Положение о центральном архиве — это основной нормативный внутренний документ, определяющий правовой статус, задачи, функции, структуру, права и обязанности центрального архива организации (учреждения, предприятия). Данный документ является обязательным для всех юридических лиц, имеющих в своем составе структурное подразделение — архив, и регулирует всю архивную деятельность организации.

Нормативно-правовая основа разработки

Разработка и утверждение Положения осуществляется на основе действующего законодательства. К ключевым нормативным актам РФ относятся:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 14, 17, 18);
• Приказ Росархива от № 76 «Об утверждении Типовых перечней архивных документов, подлежащих комплектованию в архивах организаций»;
• Приказ Росархива от № 174 «Об утверждении Требований к составу и параметрам архивных фондов…»;
• ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Архивное дело. Термины и определения»;
• ГОСТ Р 7.0.100-2018 «Архивное дело. Архивы организаций. Общие требования»;
• Устав (Положение) самой организации;
• Отраслевые стандарты и методические рекомендации Росархива.

Типовая структура Положения

Согласно методическим рекомендациям, Положение о центральном архиве должно содержать следующие разделы:

1. Общие положения (цели, задачи, нормативная база, подчиненность);
2. Правовой статус и структура архива (самостоятельное подразделение или сектор, штатное расписание);
3. Основные функции и полномочия (что именно делает архив);
4. Организация архивной работы (прием, учет, хранение, использование, уничтожение);
5. Формирование архивных фондов (сроки хранения, экспертиза ценности, акты отбора);
6. Обеспечение сохранности и доступа (режимы доступа, секретность, оцифровка);
7. Материально-техническое обеспечение (помещения, стеллажи, ПО, СКУД, пожарная безопасность);
8. Права и обязанности руководителя архива и архивистов;
9. Отчетность и контроль (виды отчетов, проверки);
10. Порядок внесения изменений и вступления в силу.

Детальное содержание ключевых разделов

Общие положения

В этом разделе фиксируется:

• Полное и сокращенное наименование организации;
• Цель создания архива: обеспечение сохранности документов, своевременное предоставление их пользователям, поддержка управленческой деятельности;
• Правовая основа: Устав организации, ФЗ-125, Приказы Росархива, ГОСТы;
• Подчиненность: архив, как правило, подчинен непосредственно руководителю организации (директору, генеральному директору) или уполномоченному заместителю.

Функции центрального архива

Функции делятся на обязательные (законодательно закрепленные) и дополнительные (по решению организации).

Обязательные функции:

• Прием документов от структурных подразделений по актам приема-передачи;
• Научно-техническая обработка (систематизация, описание, оформление дел);
• Обеспечение условий хранения (температура, влажность, освещение, защита от ЧС);
• Ведение государственных реестров (фондов, описей, учетных единиц хранения);
• Организация экспертизы документов по срокам хранения (Комиссия по экспертизе);
• Подготовка актов об отборе документов к уничтожению и контроль за уничтожением;
• Выдача документов на пользование (внутренним и внешним пользователям);
• Справочно-информационное обслуживание (справки, копии, выписки);
• Ведение справочно-поискового аппарата (традиционного и электронного);
• Организация оцифровки документов и ведение электронного архива (ЕАРХ).

Дополнительные функции (примеры):

• Методическое руководство архивами структурных подразделений (филиалов, представительств);
• Участие в разработке номенклатуры дел организации;
• Консультирование сотрудников по вопросам делопроизводства и архивного дела;
• Публикация путеводителей, путеводителей-справочников;
• Организация выставок, музейной работы на базе архивных документов.

Формирование архивных фондов и экспертиза ценности

Это критический раздел. В Положении необходимо закрепить:

• Порядок ежегодного приема документов (сроки сдачи: обычно до 1 марта текущего года за прошлый год);
• Требования к оформлению дел перед сдачей (проверка нумерации, переплет, заполнение обложек по ГОСТ Р 7.0.97-2016);
• Состав и порядок работы Экспертной комиссии по оценке ценности и срокам хранения документов (утверждается приказом руководителя организации);
• Категории сроков хранения: постоянное, временное (свыше 10 лет, до 10 лет);
• Порядок составления Актов отбора документов к уничтожению и Актов уничтожения.

Режимы доступа и режимы секретности

Положение должно четко регламентировать:

• Открытый доступ: документы, сроки ограничения доступа к которым истекли (обычно 30 или 75 лет), не содержащие сведений, составляющих охраняемую законом тайну.
• Ограниченный доступ: документы, содержащие персональные данные (75 лет), коммерческую тайну, служебную тайну, гостайну.
• Порядок выдачи документов: по заявкам, под роспись в журнале учета выдачи (формы № 1-АРХ, № 2-АРХ или внутренние аналоги);
• Правила работы в читальне (если предусмотрено);
• Порядок предоставления копий (бумажных и электронных), включая оплату услуг (если архив оказывает платные услуги сторонним лицам).

Материально-техническое обеспечение и безопасность

Раздел фиксирует ответственность организации за создание условий:

• Соответствие помещений требованиям ГОСТ Р 54929-2012 (площадь, несущая способность перекрытий, герметичность);
• Климатические параметры: температура 18±2°С, относительная влажность 50±5% (для бумажных документов);
• Пожарная безопасность: системы пожаротушения (газовые, порошковые — запрещены водяные спринклеры над фондами), сигнализация, эвакуационные планы;
• Охрана: СКУД, видеонаблюдение, охранная сигнализация, бланки строгой отчетности для ключей;
• Оснащение архивным программным обеспечением (СЭД, специализированные АИС «Архив», 1С:Архив и др.), сканирующей техникой.

Права и обязанности руководителя архива (главного архивиста)

Порядок утверждения, вступления в силу и изменений

1. Разработка: Проект готовится руководителем архива (главным архивистом) по согласованию с юристами и заинтересованными подразделениями (HR, IT, Охрана труда, СБ).
2. Согласование: Проект подписывается заместителем руководителя организации, курирующим архивом, главным бухгалтером (по финансовым вопросам), юристом.
3. Утверждение: Положение утверждается Приказом (Распоряжением) руководителя организации (Генерального директора, Директора, Ректора).
4. Вступление в силу: С даты подписания приказа или с даты, указанной в самом приказе.
5. Изменения: Вносятся отдельным Приказом руководителя организации по предложению архива или по инициативе руководства. Каждая редакция Положения должна иметь версию/дату.
6. Ознакомление: С Положением под роспись должны быть ознакомлены все сотрудники архива и руководители структурных подразделений, сдающих документы.

Типичные ошибки при разработке Положения

• Копирование типового образца без адаптации: не учитываются специфика деятельности организации (медицина, оборона, банк, вуз), объемы фондов, наличие филиалов.
• Отсутствие ссылок на актуальные ГОСТы: ссылки на отмененные стандарты (например, ГОСТ Р 7.0.97-2003 вместо 2016 года).
• Нечеткое разделение полномочий: не прописано, кто подписывает акты приема-передачи от имени организации, кто входит в экспертную комиссию.
• Игнорирование электронных документов: Положение регулирует только бумажный поток, не затрагивая ЕАРХ, электронные подписи, форматы файлов (PDF/A, XML), миграцию данных.
• Отсутствие раздела об ответственности: не прописаны меры дисциплинарной, материальной, административной ответственности за нарушение архивного режима.
• Несогласование с номенклатурой дел: Положение противоречит утвержденной Номенклатуре дел по срокам хранения.

Положение о центральном архиве — это не просто формальный документ «для галочки» при проверках Росархива или прокуратуры. Это рабочий инструмент, который:

• Легализует полномочия архивистов требовать документы у коллег;
• Защищает организацию от рисков утери документов, штрафов за нарушение сроков хранения и утечек конфиденциальной информации;
• Стандартизирует бизнес-процессы документооборота на финальной стадии (архивирование);
• Является базой для построения системы электронного архивирования (ЕАРХ) и перевода на безбумажный документооборот.

Рекомендуется проводить ревизию Положения не реже одного раза в 2–3 года или при существенных изменениях в законодательстве, структуре организации или переходе на новые информационные системы.

Приложения, которые рекомендуется иметь к Положению:

1. Структура архива (схема подразделений/секторов).
2. Штатное расписание архива.
3. Перечень помещений архива с указанием площадей и назначения.
4. Формы основных учетных документов (журналы учета, акты приема-передачи, акты отбора, реестры выдачи).
5. Инструкция по пожарной безопасности в архиве.
6. Инструкция по действиям при ЧС (затопление, взрыв, терроризм).
7. Положение об экспертной комиссии по оценке ценности документов (может быть отдельным документом).

Примечание: Данная статья носит рекомендательный характер. Текст конкретного Положения должен разрабатываться с учетом отраслевой специфики, размера организации и требований её Устава.