Цель документа – установить порядок создания‚ ведения‚ хранения‚ использования и обеспечения доступа к нотариальному архиву в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации‚ а также определить ответственность лиц‚ участвующих в работе архива.

Общие положения

Настоящее Положение о нотариальном архиве (далее – Положение) разработано в соответствии с подпунктом 8 пункта 2 статьи 2 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации»‚ а также с требованиями Федерального закона «Об нотариате» и иных нормативных правовых актов.

Нотариальный архив – совокупность документов‚ созданных‚ полученных или принятых нотариусом в процессе осуществления нотариальных действий‚ а также их копий‚ находящихся в системе архивного хранения.

Нотариальный архив делится на:

• активный (документы‚ находящиеся в оперативном обороте);
• пассивный (документы‚ переданные в постоянное хранение);
• цифровой (электронные версии документов‚ созданные в результате сканирования или электронного нотариата).

Правовые основы

Деятельность нотариального архива регулируется следующими нормативными актами:

1. Федеральный закон от № 129-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
2. Федеральный закон от № 63-ФЗ «Об электронной подписи»;
3. Федеральный закон от № 123-ФЗ «Об нотариате»;
4. Приказы Минюста РФ и Приказы Федеральной службы государственной регистрации‚ кадастра и картографии (Росреестр)‚ регламентирующие порядок хранения нотариальных документов;
5. Внутренние нормативные акты нотариальной конторы (приказ‚ регламент‚ инструкция).

Содержание нотариального архива

Виды документов

• Нотариальные акты (заверения‚ удостоверения‚ доверенности‚ завещания‚ сделки с недвижимым имуществом и др.);
• Регистрационные книги и реестры;
• Корреспонденция‚ связанная с выполнением нотариальных действий;
• Отчётные и аналитические документы (отчёты о деятельности‚ статистика и пр.);
• Электронные документы‚ подписанные квалифицированной электронной подписью.

Классификация по срокам хранения

Организация и управление архивом

Структура управления

1. Главный архивариус – отвечает за общее руководство архивом‚ разработку и внедрение регламентов.
2. Специалисты по архивному делу – осуществляют прием‚ классификацию‚ описание и хранение документов.
3. IT‑отдел – отвечает за цифровизацию‚ обеспечение информационной безопасности и поддержание электронного архива.
4. Контролёр доступа – проверяет запросы на выдачу документов и фиксирует их в журнале доступа.

Порядок создания архива

При поступлении нотариального акта в контору он регистрируется в журнале входящих документов с указанием даты‚ номера‚ стороны и типа акта.

После завершения оперативного использования документ переводится в активный архив с присвоением уникального архивного номера.

По истечении установленного срока активного оборота (обычно 5 лет) документ переводится в пассивный архив или в цифровой архив в зависимости от формата оригинала.

Хранение и охрана документов

• Физическое хранение: помещения должны соответствовать требованиям ГОСТ 7.0.97‑2016 (температура 18‑22 °C‚ относительная влажность 45‑55 %).
• Защита от пожара и затопления: наличие систем пожаротушения‚ водоотводов‚ аварийных сигнализаций.
• Контроль доступа: только уполномоченные лица (архивариусы‚ нотариусы‚ судьи) могут работать с документами; вход в архив фиксируется в электронном журнале.
• Электронный архив: хранится на защищённых серверах с резервным копированием (не менее 3 копий‚ хранение в разных географических зонах).

Доступ к архивным документам

Категории пользователей

1. Нотариусы – право на просмотр и выдачу документов‚ связанных с их делами.
2. Судебные органы – доступ в рамках судебного разбирательства.
3. Граждане – право на получение копий документов‚ если они являются их законными представителями.
4. Исследователи – доступ к документам‚ не содержащим персональных данных‚ по согласованию с архивным отделом.

Порядок подачи запроса

Запрос оформляется в письменной форме (бумажный или электронный документ) и подписывается квалифицированной электронной подписью.

В запросе указываются: номер арх. дела‚ период‚ цель получения‚ сведения о заявителе.

Архивариус проверяет наличие ограничений (секретность‚ персональные данные) и в течение 5 рабочих дней принимает решение.

При положительном решении документ выдаётся в виде копии (бумажной или электронной) с отметкой о дате выдачи.

Цифровизация нотариального архива

Цифровизация позволяет:

• Сократить время поиска и выдачи документов;
• Обеспечить сохранность оригиналов за счёт создания резервных копий;
• Упростить контроль доступа через системы ролей и прав.

Технические требования

1. Сканирование оригиналов в формате PDF/A‑2 (высокое качество‚ архивный стандарт).
2. Подпись электронных копий квалифицированной электронной подписью нотариуса.
3. Метаданные (дата‚ номер‚ тип акта‚ стороны) вносятся в автоматизированную систему управления архивом (АСУ).
4. Регулярные проверки целостности файлов (контрольные суммы SHA‑256).

Ответственность и контроль

Нарушения Положения влекут за собой административную и уголовную ответственность в соответствии с:

• Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях (ст. 7.24 – нарушение правил архивного хранения);
• Уголовным кодексом РФ (ст. 272 – незаконный доступ к сведениям‚ составляющим коммерческую тайну);
• Федеральным законом «Об архивном деле» (ст. 30 – ответственность за уничтожение‚ порчу архивных документов).

Контроль за соблюдением Положения осуществляют:

1. Внутренний аудит нотариальной конторы (ежеквартальные проверки).
2. Государственная инспекция архивного дела (периодические выездные проверки).
3. Судебные органы (по запросу в рамках расследований).

Порядок внесения изменений в Положение

Изменения вносятся приказом главного архивариуса на основании:

• Изменений в законодательстве;
• Требований органов контроля;
• Оптимизации процессов (внедрение новых ИТ‑решений).

Все версии Положения фиксируются в журнале изменений с указанием даты‚ номера приказа и краткого описания изменений.

Заключительные положения

Настоящее Положение о нотариальном архиве вступает в силу со дня его официального утверждения и подлежит обязательному исполнению всеми сотрудниками нотариальной конторы‚ а также лицами‚ имеющими доступ к архивным документам.

Контактные данные отдела архивного дела:

• Телефон: +7 (495) -23‑45‑67
• E‑mail: archive@notary-company.ru
• Адрес: г. Москва‚ ул. Правовая‚ д. 10‚ офис 5

Дата утверждения: 10 июля 2026 г.