Документ регламентирует порядок предоставления платных услуг федеральными государственными архивами‚ подведомственными Федеральному архивному агентству. Он разработан в соответствии с Гражданским кодексом РФ‚ Бюджетным кодексом РФ‚ Налоговым кодексом РФ и Рекомендациями по оказанию платных услуг федеральными казенными учреждениями‚ утверждёнными Федеральным архивным агентством.

Нормативная база

• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Административный регламент по предоставлению государственной услуги (Федеральное архивное агентство) – устанавливает порядок исполнения запросов на получение архивных справок‚ выписок и копий‚ связанных с социальной защитой граждан;
• Рекомендации по оказанию платных услуг федеральными казенными учреждениями‚ подведомственными Федеральному архивному агентству;
• Постановление Правительства РФ от  № 1025 «Об утверждении Перечня платных услуг‚ оказываемых государственными архивами»;
• Иные нормативные акты‚ регулирующие ценообразование‚ бухгалтерский учёт и отчётность в сфере платных услуг.

Цель и задачи Положения

Цель: обеспечить прозрачный‚ законный и эффективный механизм оказания платных услуг архивом‚ направленный на удовлетворение потребностей граждан‚ организаций и государственных органов в получении архивной информации‚ не входящей в перечень бесплатных государственных услуг.

Задачи:

1. Установить перечень платных услуг‚ которые могут оказываться архивом;
2. Определить порядок формирования и утверждения тарифов;
3. Регламентировать процедуру приёма заявок‚ оказания услуг и оформления результатов;
4. Определить права и обязанности сторон (архива и заказчика);
5. Установить порядок контроля качества и ответственности за нарушение условий оказания услуг.

Перечень платных услуг

В соответствии с рекомендациями и действующим законодательством архив может предоставлять следующие платные услуги:

• Изготовление архивных справок‚ выписок и копий документов (в т.ч. заверенных);
• Подготовка genealogical и исторических справок по запросам физических и юридических лиц;
• Сканирование‚ цифровизация и предоставление электронных копий архивных материалов;
• Консультационные услуги по работе с архивными фондами‚ поиску информации и использованию архивных ресурсов;
• Организация экскурсий‚ лекций‚ семинаров и других познавательных мероприятий на базе архива;
• Изготовление сувенирной продукции (репродукций‚ фотоальбомов‚ брошюр) на основе архивных материалов;
• Иные услуги‚ не включённые в перечень бесплатных государственных услуг‚ но связанные с использованием архивного фонда.

Порядок оказания платных услуг

Приём заявки

Заявка подаётся в письменной форме (на бумажном носителе или в электронном виде через официальный сайт архива) и должна содержать:

• Наименование и реквизиты заказчика;
• Конкретное наименование запрашиваемой услуги;
• Описание интересующего документа или фонда (номер дела‚ дата‚ предмет);
• Сроки выполнения услуги;
• Способ получения результата (лично‚ почтой‚ электронной почтой).

Рассмотрение заявки и формирование договора

После получения заявки архив:

1. Проверяет возможность предоставления запрашиваемой услуги (наличие документа‚ отсутствие ограничений по доступу);
2. Рассчитывает стоимость услуги согласно утверждённому тарифному плану;
3. Направляет заказчику проект договора оказания платных услуг для ознакомления и подписания;
4. После подписания договора обеими сторонами приступает к исполнению.

Исполнение услуги

Исполнение включает:

• Поиск и отбор необходимых архивных материалов;
• Изготовление копий‚ справок или иных результатов в соответствии с техническим заданием;
• Контроль качества (проверка полноты‚ достоверности и оформления результата);
• Уведомление заказчика о готовности услуги и согласование способа передачи.

Оплата и закрытие договора

Оплата производится в соответствии с условиями договора:

• Предоплата (как правило‚ 50 % от общей стоимости) – перед началом работ;
• Доплата после оказания услуги и подписания акта выполненных работ;
• Возможна безналичная оплата через банковский перевод или электронные платежные системы.

После полной оплаты архив выдаёт заказчику акт выполненных работ и‚ при необходимости‚ счёт‑фактуру.

Формирование и утверждение тарифов

Тарифы на платные услуги утверждаются руководителем архива в соответствии с:

• Себестоимостью выполнения работ (заработная плата сотрудников‚ амортизация оборудования‚ расходные материалы);
• Рыночными ценами на аналогичные услуги в регионе;
• Нормативными актами Федерального архивного агентства о предельных уровнях платы за услуги.

Тарифный план размещается на официальном сайте архива и доводится до сведения заказчиков до заключения договора.

Ответственность сторон

Ответственность архива

• Нарушение сроков оказания услуги – уплата пени в размере 0‚1 % от суммы договора за каждый день просрочки;
• Предоставление недостоверной или неполной информации – возмещение убытков заказчика;
• Нарушение конфиденциальности данных‚ если такие данные были переданы заказчику в рамках услуги.

Ответственность заказчика

• Несвоевременная оплата – начисление пени в соответствии с договором;
• Предоставление заведомо ложных сведений‚ приведших к невозможности исполнения услуги – возмещение архиву фактически понесённых расходов;
• Нарушение условий использования полученных архивных материалов (например‚ незаконное распространение) – ответственность в соответствии с законодательством об авторском и смежных правах.

Контроль и проверка исполнения Положения

Контроль за соблюдением положения осуществляется:

• Руководителем архива (внутренний аудит);
• Федеральным архивным агентством (плановые и внеплановые проверки);
• Уполномоченными органами государственной власти (например‚ Министерством культуры РФ) в рамках надзора за исполнением законодательства об архивном деле.

Результаты проверок оформляются актами‚ при выявлении нарушений принимаются меры по их устранению‚ включая дисциплинарные взыскания и финансовые санкции.

Положение об оказании платных услугами архивом является ключевым нормативным документом‚ обеспечивающим закономерное и прозрачное взаимодействие между архивом и пользователями его ресурсов. Соблюдение положения способствует:

• Повышению доступности архивной информации для широкого круга заинтересованных лиц;
• Обеспечению дополнительных источников финансирования архивных учреждений;
• Поддержанию высокого уровня качества и профессионализма в работе архивных специалистов.

Регулярное обновление положения в соответствии с изменениями законодательства и практикой оказания услуг гарантирует его актуальность и эффективность.