовые формы и практические рекомендации․

Почему журнал учёта машинных носителей является обязательным?

В современных информационных системах машинные носители (жёсткие диски, SSD, ленты, оптические диски и т․п․) часто используются для:

• резервного (архивного) копирования критически важной информации;
• переноса данных между объектами информатизации;
• хранения персональных данных и конфиденциальной информации;

Отсутствие контроля над их перемещением и состоянием может привести к утечке данных, их потере или нарушению требований ФСТЭК и Федерального закона № 152‑ФЗ «О персональных данных»․ Поэтому журнал учёта машинных носителей – это основной инструмент, позволяющий:

1. Отслеживать каждый носитель от момента получения до его окончательной утилизации;
2. Контролировать соответствие требованиям по защите информации;
3. Обеспечить возможность аудита и доказательства надлежащего обращения с данными․

Нормативно‑правовая база

Ключевые документы, регламентирующие ведение журнала:

• Приказ ФСТЭК России от № 17 «Об утверждении Положения о защите информации, обрабатываемой в информационных системах персональных данных» (положения ЗНИ․1 и ЗНИ․2);
• Федеральный закон № 152‑ФЗ «О персональных данных»;
• ГОСТ Р ИСО/МЭК 27001‑2006 (Система управления информационной безопасностью);
• Приказ Минкомсвязи России от № 428 «Об утверждении формы журнала учёта машинных носителей» (в актуальной редакции)․

Состав типовой формы журнала учёта машинных носителей

В зависимости от того, являются ли носители съёмными или несъёмными, форма может немного отличаться․ Ниже представлена универсальная таблица, удовлетворяющая требованиям ФСТЭК и 152‑ФЗ․

Особенности полей

• Дата и подпись уполномоченного работника в получении – обязательна для несъёмных носителей․ Для съёмных её можно опустить, если в журнале уже фиксируется выдача/возврат․
• Местонахождение машинного носителя – рекомендуется указывать точный адрес (склад, серверный шкаф, кабинет), что упрощает поиск и инвентаризацию․
• Примечания – поле для указания особенностей (например, «шифрование включено», «повреждён», «в резерве до 01․2027»)․

Порядок заполнения журнала

1. Регистрация получения:
   • Ответственный за прием (обычно специалист ИТ‑отдела) фиксирует тип, серийный номер и дату получения․
   • Подписывает запись (поле «Подпись получившего»)․
2. Определение места хранения:
   • Указывается конкретный склад/шкаф/комната․
   • При перемещении носителя запись обновляется (добавляется строка «Перемещение» с указанием новой локации и подписью ответственного)․
3. Выдача (для съёмных носителей):
   • Заполняются поля «Дата выдачи», «Подпись получателя»․
   • Сотруднику выдаётся копия записи (печатный лист) для подписи․
4. Возврат / утилизация:
   • При возврате фиксируется дата и подпись ответственного за приём․
   • Если носитель уничтожается – указывается дата утилизации, способ (шредер, физическое разрушение) и подпись уполномоченного лица․
5. Аудит и контроль:
   • Раз в квартал проводится сверка журнала с реальными запасами․
   • Отчёт о проведённом аудите подписывается руководителем ИТ‑службы․

Практические рекомендации

• Электронный вариант журнала – рекомендуется вести в виде защищённого Excel‑файла или в специализированной системе документооборота (например, 1С:Документооборот)․ При этом сохраняется возможность печати для подписи․
• Шифрование и маркировка – каждый носитель должен быть помечен (наклейкой с QR‑кодом), содержащей его идентификационный номер․ Это ускоряет поиск и уменьшает риск ошибочного использования․
• Сроки хранения – установите внутренние регламенты (например, «архивные ленты хранятся не менее 12 месяцев», «SSD‑диски – не более 5 лет»)․
• Контроль доступа – доступ к журналу (особенно к полям «Подпись» и «Примечания») должен иметь только уполномоченный персонал․
• Обучение персонала – проведите инструктаж всех сотрудников, работающих с носителями, о порядке заполнения журнала и ответственности за нарушения․

Пример готового шаблона для скачивания

Ниже представлена ссылка на проверенный шаблон журнала учёта машинных носителей, соответствующий требованиям ФСТЭК․ Шаблон доступен в формате ․xlsx и содержит все необходимые формулы для автоматического подсчёта количества активных носителей․

Скачать шаблон журнала учёта машинных носителей (xlsx)

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли вести отдельный журнал для носителей, содержащих персональные данные?

Да․ По требованиям ФСТЭК и 152‑ФЗ такие носители обязаны фиксироваться в журнале, где дополнительно указывается «Тип данных (ПДн)»․ Это упрощает проверку соответствия требованиям по защите персональных данных․

Можно ли использовать обычный блокнот вместо официальной формы?

Теоретически возможно, однако в случае проверок органы надзора требуют наличия формы, утверждённой в соответствии с нормативными актами․ Поэтому рекомендуется использовать утверждённый шаблон․

Как оформить утилицию носителя, если он уже не пригоден?

Необходимо оформить акт утилизации, где указываются: тип носителя, серийный номер, способ уничтожения, дата и подписи ответственного за утилизацию и руководителя ИТ‑службы․ После этого запись в журнале закрывается датой утилизации․

Ведение журнала учёта машинных носителей – это не просто формальность, а важный элемент системы защиты информации на объекте информатизации․ Правильное оформление, своевременное обновление и строгий контроль доступа позволяют:

• Снизить риски утечки и потери данных;
• Обеспечить соответствие требованиям ФСТЭК, 152‑ФЗ и внутренним политикам организации;
• Упростить процесс аудита и доказать надёжность мер защиты․

Следуя рекомендациям, изложенным в данной статье, вы сможете создать эффективный журнал, который будет служить надёжным инструментом управления машинными носителями в любой организации․

Дата публикации: