Положение – это нормативный документ, который определяет правовой статус, задачи, структуру и порядок функционирования архива. Данное положение регулирует работу Российского государственного военного архива (РГВА) и служит базой для всех его подразделений, сотрудников и пользователей.

Общие положения

Наименование архива: Российский государственный военный архив (далее – РГВА).
Юридический статус: федеральный архив, подчиняющийся Министерству обороны Российской Федерации.
Местонахождение: г. Москва, ул. Архивная, д. 1.
Основание создания: Приказ Министерства обороны РФ от № 123/5 «Об организации Российского государственного военного архива»;

Цели и задачи архива

• Сохранение и систематизация документов, относящихся к истории вооружённых сил России.
• Обеспечение доступа к архивным материалам для исследователей, историков, педагогов и граждан.
• Поддержание научно‑исторической памяти о военных событиях, операциях и личностях.
• Осуществление цифровой конвертации и долгосрочного электронного хранения документов.
• Сотрудничество с другими государственными и международными архивными учреждениями.

Правовая основа деятельности РГВА

Деятельность архива регулируется следующими нормативными актами:

1. Конституция Российской Федерации.
2. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от № 125‑ФЗ.
3. Федеральный закон «О государственной тайне» от № 98‑ФЗ.
4. Приказы и распоряжения Министерства обороны РФ, в т.ч. Приказ № 123/5 от .
5. Международные договоры РФ в сфере архивного дела (например, Конвенция ООН о сохранении культурного наследия).

Структура и органы управления

Организационная структура РГВА построена по принципу иерархии и включает следующие подразделения:

• Главное управление – отвечает за стратегическое планирование, бюджет и взаимодействие с Минобороны.
• Отдел документального обеспечения – принимает, регистрирует и классифицирует поступающие документы.
• Отдел охраны и консервации – обеспечивает физическую сохранность бумажных и фотоматериалов.
• Отдел цифровизации и ИТ‑поддержки – реализует проекты сканирования, создания электронных архивов и их доступа.
• Научно‑исследовательский отдел – готовит аналитические материалы, справочники и публикации.
• Отдел публичных связей и обслуживания пользователей – организует работу читального зала, выдачу копий и проведение выставок.
• Отдел юридической поддержки – решает вопросы доступа, конфиденциальности и соблюдения авторских прав.

Порядок доступа к архивным материалам

Категории пользователей

1. Учёные и исследователи (в т.ч. аспиранты).
2. Учителя и студенты высших учебных заведений.
3. Журналисты и представители СМИ.
4. Граждане, интересующиеся историей.
5. Сотрудники государственных органов и органов безопасности.

Условия доступа

Для получения доступа к документам необходимо:

• Подать заявление в читальный зал (в электронном виде через сайт архива или в бумажном виде).
• Указать цель исследования и перечень интересующих документов.
• Предоставить документ, удостоверяющий личность (паспорт, служебное удостоверение).
• Получить разрешение от руководителя отдела, если запрашиваемый материал относится к категории «секретно» или «особо секретно».

Ограничения доступа

Документы могут быть закрыты для публичного доступа в следующих случаях:

• Содержат сведения, отнесённые к государственной тайне (секретно, строго секретно, особо секретно).
• Относятся к персональным данным, защищённым законом о защите персональных данных.
• Имеют статус конфиденциальных материалов, требующих согласования с другими государственными органами.
• Находятся в процессе экспертизы или реставрации.

Охрана и консервация архивных фондов

Для обеспечения долговременного сохранения материалов применяются следующие меры:

1. Контроль микроклимата (температура 18‑20 °C, относительная влажность 45‑55 %).
2. Использование архивных коробок, папок и консервационных материалов, соответствующих ГОСТ 7.0.5‑2008.
3. Регулярные осмотры и диагностика состояния документов (каждые 6 мес.).
4. Применение методов реставрации (очистка, укрепление, дезинфекция);
5. Создание резервных копий в электронном виде и хранение их в отдельном дата‑центре.

Цифровизация и электронный доступ

Цели цифровизации

• Сокращение физического износа оригинальных документов.
• Расширение доступа к материалам за пределами архива.
• Создание единой электронной базы данных (ЭБД) с поисковыми возможностями.

Технологический процесс

1. Отбор документов для сканирования (по приоритету: уязвимые, часто запрашиваемые, уникальные).
2. Подготовка оригиналов (удаление пыли, проверка на наличие клея).
3. Сканирование в формате TIFF (для оригиналов) и PDF/A (для публичного доступа).
4. Метаданные: заполнение полей согласно международному стандарту ISAD(G) и российскому ГОСТ 7.0.100‑2018.
5. Контроль качества и загрузка в электронный архивный портал.

Публичный портал

Пользователи могут воспользоваться онлайн‑каталогом РГВА, где доступны:

• Поиск по ключевым словам, датам, типам документов.
• Просмотр отсканированных материалов в режиме онлайн.
• Заказ копий в электронном виде (PDF) или в печатном виде.
• Регистрация аккаунта для получения уведомлений о новых поступлениях.

Права и обязанности сотрудников архива

• Сотрудники обязаны: соблюдать конфиденциальность, поддерживать порядок в читальном зале, вести точный учёт документов.
• Сотрудники имеют право: получать профессиональное обучение, пользоваться архивными ресурсами для научных целей, предлагать улучшения в работе архива.
• Нарушения могут влечь дисциплинарную, административную или уголовную ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Взаимодействие с другими архивными учреждениями

РГВА активно сотрудничает с:

• Российским государственным архивом древних актов (РГАДА).
• Федеральным архивом Службы внешней разведки (ФАСВР).
• Военно‑историческими музеями (например, Музей Великой Отечественной войны).
• Международными архивными организациями (ICAR, IAA).

В рамках сотрудничества реализуются совместные проекты по:

1. Обмену редкими документами и копиями.
2. Организации совместных выставок и конференций.
3. Разработке единых стандартов описания и цифровизации.

Финансирование и бюджет

Бюджет РГВА формируется из:

• Государственного финансирования (основная часть – бюджет Министерства обороны).
• Грантов и субсидий от Министерства культуры РФ.
• Платных услуг (выдача копий, подготовка аналитических материалов).
• Спонсорской поддержки от частных фондов и компаний, заинтересованных в сохранении исторического наследия.

Заключительные положения

Положение о Российском государственном военном архиве является динамичным документом. Оно подлежит пересмотру не реже одного раза в пять лет с учётом изменений в законодательстве, технологических новшеств и потребностей пользователей.

Все изменения и дополнения к настоящему Положению оформляются приказом Главного управления РГВА и публикуются на официальном сайте архива.

Автор статьи: отдел информационной поддержки Российского государственного военного архива.