Цель документа – установить порядок создания, комплектования, хранения, использования, контроля доступа и уничтожения электронных архивных документов в организации, а также определить ответственность за их сохранность в соответствии с действующим законодательством РФ.

Нормативно-правовая база

Положение разрабатывается на основе следующих нормативных актов:

• Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивных фондах государственных органов и организаций»;
• Приказ Росархива от № 237 «Об утверждении Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов»;
• Постановление ФКЦБ России от № 03‑33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ»;
• Приказ ФСТЭК России № 17 «Об организации защиты информации в государственных информационных системах»;
• ГОСТ Р 54989‑2012 «Системы электронного документооборота. Требования к электронным архивам»;
• Приказ Минэкономразвития России № 526 «Об организации электронного документооборота и передаче электронных дел в государственный архив»;
• Приказ Казначейства России от № 347 «Об утверждении Положения о структуре электронного архива»;
• Другие нормативные документы (ФЗ 390, 149, 152, Постановление Правительства РФ № 1235 и т.п.).

Все ссылки на нормативные акты актуальны на дату написания статьи – .

Термины и определения

1. Электронный архив – цифровое хранилище, в которое помещаются электронные архивные документы (ЭАД), полученные из системы электронного документооборота (ЭДО), сканированные бумажные документы, а также аудиовизуальные материалы.
2. Электронный архивный документ (ЭАД) – документ, признанный архивным в соответствии с перечнем типовых управленческих документов, оформленный в электронном виде и подписанный электронной цифровой подписью (ЭЦП).
3. ЭЦП – электронная цифровая подпись, обеспечивающая юридическую значимость и целостность ЭАД.
4. Срок хранения – период, в течение которого документ подлежит сохранению в архиве, установленный нормативными актами или локальными нормативными актами организации.
5. Уничтожение – процесс безвозвратного удаления электронных файлов после истечения срока их хранения в соответствии с установленной процедурой.

Общие положения

Объект регулирования

Настоящее Положение распространяется на все электронные документы, образующиеся в процессе деятельности организации, а также на оцифрованные бумажные документы, включаемые в электронный архив.

Сфера применения

Положение является обязательным для исполнения всеми подразделениями организации, а также для внешних подрядчиков, участвующих в обработке и хранении архивных документов.

Принципиальные требования

• Соответствие требованиям законодательства о защите персональных данных (ФЗ 152‑ФЗ) при работе с кадровой документацией.
• Обеспечение целостности, достоверности и конфиденциальности ЭАД.
• Гарантированный доступ к документам в течение установленного срока хранения.
• Автоматизация процессов регистрации, классификации, поиска и уничтожения.

Структура электронного архива

В соответствии с Приказом Казначейства России № 347, электронный архив состоит из следующих компонентов:

1. База метаданных – справочная система, содержащая классификатор, сроки хранения, сведения о владельце и статусе документа.
2. Хранилище файлов – защищённый сервер (или облачное решение), где находятся оригинальные файлы ЭАД.
3. Система контроля доступа (СКД) – модуль, реализующий ролевую модель доступа (чтение, изменение, удаление).
4. Модуль электронных подписей – обеспечивает подпись и проверку ЭЦП.
5. Модуль автоматической индексации и распознавания (OCR) – применяется при оцифровке бумажных документов.
6. Журнал аудита – фиксирует все действия пользователей с документами.

Состав и классификация документов, попадающих в электронный архив

Перечень типовых управленческих архивных документов (Приказ Росархива № 237) включает, но не ограничивается:

• Уставные документы (устав, учредительный договор);
• Документы по кадровой работе (трудовые договоры, личные дела, копии трудовых книжек);
• Финансово-бухгалтерская отчётность;
• Документы по управлению имуществом (акты приёма‑передачи, реестры);
• Корпоративные регламенты и положения (в т.ч. «Положение по электронному архиву»);
• Аудио‑ и видеоматериалы, связанные с деловой деятельностью;
• Документы, передаваемые в государственный архив (по защищённым каналам связи).

Для каждой категории определяется срок хранения (например, трудовые договоры – 50 лет, бухгалтерская отчётность – 5 лет и т.д.).

Порядок формирования и комплектования электронных дел

Регистрация документа

1. Документ создаётся в системе ЭДО или сканируется в формате PDF/A.
2. Осуществляется подпись ЭЦП руководителя или уполномоченного лица.
3. В системе вводятся метаданные: название, дата, классификатор, срок хранения, владелец.

Классификация и присвоение номера

Документ классифицируется согласно внутреннему классификатору (раздел, подраздел, тип). Присваивается уникальный архивный номер, формируемый автоматически.

Перенос в архив

После завершения рабочего цикла (подписание, согласование, исполнение) документ переводится в статус «Архивный». Перемещение происходит автоматически через интеграцию с СХЭД (Система электронного документооборота).

Передача в государственный архив

Для документов, подлежащих передаче в государственный архив, используется защищённый канал связи (VPN, TLS) в соответствии с главой VI Правил, утверждённых приказом № 526.

Доступ и использование архивных документов

• Роль «Администратор архива» – настройка прав доступа, контроль целостности данных.
• Роль «Владелец документа» – право просматривать и запрашивать копию.
• Роль «Сотрудник» – ограниченный доступ только к документам, необходимым для выполнения служебных обязанностей.

Для получения копии документа возможны два варианта:

1. Выдача в виде электронного файла (PDF/A) с проверенной ЭЦП.
2. Печать и выдача в бумажном виде (при необходимости заверения подписи).

Обеспечение безопасности и защиты информации

Технические меры

• Шифрование хранилища (AES‑256) и каналов передачи данных;
• Регулярные резервные копии (ежедневные инкрементные, еженедельные полные) с хранением в отдельном дата‑центре;
• Контроль целостности файлов (хеш‑суммы SHA‑256);
• Аудит доступа (журнал событий, хранение минимум 1 год).

Организационные меры

• Обучение персонала правилам работы с ЭАД и требованиям ФЗ 152‑ФЗ;
• Регламент проведения внутренних проверок (раз в квартал);
• Согласование договоров с внешними провайдерами услуг архивного хранения (включение пунктов о конфиденциальности и ответственности).

Сроки хранения и уничтожение документов

Сроки хранения устанавливаются в соответствии с нормативными актами и локальными регламентами. По истечении срока:

1. Документ переводится в статус «К уничтожению»;
2. Проводится проверка отсутствия открытых ссылок и обязательных копий;
3. Уничтожение осуществляется с помощью надёжного программного обеспечения, которое безвозвратно удаляет файлы и стирает их метаданные;
4. В журнале аудита фиксируется факт уничтожения, подпись ответственного лица и дата.

Для бумажных оригиналов применяется аналогичная процедура (уничтожение в специализированных shredder‑ах).

Ответственность и контроль исполнения

Нарушения Положения влекут дисциплинарную, административную или уголовную ответственность в соответствии с Трудовым кодексом РФ и ФЗ 125‑ФЗ.

Порядок разработки, утверждения и внесения изменений в Положение

1. Инициатива разработки – руководитель подразделения или ИТ‑директор.
2. Подготовка проекта Положения – юридический отдел совместно с ИТ‑службой.
3. Экспертиза – проверка соответствия законодательству (юридический отдел, отдел защиты персональных данных).
4. Согласование – обсуждение с руководителями бизнес‑подразделений.
5. Утверждение – приказом Генерального директора (или иным уполномоченным лицом).
6. Регистрация в реестре нормативных актов организации.
7. Обучение персонала – проведение инструктажей и рассылка методических рекомендаций.
8. Пересмотр – не реже одного раза в 3 года или при изменении законодательства.

Практические рекомендации для организаций разных размеров

Малый бизнес (до 50 сотрудников)

• Внедрить облачное решение с преднастроенными шаблонами (например, «КонсультантПлюс», «Directum»).
• Начать с оцифровки только ключевых документов (трудовые договоры, финансовая отчётность).
• Назначить ответственного за архив (обычно бухгалтер).

Средний бизнес (50‑250 сотрудников)

• Развернуть локальное хранилище с резервным копированием в облаке.
• Внедрить модуль автоматической индексации (OCR) для ускорения оцифровки.
• Разработать регламент доступа с ролями «Администратор», «Владелец», «Сотрудник».

Крупные корпорации (250+ сотрудников)

• Создать отдельный департамент архивного обеспечения.
• Интегрировать электронный архив с ERP‑системой, CRM и системой управления персоналом.
• Осуществлять передачу архивных дел в государственный архив через СХЭД с использованием защищённых каналов.
• Проводить ежегодные независимые аудиты соответствия ФЗ 125‑ФЗ и требованиям ФСТЭК.

Положение по электронному архиву организации – фундаментальный документ, который обеспечивает законность, сохранность и доступность архивных материалов в цифровую эпоху. Его правильное составление и внедрение позволяют:

• Снизить риски потери информации и нарушения требований законодательства;
• Оптимизировать документооборот и ускорить поиск нужных данных;
• Сократить затраты на хранение бумажных архивов;
• Обеспечить готовность к проверкам контролирующих органов и аудитам.

Следуя рекомендациям, изложенным в данной статье, организация сможет построить надёжную систему электронного архивирования, отвечающую современным требованиям безопасности и эффективности.

Автор статьи: специалист по управлению информационными ресурсами, 2026 год.