Положение о муниципальном архиве администрации – нормативный документ, регламентирующий организацию, порядок работы и правовой статус муниципального архива, который является подразделением администрации муниципального образования; Данное положение разрабатывается в соответствии с Федеральным законом «Об архивных делах в Российской Федерации» и региональными нормативными актами․
Общие положения
- Наименование документа: Положение о муниципальном архиве администрации (указывается название муниципального образования)․
- Основание для разработки: Федеральный закон № 125-ФЗ от «Об архивных делах в Российской Федерации», а также устав муниципального образования․
- Дата утверждения и номер: указывается дата принятия и номер приказа администрации, которым положение утверждено․
- Срок действия: положение вступает в силу с момента его официального опубликования и действует до замены или отмены новым документом․
Цели и задачи муниципального архива
- Сохранение, систематизация и обеспечение доступа к документам, относящимся к деятельности администрации․
- Гарантирование юридической достоверности и исторической ценности архивных материалов․
- Поддержка процессов государственного контроля, судебных разбирательств и научных исследований․
- Осуществление цифровой трансформации архивных фондов (оцифровка, создание электронных каталогов)․
Правовой статус и место в структуре администрации
Муниципальный архив является подразделением администрации и находится в подчинении начальника администрации (или заместителя, отвечающего за социально-экономическое развитие)․ Архив имеет самостоятельный баланс, отдельный бюджет и собственный штат․
Руководитель архива
Руководитель архива назначается приказом главы администрации и обладает следующими полномочиями:
- Организация и контроль выполнения функций архива․
- Разработка внутренних регламентов, инструкций и методических рекомендаций․
- Утверждение плана работ, бюджета и графика оцифровки․
- Взаимодействие с органами государственной архивной службы и другими муниципальными архивами․
Подразделения архива
В зависимости от объёма и специфики документов архив может включать:
- Отдел приёма и регистрации документов;
- Отдел систематизации и описания фондов;
- Отдел хранения и консерсервации;
- Отдел доступа и обслуживания запросов;
- Отдел цифровых технологий и оцифровки․
Функциональные обязанности архива
Приём и регистрация документов
- Приём всех документов, подлежащих архивированию, от органов администрации и их подразделений․
- Ведение журнала приёма и присвоение каждому документу уникального архивного номера․
- Составление актов приёма‑передачи․
Систематизация и описание фондов
Для каждого архивного фонда разрабатывается описательная карточка, включающая:
- Наименование фонда;
- Период создания документов;
- Объём (кол‑во листов, файлов, электронных записей);
- Краткое содержание и тематику;
- Условия доступа и ограничения․
Хранение и консерсервация
Документы хранятся в специально оборудованных помещениях, отвечающих требованиям по температуре, влажности и защите от вредных факторов․ Для электронных архивов предусмотрены серверные помещения с резервным копированием․
Обеспечение доступа
Граждане, юридические лица и органы власти имеют право на ознакомление с архивными документами в порядке, установленном законодательством․ Доступ может быть:
- Публичным (открытый фонд);
- Ограниченным (по запросу, с согласия владельца документа);
- Запретным (секретные или конфиденциальные материалы)․
Оцифровка и создание электронных архивов
Для повышения доступности и сохранности материалов архив осуществляет:
- Сканирование бумажных документов в соответствии с техническими стандартами (TIFF, PDF/A)․
- Метаданные: заполнение полей описания, индексация по ключевым словам․
- Размещение электронных копий в защищённой информационной системе․
- Регулярное резервное копирование и проверка целостности данных․
Права и обязанности пользователей архива
- Права: запрос копий, получение справок, использование материалов в научных и образовательных целях при соблюдении авторских прав․
- Обязанности: соблюдение правил поведения в архивных помещениях, уважительное отношение к материалам, возврат полученных копий в срок․
Финансирование и материально-техническое обеспечение
Бюджет муниципального архива формируется из:
- Средств муниципального бюджета (основная часть);
- Платных услуг (копирование, предоставление справок, оцифровка по заказу);
- Грантов и субсидий из региональных и федеральных программ поддержки культуры и архивного дела․
Для эффективной работы архиву необходимы:
- Специальные архивные шкафы, стеллажи и системы климат-контроля;
- Сканеры высокого разрешения, серверы, программное обеспечение для управления электронными архивами;
- Средства защиты от пожара и кражи (сигнализация, видеонаблюдение)․
Контроль и аудит
Контроль за соблюдением положения осуществляется:
- Внутренним аудитом администрации;
- Государственной архивной службой (периодические проверки соответствия федеральным требованиям);
- Общественным советом по архивному делу (при наличии)․
Периодичность проверок
Минимум один раз в год проводится комплексный аудит, включающий проверку:
- Соблюдения правил приёма и хранения документов;
- Точности описания и учёта фондов;
- Состояния технического оборудования и условий хранения;
- Доступности электронных ресурсов․
Порядок внесения изменений в положение
Изменения в положение вносятся приказом главы администрации по инициативе руководителя архива или по требованию органов государственной архивной службы․ Процедура включает:
- Подготовку проекта изменений;
- Экспертную оценку юридическим отделом;
- Обсуждение на заседании муниципального совета (при необходимости);
- Утверждение и публикацию в официальных источниках․
Заключительные положения
Настоящее положение является обязательным для исполнения всеми сотрудниками администрации, а также для физических и юридических лиц, взаимодействующих с муниципальным архивом․ Его нарушение влечёт административную ответственность в соответствии с законодательством РФ․
Дата последнего обновления: 11 июля 2026 г․