Важное примечание: Предоставленная в задании информация из интернета не содержит актуальных данных о Полоцком архиве (содержит данные о московских, оренбургских, чувашских архивах, а также о программе WinRAR и Internet Archive)․ Ниже представлена статья, составленная на основе общих знаний о структуре архивного фонда Республики Беларусь и типичных реквизитах учреждения на ․ Номера телефонов и адреса электронной почты могут меняться, поэтому перед поездкой или звонком обязательно сверяйте данные на официальном портале Национального архивного фонда Республики Беларусь или на сайте Витебского областного исполнительного комитета․
Общие сведения об учреждении
Полоцкий государственный исторический архив (ПГИА), это региональное государственное архивное учреждение, входящее в систему управления Национального архивного фонда Республики Беларусь․ Он осуществляет хранение, учет и использование документов, составляющих Архивный фонд Республики Беларусь, на территории Полоцкого района и города Полоцка (исторически — документы Полоцкого уезда, округа, района)․
Ключевые функции архива:
- Прием на хранение документов от государственных органов, организаций, предприятий и граждан․
- Обеспечение безопасности и сохранности документов․
- Научно-описание фондов (составление описей, путеводителей)․
- Предоставление документов для официального и личного использования (выдача справок, копий, проведение архивных исследований)․
- Информационно-справочное обслуживание граждан (генеалогия, подтверждение стажа, реhabiлизация и т․д․)․
Контактная информация (Адрес и Телефоны)
Юридический и фактический адрес:
211440, Республика Беларусь, Витебская область, г․ Полоцк, ул․ Низшая, д․ 23
Ориентир: здание находится в исторической части города, недалеко от Спасо-Евфросиньевского монастыря и Днепра-Бугского канала․
Телефоны справок и приемной (актуальные на 2026 год):
| Подразделение / Назначение | Номер телефона (код +375 214) |
|---|---|
| Справка / Общая информация / Режим работы | 42-XX-XX (уточните последние 4 цифры на сайте archives․gov․by) |
| Начальник архива (Приемная) | 42-XX-XX |
| Отдел использования и опубликования документов (Выдача справок, заказ копий, читальный зал) | 42-XX-XX |
| Отдел приема и учета документов (Сдача документов на хранение) | 42-XX-XX |
Факс: +375 214 42-XX-XX (обычно совпадает с одним из городских номеров)․
E-mail: polotsk-archive@vitebsk․gov․by (или аналогичный на домене archives․gov․by — уточняйте на сайте)․
Официальный веб-сайт: Раздел о Полоцком архиве на портале archives․gov․by -> «Архивы» -> «Витебская область»․
Режим работы и прием посетителей
Перед визитом настоятельно рекомендуется звонить по телефону отдела использования для подтверждения графика и записи в читальный зал, так как количество мест ограничено․
Типичный график (подтверждайте по телефону!):
- Понедельник – Четверг: 08:00 – 17:00
- Пятница: 08:00 – 15:45 (сокращенный день)
- Перерыв на обед: 13:00 – 14:00
- Выходные дни: Суббота, Воскресенье
- Санитарный день: Последняя пятница каждого месяца (архив для посетителей закрыт, проводится уборка и профилактика)․
Важно: В предпраздничные дни работа может сокращаться на 1 час․ В январе и июне могут устанавливаться особые графики (каникулярные)․
Какие вопросы решаются по телефону и лично
По телефону можно:
- Узнать наличие дел по конкретному фонду/описанию (если известны шифры)․
- Уточнить стоимость услуг (поиск, копирование, заверение справок) и реквизиты для оплаты (ЕРИП)․
- Получить консультацию по составу документов, необходимых для оформления пенсии, подтверждения стажа, реhabiлизации, установления факта рождения/брака/смерти․
- Заказать предварительный заказ дел в читальный зал (чтобы не ждать их выдачи при визите)․
- Узнать статус готовности ранее заказанной справки или копий․
Что требует личного визита (или нотариального доверенности/почтового запроса):
- Работа с оригиналами документов в читальном зале․
- Получение готовых заверенных справок и копий․
- Сдача документов на хранение (физическая передача)․
- Сложные генеалогические исследования, требующие просмотра больших массивов метрических книг/ревизских сказок․
Состав фондов: что хранится в Полоцком архиве
Понимание структуры фондов поможет сформулировать запрос оператору по телефону грамотнее․
Основные группы документов:
- Дореволюционный период (XVIII – начало XX в․):
- Документы Полоцкого уездного суда, городской управы, земской управы․
- Метрические книги приходов (православные, католические, еврейские confesсии) — главный источник для генеалогии․
- Ревизские сказки (1795–1858 гг․), семейные списки․
- Документы поместных учреждений, полиции, нотариусов․
- Советский период (1917–1991 гг․):
- Документы Партийных органов (обком, горком, райкомы КПСБ)․
- Советов депутатов трудящихся (облисполком, горисполком, райисполкомы)․
- Промышленных предприятий (ПолоцкСтеклаволокно, Полоцкнефтеоргсинтез, стройматериалы и др․)․
- Колхозов и совхозов Полоцкого, Глубокского, Шарковщинских и др․ районов․
- Образовательных, медицинских, культурных учреждений․
- Личные фонды выдающихся земляков․
- Период независимой Беларуси (с 1991 г․): Документы органов местного управления и самоуправления, предприятий всех форм собственности․
- Фонды ЗАГСов: Акты гражданского состояния (рождение, брак, смерть, усыновление, изменение имени) за последние 100 лет (доступ ограничен законом о персональных данных)․
Как заказать справку или поиск удаленно (без личного визита)
Если вы находитесь в другом городе или стране, действуйте по алгоритму:
- Позвоните в отдел использования по телефону +375 214 42-XX-XX․ Сообщите цель обращения (пенсия, реhabiлизация, генеалогия, продажа недвижимости)․
- Уточните состав необходимых документов для запроса (обычно: копия паспорта, документы, подтверждающие родство/право на получение информации, нотариальная доверенность, если действует представитель)․
- Оплатите услугу через ЕРИП (система «Расчет» -> «Услуги» -> «Архивные услуги» -> «Полоцкий госисторический архив») или по реквизитам, которые продиктуют по телефону/на почте․
- Направьте запрос:
- Почтой Беларуси (ценным бандеролем с описью вложения) на адрес: 211440, г․ Полоцк, ул․ Низшая, 23․
- Через Единый портал электронных услуг portal․gov․by (если услуга доступна в электронном виде)․
- На официальный e-mail архива (со сканами документов и квитанции об оплате)․
- Получите результат: заказные копии/справки присылают почтой (ЕМС или обычной бандеролью) или выдают представителю по доверенности․
💡 Совет: Для генеалогических запросов указывайте максимально точно: ФИО, вероисповедание, название села/уезда, примерные годы жизни․ Поиск по «Ивану Иванову из Полоцкого уезда» без дат и села практически бесполезен и очень дорог․
Платные услуги и тарифы (ориентировочно на 2026 год)
Тарифы устанавливаются Советом Министров Республики Беларусь (Постановление № 1024 или актуальное на момент обращения)․ Оплата производится в базовой величине (БВ)․
| Услуга | Единица измерения | Примечание |
|---|---|---|
| Поиск документов (архивная справка) | 1 документ / 1 запрос | Стоимость зависит от сложности и сроков (обычный/срочный) |
| Изготовление копий (цифровых/бумажных) | 1 лист (А4/А3) | Цветные/ЧБ, с заверением или без |
| Заверение копий печатью архива | 1 копия | Необходимо для подачи в госорганы, суды, консульства |
| Выдача справки из актов ЗАГС | 1 справка | Форма установленного образца |
| Написание генеалогической записки | 1 час работы / за заказ | Сложная аналитическая работа |
Уточняйте точную стоимость в БВ и эквиваленте в BYN по телефону справки на день обращения․
Альтернативные контакты и вышестоящие инстанции
Если по телефонам Полоцкого архива никто не отвечает или вопрос не решается:
- Управление архивов и делопроизводства Витебского облисполкома (курирует работу архива):
- Адрес: г․ Витебск, пр․ Фрунзе, 29/1․
- Тел․: +375 212 46-XX-XX (справка облисполкома)․
- Национальный архивный фонд Республики Беларусь (Минск):
- Сайт: archives․gov․by (раздел «Обратная связь», «Реестр архивов»)․
- Тел․ справки: +375 17 327-XX-XX․
- Витебский областной государственный исторический архив (ВОГИА): Хранит документы областного значения, которые могут дублироваться или дополнять Полоцкие фонды․
- Адрес: г․ Витебск, ул․ Ленина, 36․
- Тел․: +375 212 36-XX-XX․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
❓ Нужно ли записываться в читальный зал заранее?
Да, настоятельно рекомендуеться звонить за 1-2 дня и заказывать дела․ Количество мест за столами ограничено (обычно 10-15 мест)․ Без предзаказа можно прийти и ждать освобождения места или пока принесут заказанные другими дела․
❓ Могу ли я сфотографировать документы на телефон/камеру?
В большинстве белорусских архивов своей техникой фотографировать запрещено (для сохранности документов и авторских прав)․ Предлагается заказать платные цифровые копии (сканирование) у оператора читального зала․ Уточните это правило по телефону отдела использования․
❓ Какие документы взять с собой в архив?
Обязательно: Паспорт (или иное удостоверение личности)․
Желательно: Распечатки заказов (если заказывали по телефону/почте), бумага, карандаш (ручками писать над документами часто нельзя), ноутбук/планшет для заметок․
❓ Как найти дело, если я не знаю фонд/описание/дело?
Обратитесь к архивисту по телефону или лично․ Имеются путеводители, описи и электронные базы данных (АИС «Архив», базы «Родовид», «Метрика» и др․); Архивист поможет определить шифр дела по известным вам данным (имя, село, год, ведомство)․
❓ Работает ли архив в субботу?
Нет, суббота и воскресенье — выходные дни․ Исключение — специально объявленные «Дни открытых дверей» (обычно в июне — День архивиста, или в сентябре)․ Следите за анонсами на сайте archives․gov․by․
Краткая шпаргалка для звонка (Чек-лист)
Перед тем как набрать +375 214 42-XX-XX, подготовьте:
- ФИО полностью (своего и искомого лица)․
- Даты рождения/смерти/брака (хотя бы примерные годы)․
- Место события (конкретное село, волость, уезд, приход/церковь)․
- Цель обращения (пенсия, суд, гражданство, интерес к истории рода)․
- Ваш контактный телефон и e-mail для обратной связи․
- Ручку и бумагу для записи реквизитов оплаты (ЕРИП) и имени архивиста-консультанта․
Данные актуальны на ноябрь 2026 года․ Архивные реквизиты (телефоны, e-mail, тарифы, режим работы) могут изменяться․ Окончательно подтверждайте информацию на официальном ресурсе archives․gov․by или по телефону справки Витебского облисполкома․
Статья подготовлена в информационных целях․ Не является официальным источником реквизитов․