Цель документа – установить правовые, организационные и технические основы функционирования центрального архива организации, определить его задачи, функции, структуру, права и обязанности персонала, а также порядок работы с архивными документами.

Общие положения

Центральный архив (далее – Архив) является структурным подразделением организации, обеспечивающим систематизацию, хранение, охрану, учет и использование архивных документов.

Данное Положение разработано в соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» от № 125‑ФЗ, а также внутренними нормативными актами организации.

Положение распространяется на всех работников организации, а также на сторонних лиц, имеющих доступ к архивным материалам.

Термины и определения

• Архивный документ – документ, подлежащий хранению в архиве в течение установленного срока.
• Фонд – совокупность архивных документов, объединённых по тематике, периоду или иному признаку.
• Учетный регистр – документ, фиксирующий поступление, перемещение и выдачу архивных материалов.
• Срок хранения – период, в течение которого документ сохраняется в архиве в соответствии с нормативными требованиями.

Задачи и функции Архива

1. Осуществлять систематизацию и классификацию входящих архивных документов;
2. Обеспечивать надёжное хранение и охрану архивных материалов.
3. Вести учёт и контроль за перемещением и использованием архивных документов.
4. Обеспечивать доступ к архивным материалам в соответствии с установленными правилами.
5. Проводить мероприятия по консервации и реставрации уязвимых документов.
6. Подготовка и предоставление справочной информации о фондах по запросам руководства и контролирующих органов.
7. Участвовать в разработке и реализации программ цифровизации архивных материалов.

Структура и штатное расписание

Архив состоит из следующих подразделений (при необходимости могут быть созданы дополнительные отделы):

• Отдел приёма и классификации – отвечает за первичную обработку поступающих документов.
• Отдел хранения и охраны – обеспечивает условия хранения (температура, влажность, защита от доступа посторонних).
• Отдел учёта и выдачи – ведёт регистры, оформляет запросы на выдачу и возврат документов.
• Отдел консервации и реставрации – осуществляет мероприятия по сохранению уязвимых материалов.
• Отдел цифровизации – отвечает за сканирование, оцифровку и хранение электронных копий.

Руководитель Архива назначается приказом Генерального директора и несёт ответственность за исполнение настоящего Положения.

Права и обязанности персонала Архива

Права

• Получать от руководства необходимые ресурсы (технические, финансовые, кадровые) для выполнения задач.
• Запрашивать и получать от подразделений организации документы, подлежащие передаче в архив.
• Участвовать в профессиональных конференциях, семинарах и повышать квалификацию.

Обязанности

1. Соблюдать требования конфиденциальности и охраны информации.
2. Вести точный и своевременный учёт всех архивных материалов.
3. Обеспечивать сохранность документов, предотвращать их порчу и утрату.
4. Своевременно реагировать на запросы руководства и контролирующих органов.
5. Соблюдать регламенты по цифровизации и работе с электронными архивами.

Порядок работы с архивными документами

Приём и классификация

Все документы, подлежащие передаче в архив, поступают в Отдел приёма и классификации в течение 5 рабочих дней с момента их создания.

Документы классифицируются по документооборотной классификации (по тематикам, подразделениям, датам).

Хранение

После классификации документы помещаются в специально отведённые архивные помещения, отвечающие требованиям ГОСТ Р 7.0.97‑2016.

Для каждого фонда создаётся план размещения, где указаны полки, ящики и их нумерация.

Учёт и выдача

При поступлении в архив каждый документ фиксируется в Учетном регистре (номер, название, дата, срок хранения).

Выдача документов осуществляется только по письменному запросу, подписанному руководителем запрашивающего подразделения.

После использования документ возвращается в архив и фиксируется в регистре возврата.

Сроки хранения и уничтожения

Сроки хранения определяются нормативными актами и внутренними регламентами организации.

По истечении срока хранения документы подлежат:

• Переводу в фонд постоянного хранения (если они имеют историческую ценность).
• Уничтожению (при соблюдении процедуры уничтожения и подписании акта).

Цифровизация

Приоритетные документы (деловые, юридически значимые, часто используемые) оцифровываются в течение 30 дней с момента их поступления.

Электронные копии хранятся в системе электронного документооборота (ЭДО) с резервным копированием на внешних носителях.

Охрана и безопасность

Архивные помещения охраняются системой видеонаблюдения, сигнализацией и контролем доступа (карточки, биометрия).

Доступ к архивным материалам предоставляется только уполномоченным сотрудникам в соответствии с их должностными инструкциями.

При работе с конфиденциальными документами обязательна подпись о неразглашении.

Ответственность

За нарушение требований Положения сотрудники могут быть привлечены к дисциплинарной, административной или уголовной ответственности в соответствии с Трудовым кодексом РФ и другими нормативными актами.

Руководитель Архива несёт персональную ответственность за:

• Соблюдение сроков хранения и уничтожения документов.
• Обеспечение надлежащих условий хранения.
• Подготовку отчетов о состоянии архивных фондов.

Отчетность и контроль

Ежеквартально Архив предоставляет руководству отчёт о состоянии фондов, выполненных работах по консервации, цифровизации и выполненных запросах.

Внутренний аудит проверяет соответствие работы Архива требованиям Положения не реже одного раза в год.

Порядок внесения изменений в Положение

Предложения по изменению Положения могут вносить:

• Руководитель Архива.
• Генеральный директор.
• Контролирующие органы (при необходимости).

Изменения утверждаются приказом Генерального директора и вступают в силу с даты их опубликования.

Заключительные положения

Настоящее Положение вступает в силу со дня его официального утверждения и подлежит обязательному исполнению всеми сотрудниками организации.

Копия Положения размещается в официальных нормативных документах организации и в центральном архиве в виде бумажного и электронного экземпляра.

Подписи

_____________________
Руководитель Архива

_____________________
Генеральный директор