Муниципальные архивы являются неотъемлемой частью Единой государственной системы архивов Российской Федерации. Их деятельность строго регламентируется федеральным законодательством, в первую очередь Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», а также законами субъектов РФ и нормативными правовыми актами органов местного самоуправления (МСУ). Понимание полномочий органов муниципального архива ключево для обеспечения сохранности документального наследия на местном уровне и реализации прав граждан на доступ к архивной информации.

Правовая основа деятельности муниципальных архивов

Законодательство об архивном деле в Российской Федерации строится на иерархическом принципе. Согласно ст. 2 ФЗ № 125-ФЗ, оно состоит из:

• Федерального закона № 125-ФЗ;
• Других федеральных законов;
• Принимаемых в соответствии с ними иных нормативных правовых актов Российской Федерации;
• Законов и иных нормативных правовых актов субъектов Российской Федерации.

Важно: Муниципальные архивы создаются и функционируют на основе решений органов местного самоуправления в соответствии с законодательством субъекта РФ об архивном деле. Они являются муниципальными учреждениями (или казенными учреждениями) и подотчетны органам МСУ соответствующего муниципального образования.

Полномочия муниципальных образований в сфере архивного дела

Согласно ст. 4 ФЗ № 125-ФЗ, к полномочиям муниципальных образований в сфере архивного дела относятся (в пределах своей компетенции):

1. Создание, реорганизация и ликвидация муниципальных архивов (за исключением архивов федерального значения).
2. Обеспечение комплектования муниципальных архивов архивными документами, образующимися в органах местного самоуправления, муниципальных учреждениях и организациях.
3. Обеспечение хранения, учета и использования архивных документов, составляющих Архивный фонд РФ и находящихся в муниципальных архивах.
4. Создание условий для бесплатного доступа граждан к архивным документам, сроки ограничения доступа к которым истекли, за исключением случаев, установленных федеральными законами.
5. Финансирование мероприятий по охране архивного фонда на соответствующей территории.
6. Осуществление контроля за соблюдением законодательства об архивном деле организациями, расположенными на территории муниципального образования (в пределах полномочий, установленных законом).

Прямые полномочия органа управления архивом (Дирекции/Управления архива)

Орган, непосредственно управляющий муниципальным архивом (директор, руководитель архива), осуществляет оперативное управление на основе Устава архива. Ключевые полномочия делятся на функциональные блоки:

Полномочия по комплектованию и приему документов

• Прием архивных документов от органов МСУ, муниципальных учреждений, а также от негосударственных организаций и граждан (по договорам или на основании закона).
• Организация экспертизы документов на предмет их архивной ценности (составление экспертных комиссий, утверждение актов отбора/уничтожения).
• Контроль за сроками хранения дел в ведомственных архивах организаций-образователей до их передачи в муниципальный архив (обычно по истечении 10 лет).

Полномочия по хранению и охране (Фондово-хранительская работа)

• Обеспечение условий хранения, соответствующих ГОСТ Р 54989-2012/ISO 11799:2003 (температура, влажность, освещение, пожаробезопасность, защита от ЧС).
• Организация системы учета фондов (описание, инвентаризация, ведение государственных реестров архивных фондов).
• Реализация мер по реставрации, оздоровлению, микрофильмированию и оцифровке документов для обеспечения их сохранности.
• Охрана архивных фондов (физическая защита, режим доступа к хранилищам, учет перемещения дел).

Полномочия по научной обработке и информационному обслуживанию

• Научно-справочный аппарат: составление описей, путеводителей, тематических указателей, создание электронных баз данных и информационно-справочных систем.
• Обеспечение доступа пользователей: организация читальных залов, удаленного доступа (через порталы «Архивы России», региональные порталы, сайт архива).
• Выдача архивных справок, выписок, копий документов (в т.ч. в электронном виде) в установленном законом порядке;
• Право ограничения доступа к документам, содержащим сведения, составляющие государственную тайну, коммерческую тайну, персональные данные и иные охраняемые законом тайны (ст. 14, 15 ФЗ № 125-ФЗ).

Полномочия по использованию документов в образовательных и культурных целях

• Организация выставок, публикаций, лекций, экскурсий.
• Взаимодействие с образовательными учреждениями, музеями, библиотеками муниципального образования.
• Публикация архивных документов (с соблюдением авторских прав и режима доступа).

Организационно-распорядительные и кадровые полномочия

• Утверждение структуры архива, штатного расписания, локальных нормативных актов (Правила внутреннего трудового распорядка, Инструкция по охране труда, Положение о читальном зале и др.).
• Найм, перевод, увольнение работников архива, поощрение и наложение дисциплинарных взысканий.
• Организация повышения квалификации архивистов (обязательная аттестация не реже 1 раза в 5 лет).
• Подготовка и исполнение бюджета муниципального учреждения, отчетность перед учредителем (органом МСУ).

Взаимодействие с вышестоящими уровнями и контролем

Муниципальные архивы не изолированы; они встроены в вертикаль управления:

• Методическое руководство: Органы архивного дела субъектов РФ (министерства, департаменты, главные управления) осуществляют методическое руководство деятельностью муниципальных архивов (ст. 5 ФЗ № 125-ФЗ).
• Государственный контроль (надзор): Федеральное архивное агентство (Росархив) и уполномоченные органы субъектов РФ проводят проверки соблюдения законодательства об архивном деле.
• Присвоение категорий ценности: Решение о присвоении архивным документам категории особой ценности (федерального, регионального, муниципального значения) принимается экспертной комиссией соответствующего уровня, что определяет порядок их хранения и использования.
• Передача документов: В случае ликвидации муниципального архива или изменения административно-территориального деления документы передаются в архив правопреемника или в архив вышестоящего уровня по актам приема-передачи.

Ответственность за нарушение законодательства об архивном деле

Органы управления муниципальными архивами и их должностные лица несут ответственность в соответствии с законодательством РФ:

• Административная ответственность (КоАП РФ, ст. 13.20 — нарушение правил хранения, учета, использования архивных документов; ст. 5.39 — нарушение трудового законодательства в части обучения архивистов).
• Гражданско-правовая ответственность (возмещение ущерба, причиненного архивным фондам).
• Дисциплинарная ответственность (ТК РФ) за неисполнение или ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей.
• Уголовная ответственность (УК РФ, ст. 243 — уничтожение, повреждение или хищение документов, имеющих особую историческую, научную, художественную или культурную ценность).

Современные вызовы и развитие полномочий (актуально на 2026 год)

В текущих реалиях полномочия муниципальных архивов расширяются за счет цифровизации:

1. Цифровая трансформация: Внедрение Единой архивной информационной ресурсной системы (ЕАИРС), создание «Цифровых архивов», обеспечение межведомственного электронного взаимодействия (МЭВ) при предоставлении архивных справок (например, для назначения пенсий, подтверждения стажа).
2. Работа с электронными документами: Прием на хранение электронных архивных документов, сформированных в системах электронного документооборота органов МСУ (с использованием квалифицированных электронных подписей, соблюдением требований ФСБ по защите информации).
3. Открытые данные: Публикация массивов архивных данных в качестве открытых государственных (муниципальных) данных на порталах data.gov.ru и региональных порталах.
4. Архивирование веб-ресурсов: Захват и сохранение официальных сайтов органов МСУ и муниципальных учреждений как архивных документов.

Полномочия органов муниципального архива представляют собой комплекс правовых возможностей и обязанностей, направленных на реализацию главной миссии архивного дела — обеспечение сохранности Архивного фонда Российской Федерации и доступности архивной информации для государства и общества.

Эффективная реализация этих полномочий требует не только знания ФЗ № 125-ФЗ и подзаконных актов, но и понимания смежных отраслей права (административное, гражданское, информационное, трудовое), а также владения современными информационными технологиями. Только при синергии правовой компетенции, материально-технической базы и профессионализма кадров муниципальный архив способен выполнять свою системообразующую роль в информационном пространстве муниципального образования.

Статья подготовлена на основе Федерального закона от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ред. на 2026 г.), Постановления Правительства РФ, приказов Росархива и типовых уставов муниципальных архивов.