Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Статья посвящена нормативному документу, регламентирующему порядок приёма, учёта, хранения и использования архивных материалов, представленных в виде бумажных документов и электронных носителей. Положение разработано с учётом действующего законодательства Российской Федерации (ФЗ «О архивном деле в Российской Федерации», Приказы Минкультуры России, ФЗ «О персональных данных» и др.) и предназначено для применения в государственных, муниципальных и коммерческих организациях, ведущих архивную деятельность.

Общие положения

Настоящее Положение определяет обязательные требования к организации архивного хранения документов на бумажных и электронных носителях, а также порядок их приёма, учёта, выбытия и проверки.
Под архивным документом понимается любой информационный объект (текстовый, графический, аудио‑, видео‑ и др.), имеющий длительную ценность и подлежащий постоянному или длительному хранению.
Положение распространяется на все структурные подразделения организации, отвечающие за формирование, комплектование и использование архивного фонда.

Нормативная база

Основными нормативными актами, на которых основано Положение, являются:

Федеральный закон № 125‑ФЗ «О архивном деле в Российской Федерации» (в редакции от );
Приказ Министерства культуры РФ № 555 от «Об утверждении Типового положения о хранении архивных документов на бумажных и электронных носителях»;
Федеральный закон № 152‑ФЗ «О персональных данных»;
ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Документооборот. Архивное дело. Общие положения»;
Иные отраслевые и ведомственные нормативные акты, регулирующие специфику хранения электронных документов (например, Приказ Минкомсвязи России № 111 от «О требованиях к информационным системам электронного архива»).

Требования к хранению на бумажных носителях

Для обеспечения длительной сохранности бумажных документов необходимо соблюдать следующие условия:

Климатические условия: температура воздуха 18 ± 2 °C, относительная влажность 45 ± 5 %; отсутствие прямых солнечных лучей и источников тепла.
Вентиляция и чистоте и защита от загрязнений: регулярный воздухообмен (не менее 6 раз в час), использование фильтров класса G4 для защиты от пыли и микроорганизмов.
Упаковка и размещение: документы размещаются в кислото‑нейтральных папках, коробках из архивного картона; полки должны быть из инертных материалов (дерево, металл с антикоррозийным покрытием).
Периодический контроль: визуальный осмотр состояния документов не реже одного раза в год; при выявлении признаков разрушения (пожелтение, хрупкость, плесень) проводится реставрация или перенос в более надёжные условия.

Требования к хранению на электронных носителях

Электронные архивные документы требуют особого подхода, связанного с быстрым устареванием носителей и угрозой потери данных.

Выбор носителей: предпочтение отдаётся проверенным носителям длительного хранения (LTO‑tape поколения 8 и выше, оптическими дисками M‑DISC, SSD с уровнем endurance ≥ 1 PB).
Резервное копирование: правило 3‑2‑1 (три копии данных, на двух разных типах носителей, одна копия хранится вне основного помещения).
Контроль целостности: ежемесячное вычисление контрольных сумм (MD5, SHA‑256) и сравнение с эталонными значениями; при несовпадении – автоматическое восстановление из резервной копии.
Миграция данных: плановая перенос информации на новые носители каждые 5‑7 лет или при окончании срока гарантии текущего носителя.
Защита от несанкционированного доступа: шифрование данных (AES‑256), управление правами доступа на основе ролей (RBAC), журнал аудита всех операций с файлами.
Климатические условия для аппаратного обеспечения: температура 18 ± 2 °C, влажность 45 ± 5 %, отсутствие вибрации и пыли; размещение серверного оборудования в специализированных стойках с системой бесперебойного питания (UPS) и кондиционирования.

Учёт и инвентаризация архивных документов

Для обеспечения прозрачности и возможности быстрого поиска документов необходимо вести учёт в электронной системе управления архивом (ЭСУА).

Приём на учёт: каждый документ получает уникальный индекс (шифр), указывающий на вид носителя, дату поступления, подразделение‑поставщика и краткое содержание.
Карточка учёта: содержит реквизиты документа, информацию о месте хранения (номер стеллажа, полки, ячейки), состояние носителя и даты последней проверки.
Инвентаризация: проводится не реже одного раза в два года; результаты оформляются актом инвентаризации, который утверждается руководителем архивного подразделения.
Выбытие и уничтожение: документы, подлежащие уничтожению, оформляются актом выбытия с указанием причины ( истечение срока хранения, утрата ценности) и способа уничтожения (шредер для бумаги, дегауссирование или физическое разрушение для электронных носителей).

Доступ и использование архивных материалов

Пользование архивом регулируется внутренними правилами организации и обеспечивает баланс между открытостью информации и защитой конфиденциальных данных.

Запрос на предоставление: оформляется письменным заявлением (или электронным запросом в ЭСУА), указывающим цель использования, перечень запрашиваемых документов и сроки предоставления.
Выдача документов: бумажные копии выдаются в читальном зале под наблюдением сотрудника архива; электронные файлы предоставляются в защищённом формате (PDF/A, ZIP с паролем) через защищённый канал (SFTP, VPN).
Ограничения: доступ к документам, содержащим персональные данные, коммерческую тайну или сведения ограниченного доступа, осуществляется только после получения согласия владельца данных или соответствующего разрешения.
Возврат: после использования документы должны быть возвращены в архив в течение установленного срока (не более 5 рабочих дней); при выявлении повреждений оформляется акт о порче.

Ответственность

Нарушение требований настоящего Положения влечёт дисциплинарную, административную и, в случаях умышленного причинения вреда, уголовную ответственность в соответствии с Трудовым кодексом РФ, Кодексом об административных правонарушениях и Уголовным кодексом РФ.

Заключительные положения

Настоящее Положение вступает в силу с дня его утверждения приказом руководителя организации и подлежит обязательному исполнению всеми сотрудниками, задействованными в архивной деятельности.
Изменения и дополнения к Положению вносятся приказом руководителя организации после согласования с юридическим отделом и службой по защите информации.
При возникновении спорных вопросов толкования положений настоящего документа применяются действующие нормативные акты Российской Федерации и международные стандарты в области архивного дела и информационной безопасности.

Соблюдение требований, изложенных в данном Положении, гарантирует надёжное сохранение архивного наследия организации, обеспечивает доступ к информации для научных, образовательных и управленческих целей, а также минимизирует риски потери данных и нарушения конфиденциальности.