Положение о муниципальном архиве города – нормативный документ, регламентирующий порядок создания, ведения, использования и охраны архивных фондов, находящихся в собственности муниципального образования. Данный документ определяет правовой статус архива, его задачи, функции, структуру, а также права и обязанности работников и пользователей архивных материалов.

Общие положения

• Наименование архива: Муниципальный архив города [указать название города].
• Юридический статус: муниципальное учреждение, образованное в соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» и уставом муниципального образования.
• Местонахождение: адрес, телефон, электронная почта, сайт.
• Основание создания: решение администрации города, принятое [дата].

Цели и задачи архива

1. Сохранение и охрана документального наследия города.
2. Обеспечение доступа к архивным документам для государственных органов, научных учреждений, организаций и граждан.
3. Оцифровка и создание электронных архивных фондов.
4. Участие в реализации программ по цифровой трансформации муниципального управления.
5. Обеспечение правовой и исторической достоверности информации, содержащейся в архивных документах.

Правовая основа

Положение разрабатывается и утверждается в соответствии с:

• Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Гражданским кодексом РФ (части, регулирующие право собственности и охрану культурного наследия);
• Уставом муниципального образования;
• Региональными нормативными актами, регулирующими архивную деятельность.

Структура и органы управления

Руководящий орган

Главный архивариус – высшее должностное лицо архива, назначаемое директором администрации города. Его полномочия включают:

• Организацию и контроль выполнения задач архива;
• Подготовку бюджета и финансовой отчётности;
• Взаимодействие с органами государственной власти и общественными организациями;
• Утверждение регламентов и методических рекомендаций.

Подразделения архива

1. Отдел приёма и регистрации документов – осуществляет приём, классификацию и регистрацию поступающих архивных материалов.
2. Отдел описания и систематизации – формирует описательные карточки, создаёт системы классификации и индексации.
3. Отдел охраны и консервации – отвечает за физическую и химическую сохранность документов, проведение реставрационных работ.
4. Отдел цифровизации – осуществляет сканирование, оцифровку, создание и поддержание электронных архивных фондов.
5. Отдел обслуживания пользователей – организует доступ к архивным материалам, выдачу копий, консультационную поддержку.
6. Бухгалтерия и административный отдел – ведёт финансовый учёт, кадровое делопроизводство и обеспечение материально-технической базы.

Функции и задачи архива

• Сбор и приём – обеспечение поступления в архив всех документов, подлежащих хранению в соответствии с законодательством.
• Описание и систематизация – создание описательных карточек, разработка классификационных схем.
• Охрана и консервация – поддержание оптимальных условий хранения (температура, влажность, защита от света и вредителей).
• Доступ и использование – предоставление документов пользователям в соответствии с их правами и требованиями законодательства.
• Оцифровка – перевод бумажных фондов в электронный формат, обеспечение их долгосрочного хранения и удобного поиска.
• Контроль за соблюдением сроков хранения – определение сроков актуальности и уничтожения (в случае, если это предусмотрено законом).
• Образовательная и просветительская деятельность – проведение выставок, лекций, публикаций о истории города.

Права и обязанности работников архива

Права

• Получать необходимую информацию и документы от органов государственной власти и муниципальных учреждений.
• Участвовать в профессиональных конференциях, семинарах и курсах повышения квалификации.
• Инициировать внедрение новых технологий и методик в архивную работу.
• Защищать свои трудовые и интеллектуальные права в соответствии с Трудовым кодексом РФ.

Обязанности

1. Соблюдать требования законодательства в области архивного дела.
2. Обеспечивать сохранность и конфиденциальность архивных материалов.
3. Вести точный учёт поступающих и выданных документов.
4. Своевременно выполнять задачи по оцифровке и описанию фондов.
5. Оказывать квалифицированную помощь пользователям архива.
6. Соблюдать правила техники безопасности и охраны труда.

Порядок доступа к архивным документам

Категории пользователей

• Государственные органы – право на получение копий в рамках исполнения своих функций.
• Научные и образовательные учреждения – доступ в целях исследования и подготовки учебных материалов.
• Граждане – право на ознакомление с документами, не содержащими сведений, ограниченных законом.
• Коммерческие организации – доступ по запросу и при наличии законных оснований.

Процедура получения доступа

1. Подача письменного запроса (в электронном виде или на бумаге) с указанием конкретных документов или фондов.
2. Регистрация запроса в журнале входящих запросов.
3. Проверка запроса на соответствие требованиям законодательства (например, отсутствие ограничений по конфиденциальности).
4. Назначение даты и времени ознакомления в читальном зале или выдача копий (в бумажном или электронном виде).
5. Подписание акта приёма‑передачи копий.

Ограничения доступа

Запрещён доступ к документам, содержащим:

• Секретную, служебную, коммерческую тайну.
• Персональные данные, подлежащие защите в соответствии с ФЗ «О персональных данных».
• Материалы, ограниченные судом или иным органом государственной власти.

Охрана и консервация архивных фондов

Условия хранения

Консервационные мероприятия

• Регулярный осмотр и инвентаризация фондов (не реже 1 раза в год);
• Проведение реставрационных работ квалифицированными специалистами.
• Уничтожение (в случае законного разрешения) документов, срок хранения которых истёк.
• Создание резервных копий электронных архивов и их хранение в отдельном защищённом месте.

Оцифровка и электронные архивные фонды

Цели оцифровки

1. Снижение нагрузки на физические носители.
2. Обеспечение быстрого и удобного доступа к материалам через интернет‑портал.
3. Повышение уровня защиты от физических повреждений и стихийных бедствий.

Технологический процесс

• Подготовка оригиналов (очистка, выравнивание).
• Сканирование в соответствии с установленными стандартами (минимальное разрешение 300 dpi для текстовых документов, 600 dpi – для графических).
• Метаданные: заполнение полей описания, ключевых слов, дат и т.д.
• Контроль качества (проверка на отсутствие артефактов, корректность цветопередачи).
• Хранение оригинальных файлов в формате PDF/A (для текстов) и TIFF (для изображений).
• Размещение в системе электронного архива с возможностью поиска и выдачи копий.

Защита электронных фондов

Для обеспечения целостности и конфиденциальности электронных архивов применяются:

• Регулярные резервные копии (ежедневные инкрементные, еженедельные полные).
• Шифрование файлов, содержащих персональные данные.
• Контроль доступа через системы аутентификации и авторизации.
• Мониторинг целостности файлов (контрольные суммы, хеш‑функции).

Финансирование и материально-техническое обеспечение

• Бюджетные ассигнования из муниципального бюджета (основные расходы).
• Гранты и субсидии от регионального и федерального уровней (проекты цифровизации, реставрации).
• Платные услуги (выдача копий, подготовка специализированных справок) – в пределах, установленных законодательством.
• Собственное имущество (офисные помещения, оборудование, специализированные стеллажи).

Контроль и надзор

Контроль за соблюдением Положения осуществляется:

• Ревизионной службой администрации города – ежегодный финансовый и хозяйственный аудит.
• Государственной инспекцией по архивному делу – проверка соответствия нормативным требованиям.
• Внутренний контроль – внутренний аудит качества работы отделов архива.

Порядок внесения изменений в Положение

1. Инициатива изменений может исходить от Главного архивариуса, администрации города или уполномоченных органов.
2. Подготовка проекта изменений – юридический отдел совместно с архивными специалистами.
3. Экспертиза проекта в комиссии по архивному делу.
4. Утверждение проекта на заседании администрации города.
5. Публикация обновлённого Положения на официальном сайте муниципального образования и в открытом доступе.

Заключительные положения

Настоящее Положение вступает в силу со дня его официального опубликования и подлежит обязательному исполнению всеми работниками муниципального архива, а также всеми пользователями архивных фондов.

Все вопросы, не урегулированные настоящим Положением, решаются в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Дата утверждения: «____» __________ 20__ г.

Подпись Главного архивариуса: _______________________