Положение о муниципальном архиве – нормативный правовой акт, регулирующий порядок создания, функционирования и использования муниципального архива в составе муниципального образования. Оно определяет правовой статус архива, его задачи, функции, структуру, порядок формирования и содержания архивных фондов, а также вопросы финансирования и отчётности.
Правовая основа
Положение о муниципальном архиве разрабатывается в соответствии с:
- Федеральным законом № 125‑ФЗ «Об архивных фондах и архивных документах в Российской Федерации» (часть 5 статьи 4), который предоставляет органам местного самоуправления право на хранение, комплектование, учёт и использование архивных документов, относящихся к государственной собственности и находящихся на территории муниципального образования.
- Федеральным законом № 44‑ФЗ «Об организации деятельности по архивному делу в Российской Федерации».
- Решением Федеральной архивной службы России от г. «О примерном положении о муниципальном архиве (об архивном отделе муниципального образования)».
- Региональными нормативными актами (например, постановлениями районных советов, распоряжениями губернаторов).
Цели и задачи муниципального архива
- Сохранение исторической памяти муниципального образования, его органов и учреждений.
- Обеспечение доступа к архивным документам для органов власти, научных и образовательных учреждений, а также граждан.
- Ведение учёта и контроля за состоянием архивных фондов.
- Осуществление комплектования архивов (сбор, систематизация, описание).
- Участие в разработке и реализации политики документального обеспечения муниципального образования.
- Обеспечение материально‑технической и финансовой базы для надёжного хранения архивных документов.
Содержание и формирование архивных фондов
В соответствии с Положением, в муниципальном архиве формируются следующие виды фондов:
- Фонды органов местного самоуправления (распоряжения, протоколы, отчёты, письма и др.).
- Фонды муниципальных унитарных предприятий, казенных и иных муниципальных организаций.
- Фонды, образующиеся в результате передачи документов от государственных архивов (например, из Государственного архивного фонда Российской Федерации).
- Фонды, формируемые в рамках специальных проектов (исторические, культурные, научные).
Документы, попадающие в архив, подлежат оценке их исторической, правовой и информационной ценности. Оценка проводится экспертной комиссией, формируемой в соответствии с Положением.
Структура муниципального архива
Структура может варьироваться в зависимости от размеров муниципального образования, но обычно включает:
| Подразделение | Функции |
|---|---|
| Руководитель архива (начальник) | Общее руководство, взаимодействие с органами местного самоуправления, финансовое планирование. |
| Отдел комплектования и описания | Сбор, систематизация, описание и создание карточных и электронных описаний документов. |
| Отдел хранения и консервации | Обеспечение надёжного физического и климатического хранения, проведение консервационных работ. |
| Отдел обслуживания запросов | Обеспечение доступа к архивным материалам, выдача копий, организация просмотров; |
| Отдел информационных технологий | Внедрение электронных архивных систем, цифровизация документов. |
Права и полномочия муниципального архива
- Получать от органов местного самоуправления и муниципальных организаций документы, подлежащие архивированию.
- Осуществлять комплектование, учёт и хранение архивных фондов.
- Разрабатывать и внедрять инструкции по делопроизводству, номенклатуру дел, положения о ведомственном архиве.
- Осуществлять контроль за соблюдением сроков хранения и проводить инвентаризацию архивных фондов.
- Взаимодействовать с Федеральным архивным агентством и региональными архивными службами.
- Получать материально‑технические и финансовые средства от муниципального бюджета в порядке, установленном законодательством.
Финансирование и материально‑техническое обеспечение
Финансирование муниципального архива осуществляется за счёт:
- Бюджетных ассигнований муниципального образования (расходы на содержание, оборудование, зарплату персонала).
- Средств, выделяемых в рамках государственных программ по развитию архивного дела.
- Платных услуг (выдача копий, предоставление доступа к электронным базам данных).
- Пожертвований и грантов (в т.ч. от фондов, поддерживающих культурное наследие).
В соответствии с частью 5 статьи 4 Федерального закона 125‑ФЗ, орган местного самоуправления обязан передать необходимые материально‑технические и финансовые средства для выполнения архивных функций.
Отчётность и контроль
Муниципальный архив обязуется:
- Ежегодно отчитываться перед главой муниципального образования (мэром, главой района) о проделанной работе, состоянии архивных фондов и использовании финансов.
- Проводить внутренний аудит архивных процессов и предоставлять результаты в органы государственной архивной службы.
- Сдавать в региональный архивный центр отчётные формы, предусмотренные нормативными актами (например, формы учёта архивных фондов, отчёты о цифровизации).
Примеры реализации Положения в разных регионах
Городской округ Нарьян‑Мар
Согласно официальному сайту администрации, архивный отдел принимает, хранит, ведёт учёт и использует архивные документы органов местного самоуправления, муниципальных унитарных предприятий и учреждений. Положение предусматривает взаимодействие с Федеральным архивным агентством и региональными архивными службами.
Муниципальный архив Сунженского района (Республика Ингушетия)
Постановление от 25 ноября 2010 г. регулирует порядок формирования и содержания архивных фондов, а также определяет, что архивный отдел администрации района отчитывается перед главой администрации.
Муниципальный архив г.о. Котельники Московской области
Положение от 23 декабря 2009 г. закрепляет функции муниципального архива по хранению, комплектованию, учёту и использованию архивных фондов, принадлежащих городскому округу.
Муниципальный архив Аскеевского района Оренбургской области
Распоряжение от 28 сентября 2006 г. (№ 690‑Р) утверждает Положение о муниципальном архиве, в котором подробно описаны полномочия, структура и порядок финансирования архива.
Положение о муниципальном архиве – ключевой документ, который обеспечивает законность, эффективность и прозрачность работы архивных учреждений в муниципальном образовании. Оно формирует основу для сохранения исторического и правового наследия, упрощает доступ к документам для граждан и органов власти, а также гарантирует надёжное финансирование и контроль за деятельностью архива.
Разработка и своевременное обновление Положения позволяют муниципальным архивам соответствовать современным требованиям цифровизации, повышать качество обслуживания и сохранять культурное достояние для будущих поколений.
Дата составления статьи: 10 июля 2026 г.