Деятельность архивных учреждений в Российской Федерации строго регламентируеться законодательством. Основным документом, определяющим внутренний порядок взаимодействия архива с потребителями (гражданами, организациями, государственными органами), является Положение о порядке выполнения работ и оказания услуг архивом. Этот локальный нормативный правовой акт разрабатывается каждым архивом индивидуально на основе действующего федерального законодательства и типовых рекомендаций Росархива.

Нормативная правовая основа

Разработка и утверждение Положения опираются на следующие ключевые акты законодательства:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 16, 17, 22, 23, 29, 30) — задает права и обязанности архивов, порядок предоставления архивных документов, условия платных услуг.
• Гражданский кодекс РФ — регулирует договорные отношения (договор возмездного оказания услуг, договор подряда) при выполнении платных работ.
• Федеральный закон от № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» — вопросы доступа к информации, защите персональных данных, гостайны.
• Федеральный закон от № 5485-1 «О государственной тайне» и ФЗ от № 5485-1 «О конфиденциальности» — режим доступа к документам с ограниченным доступом.
• Постановление Правительства РФ от № 1047 «Об утверждении Правил предоставления архивных документов для пользования».
• Приказ Росархива от № 116 «Об утверждении Административного регламента предоставления Росархивом государственной услуги по предоставлению архивных документов для пользования» (как эталонный стандарт).
• Типовые Положения об архивах (утвержденные ведомственными приказами для ведомственных архивов) и рекомендации Росархива.

Структура типового Положения

Стандартная структура документа включает следующие разделы:

1. Общие положения (цели, задачи, нормативная база, определения).
2. Перечень работ и услуг (бесплатные/платные, государственные услуги, дополнительные услуги).
3. Порядок обращения потребителей (способы обращения, прием заявок, сроки регистрации).
4. Порядок выполнения работ и оказания услуг (этапы: поиск, подготовка, выдача, консультирование).
5. Сроки выполнения работ и оказания услуг (законные и установленные архивом).
6. Порядок оплаты платных услуг (тарифы, способы оплаты, льготы).
7. Ответственность сторон (за нарушение сроков, порчу документов, разглашение конфиденциальной информации).
8. Порядок рассмотрения жалоб и апелляций.
9. Заключительные положения (вступление в силу, порядок изменений).

Ключевые разделы детально

Общие положения

В разделе указывается:

• Полное и сокращенное наименование архива.
• Правовая форма (бюджетное учреждение, казенное, ФГУП и т.д.).
• Цель: обеспечение прав граждан и организаций на доступ к архивным документам, регламентация платных услуг.
• Определение терминов: «потребитель», «заявка», «архивная справка», «копия документа», «научно-справочная работа» и др.

Классификация работ и услуг

Положение должно четко разграничивать виды деятельности:

Порядок обращения и приема заявок

Положение регламентирует мультиканальность приема:

• Личный визит: работа окна приема/регистратуры, выдача талонов электронной очереди.
• Почтовое обращение: заказные письма с описью вложения, адрес архива.
• Электронные каналы: официальный сайт (форма обратной связи/личный кабинет), ЕПГУ/РПГУ (Госуслуги), электронная почта архива.
• Через МФЦ: при делегировании отдельных функций (например, выдача справок о стаже).

Важно: При регистрации заявки присваивается уникальный номер, фиксируется дата поступления, вид услуги, способ получения результата.

Этапы выполнения работы (Технологический процесс)

1. Анализ заявки: проверка полноты данных (ФИО, даты, названия организаций, реквизиты документов), определение компетенции архива (есть ли документы в фондах).
2. Поиск документов: работа с описями, картотеками, электронными базами данных (ЭАРС, АИС «Архив»), обращение к фондам хранения.
3. Проверка доступа: определение категории доступа (открыто, 75 лет, гостайна, персональные данные). Согласование с владельцем фонда/органом власти при необходимости (ст. 17 ФЗ-125).
4. Подготовка к выдаче:
   • Для читального зала: оформление заказ-листа, передача в читальный зал.
   • Для копирования: подготовка к сканированию/фотосъемке (с учетом состояния сохранности).
   • Для справки: составление текста на бланке архива с указанием источника (фонд, опись, дело, лист).
5. Выдача результата: лично под роспись, почтой (ценным письмом), в личном кабинете Госуслуг/сайта архива (ЭЦП), на электронном носителе.

Сроки выполнения

Положение устанавливает сроки в соответствии с законодательством и внутренними регламентами:

• Государственные услуги: согласно Административному регламенту (обычно до 30 календарных дней, для сложных запросов, до 60 дней с уведомлением заявителя).
• Платные услуги: сроки фиксируются в договоре/заказе (стандартно 10–20 рабочих дней, срочно — 1–3 дня за доплату).
• Приостановка сроков: при необходимости направления межведомственного запроса, ожидании оплаты, уточнении данных у потребителя.

Финансовые вопросы и тарификация

Раздел должен содержать ссылки на:

• Приказ директора архива «Об утверждении тарифов на платные услуги».
• Порядок расчета стоимости (стоимость 1 страницы копии (А4, А3), стоимость 1 часа научно-справочной работы, стоимость оцифровки 1 кадра).
• Способы оплаты: через кассу архива, банковский терминал, СБП (QR-код), реквизиты для перечисления со счета юрлица/ИП, оплата на Госуслугах.
• Льготные категории: ветераны, инвалиды, участники ВОВ, ликвидаторы ЧАЭС и др. (бесплатное получение копий документов, подтверждающих права на льготы).
• Порядок возврата средств при отказе от услуги или неисполнении архивом обязательств.

Особенности предоставления доступа к документам с ограниченным доступом

Отдельный акцент в Положении делается на процедуре доступа к документам, содержащим:

• Персональные данные (срок ограничения доступа — 75 лет со дня создания документа, ст. 17 ФЗ-125). Выдача возможна субъекту ПД, его наследникам или по решению суда.
• Государственную тайну, доступ только лиц с допуском и подпиской на допуск соответствующего уровня.
• Коммерческую/банковскую/адвокатскую тайну — доступ с согласия владельца информации.

Порядок действия архивиста: выделение документа -> проверка срока ограничения -> подготовка мотивированного отказа или направления запроса на согласование к владельцу фонда -> получение разрешения -> выдача.

Ответственность сторон

Ответственность архива:

• За нарушение сроков (штрафы, неустойки по договору, дисциплинарная ответственность сотрудников).
• За порчу или утрату документов фондов (уголовная/административная/материальная ответственность).
• За незаконное разглашение конфиденциальной информации (ст. 13.14 КоАП РФ, ст. 272 УК РФ).
• За выдачу недостоверной информации в справках.

Ответственность потребителя:

• За соблюдение правил пользования в читальном зале (не портить документы, не выносить их).
• За достоверность предоставленных данных для поиска.
• За своевременную оплату платных услуг.
• За незаконное распространение полученных копий (нарушение авторских прав, ПДн).

Порядок рассмотрения жалоб

Положение обязано содержать процедуру обжалования:

1. Письменная жалоба директору архива (срок рассмотрения — 30 дней по общему правилу, 15 дней для Госуслуг).
2. Жалоба через портал Госуслуг (при предоставлении госуслуги) — автоматическое формирование обращения к вышестоящему органу (Росархив/министерство).
3. Обращение в прокурору или суд.

Внедрение и актуализация Положения

Для эффективной работы документа рекомендуется:

• Утверждение приказом директора с указанием даты вступления в силу.
• Размещение на официальном сайте архива в разделе «Деятельность» -> «Платные услуги» / «Государственные услуги» (требование ст. 10 ФЗ-125 и ст. 8 ФЗ-210).
• Информирование персонала (под роспись в журнале ознакомления).
• Регулярный мониторинг изменений законодательства (изменения в ФЗ-125, Постановлениях Правительства, приказах Росархива) и внесение изменений в Положение не реже 1 раза в год.
• Автоматизация процессов через АИС «Архив» / ЭАРС для учета сроков, формирования отчетности и взаимодействия с ЕПГУ.

Положение о порядке выполнения работ и оказания услуг архивом — это не просто формальный документ для проверок, а основной инструмент управления качеством сервиса, обеспечения прозрачности тарифов и правовой защищенности как архива, так и потребителей. Грамотно составленное Положение, учитывающее специфику фондов конкретного архива (государственный, ведомственный, муниципальный, некоммерческий) и внедренное в электронные информационные системы, позволяет:

• Сократить сроки реакции на запросы.
• Минимизировать ошибки при поиске и выдаче документов.
• Обеспечить правомерный доступ к информации с ограниченным доступом.
• Повысить доходность от платных услуг за счет понятного каталога услуг и удобных способов оплаты.

Регулярная актуализация данного документа в соответствии с меняющимся законодательством (в частности, в части цифровизации госуслуг и защиты персональных данных) является залогом бесперебойной и законной работы архивного учреждения.