Настоящий документ регламентирует порядок создания, ведения, хранения, охраны и использования архивных материалов в пределах отдельного подразделения (отдела) организации. Положение разрабатывается в соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125‑ФЗ) и внутренними нормативными актами организации.

Цель положения – обеспечить системный и законный подход к работе с архивными документами, гарантировать их сохранность, доступность и конфиденциальность, а также упростить процесс их использования в служебных и исследовательских целях.

Цели и задачи

• Обеспечение единой методологии формирования и ведения архива отдела.
• Гарантирование сохранности и достоверности архивных материалов;
• Регулирование доступа к архивным документам в соответствии с их классификацией.
• Оптимизация процессов передачи, перемещения и утилизации архивных документов.
• Соблюдение требований законодательства о защите персональных данных и государственной тайне.

Сфера применения

Положение распространяется на все виды документов (бумажные и электронные), создаваемые, получаемые или обрабатываемые в рамках деятельности отдела, а также на документы, передаваемые в архив отдела из других подразделений организации.

Термины и определения

1. Архив отдела – совокупность документов, отобранных и оформленных в соответствии с установленными правилами, предназначенных для длительного хранения.
2. Архивный документ – документ, подлежащий включению в архив в связи с его исторической, правовой, научной или иной ценностью.
3. Срок хранения – период, в течение которого документ сохраняется в архиве.
4. Классификация документов – распределение документов по уровням доступа (общедоступные, ограниченного доступа, конфиденциальные, государственная тайна).
5. Уничтожение – процесс физического или электронного удаления документов, утративших архивную ценность.

Организационная структура

Для эффективного управления архивом отдела создаются следующие должностные позиции:

• Ответственный за архив отдела – руководитель отдела, отвечающий за соблюдение Положения.
• Архивист (специалист по архивному делу) – сотрудник, осуществляющий прием, регистрацию, хранение и выдачу архивных материалов.
• Служба ИТ‑поддержки – обеспечивает техническую поддержку электронных архивов.

Порядок формирования и ведения архива

Приём документов в архив

1. Определение архивной ценности документа (по установленным критериям).
2. Согласование с руководителем отдела о переводе документа в архив.
3. Оформление приёмного акта (регистрационный журнал, электронный реестр).
4. Маркировка документа (указание номера, даты, категории доступа).

Регистрация

Все архивные документы фиксируются в реестре архивных материалов (бумажный и/или электронный). В реестр вносятся:

• Номер и наименование документа;
• Краткое содержание;
• Срок хранения;
• Уровень доступа;
• Ответственное лицо.

Оформление архивных дел

Документы группируются в архивные дела по тематикам, проектам или видам деятельности. Каждое дело имеет уникальный номер и опись.

Хранение и охрана документов

Физическое хранение

• Помещение должно соответствовать требованиям пожарной безопасности, климат-контроля (температура 18‑22 °C, относительная влажность 45‑55 %).
• Документы размещаются в стеллажах с маркировкой по делам.
• Доступ к помещению ограничен: только уполномоченные лица (по пропускам).

Электронное хранение

• Электронные архивы размещаются на защищённых серверах с резервным копированием (не менее 3 копий, хранение в разных географических точках).
• Используются системы электронного документооборота (ЭДО) с функцией «неизменяемости» (цифровая подпись, хеш‑контроль).
• Контроль доступа реализуеться через роле‑базированную модель (RBAC).

Доступ к архивным материалам

1. Запрос на доступ оформляется в письменной форме (или через электронную форму) и направляется архивисту.
2. Запрос рассматривается в течение 5 рабочих дней. При необходимости привлекаются эксперты отдела.
3. Документы предоставляются в оригинале или копии в зависимости от уровня доступа и цели использования.
4. Все действия фиксируются в журнале выдачи (дата, документ, получатель, цель).

Перевод документов в архив и из архива

Перевод в архив

Документы переводятся в архив после завершения их текущего жизненного цикла (например, после окончания проекта, истечения срока исполнения). Перевод осуществляется по решению руководителя отдела.

Документы могут быть выведены из архива в случае:

• Необходимости их дальнейшего использования в текущей деятельности.
• Перевода в постоянный архив организации.
• Уничтожения после истечения срока хранения и отсутствия возражений.

Уничтожение архивных документов

1. Определяется срок хранения (по нормативным актам, внутренним регламентам).
2. По истечении срока проводится проверка наличия возражений со стороны заинтересованных лиц.
3. Уничтожение оформляется актом об уничтожении, подписанным ответственным за архив и руководителем отдела.
4. Для бумажных документов применяется шрединг (мелкая резка) или сжигание в специализированных установках.
5. Для электронных документов – безвозвратное удаление с подтверждением хеш‑контроля.

Ответственность

• Руководитель отдела несёт ответственность за соблюдение Положения и обеспечение ресурсов для его исполнения.
• Архивист отвечает за правильную регистрацию, хранение и выдачу документов, а также за ведение реестров.
• Сотрудники, нарушившие порядок доступа или охраны архивных материалов, могут быть привлечены к дисциплинарной, административной или уголовной ответственности в соответствии с Трудовым кодексом и другими нормативными актами.

Заключительные положения

Настоящее Положение вступает в силу со дня его утверждения руководителем отдела и подлежит пересмотру не реже одного раза в 5 (пять) лет или при изменении законодательных требований.

Все сотрудники отдела обязаны ознакомиться с Положением, пройти инструктаж по работе с архивными материалами и подписать акт о знании требований.

Приложения

1. Форма приёмного акта в архив.
2. Шаблон реестра архивных материалов (Excel/Word).
3. Инструкция по работе с электронным архивом (пользовательская).
4. Перечень документов, подлежащих обязательному архивированию.

Примечание. Приведённый образец Положения является типовым и может быть адаптирован под конкретные особенности организации, её структуру и отраслевые требования (например, в случае архивов центрального аппарата Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору, следует учитывать специфические регламенты РД‑22‑02‑2006).