Цель документа – установить порядок создания, ведения, хранения, защиты и использования электронного архива (ЭА) в организации, обеспечить соблюдение требований законодательства РФ в сфере архивного дела, информационной безопасности и защиты персональных данных․

Общие положения

Термины и определения

• Электронный архив (ЭА) – совокупность электронных документов и связанных с ними метаданных, хранящихся в специализированной системе архивного хранения․
• Электронный документ (ЭД) – любой документ, созданный, полученный или обработанный в электронном виде․
• Метаданные – сведения, описывающие содержание, структуру, права доступа и историю изменения ЭД․
• Система электронного архива (СЭА) – программно-аппаратный комплекс, обеспечивающий функции регистрации, индексации, хранения, поиска и восстановления ЭД․
• Ответственный за архив – сотрудник (или подразделение), назначенный руководством для контроля над выполнением Положения․

Нормативно-правовая база

Положение разрабатывается с учётом следующих нормативных актов:

1. Федеральный закон № 73-ФЗ «Об архивном деле»;
2. Федеральный закон № 152-ФЗ «О персональных данных»;
3. Федеральный закон № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации»;
4. ГОСТ Р 7․0․97‑2016 «Электронный документ․ Общие требования»;
5. Приказы Минцифры РФ о применении электронных подписей и квалифицированных сертификатов․

Объект регулирования

Настоящее Положение распространяется на все электронные документы, подлежащие архивированию в соответствии с внутренними регламентами организации, а также на их копии, резервные копии и метаданные․

Принципы ведения электронного архива

• Законность – соблюдение требований законодательства при создании, хранении и использовании ЭД;
• Неприкосновенность – обеспечение неизменности архивных копий (защита от несанкционированного изменения)․
• Доступность – возможность получения архивных материалов в установленный срок и в полном объёме․
• Конфиденциальность – защита информации, содержащей персональные данные и коммерческую тайну․
• Универсальность – использование форматов, поддерживаемых длительный период времени․
• Документированность – наличие полной документации по процессам архивирования․

Структура и классификация электронного архива

Классификация по срокам хранения

Классификация по уровню доступа

• Открытый – доступ без ограничений (например, публичные отчёты)․
• Ограниченный – доступ только уполномоченным сотрудникам (внутренние документы)․
• Конфиденциальный – доступ только с использованием двухфакторной аутентификации (персональные данные, коммерческая тайна)․

Ответственность и роли

Руководитель организации

Обеспечивает ресурсное обеспечение СЭА, утверждает Положение и назначает ответственного за архив․

Ответственный за электронный архив

• Разрабатывает и поддерживает регламенты работы СЭА․
• Контролирует соблюдение сроков хранения и уничтожения документов․
• Проводит обучение персонала․
• Отвечает за проведение аудитов и проверок․

Сотрудники, создающие/получающие ЭД

Обязаны своевременно регистрировать документы в СЭА, указывать корректные метаданные и соблюдать правила доступа․

ИТ-отдел

• Обеспечивает техническую инфраструктуру (серверы, системы резервного копирования, средства шифрования)․
• Контролирует целостность и доступность СЭА․
• Проводит обновление программного обеспечения․

Процедуры работы с электронным архивом

Регистрация документа

1. Создание/получение ЭД в электронном виде․
2. Заполнение метаданных (дата, автор, классификация, срок хранения)․
3. Загрузка ЭД в СЭА через специализированный клиент или API․
4. Получение уникального идентификатора (UID) и подтверждение регистрации․

Индексация и поиск

СЭА автоматически индексирует содержимое (текст, изображения) и метаданные, позволяя выполнять поиск по:

• Ключевым словам;
• Типу документа;
• Классу доступа․

Защита и шифрование

• Все документы шифруются алгоритмами AES‑256 при хранении․
• Для доступа к конфиденциальным документам требуется цифровая подпись и двухфакторная аутентификация․
• Регулярные проверки целостности (контрольные суммы SHA‑256)․

Резервное копирование и восстановление

1. Ежедневные инкрементные бэкапы на отдельный сервер․
2. Еженедельные полные копии, сохраняемые в офлайн‑хранилище (ленточный архив, облако с долгосрочным хранением)․
3. Тестовое восстановление проводится раз в квартал, результаты фиксируются в журнале․

Уничтожение и утилизация

По истечении срока хранения документы переводятся в статус «Уничтожение» и подлежат безвозвратному удалению:

• Электронное стирание (multiple overwrite) согласно ГОСТ Р 51174‑98․
• Физическое уничтожение носителей, если они использовались для резервного копирования․

Технические требования к системе электронного архива

• Поддержка форматов: PDF/A, DOCX, XLSX, XML, TIFF, JPEG, PNG, а также открытых форматов (ODF)․
• Масштабируемость: возможность увеличения объёма хранилища без потери производительности․
• Высокая доступность (HA) – отказоустойчивость не менее 99,9 %․
• Интеграция с корпоративными системами (ERP, CRM, DMS) через REST‑API․
• Логирование всех действий (создание, изменение, доступ, удаление) с указанием пользователя, времени и IP‑адреса․

Аудит и контроль

Внутренний аудит

Проводится не реже одного раза в год и включает проверку:

• Соответствия фактического состояния СЭА требованиям Положения;
• Наличие актуальных резервных копий;
• Соблюдения сроков хранения и уничтожения;
• Уровня доступа и прав пользователей․

Внешний аудит

При необходимости (например, в рамках сертификации ISO 27001) привлекаются независимые аудиторы для подтверждения соответствия нормативным требованиям․

Обучение персонала

Для эффективного применения Положения проводится:

1. Вводный курс для новых сотрудников (обзор СЭА, правила доступа)․
2. Регулярные семинары (раз в полугодие) по вопросам информационной безопасности и изменениям в законодательстве․
3. Тестирование знаний с последующей аттестацией․

Пример шаблона «Положения об электронном архиве»

<!-- Шаблон Положения об электронном архиве -->
<h1>Положение об электронном архиве</h1>
<h2>1․ Общие положения</h2>
<p>․․․</p>
<h2>2․ Цели и задачи</h2>
<ul>
 <li>․․․</li>
</ul>
․․․
<h2>10․ Заключительные положения</h2>
<p>Настоящее Положение вступает в силу со дня его утверждения и подлежит пересмотру не реже одного раза в три года․</p>

Заключительные положения

Настоящее Положение об электронном архиве в организации является обязательным документом для всех сотрудников․ Его несоблюдение влечёт дисциплинарную ответственность в соответствии с Трудовым кодексом РФ и внутренними нормативными актами организации․

Утверждено:

• Руководителем организации – ____________________ (ФИО, подпись, дата)
• Ответственным за электронный архив – ____________________ (ФИО, подпись, дата)