Цель документа – установить порядок создания, ведения, хранения, учета и уничтожения бухгалтерских документов в рамках
централизованной бухгалтерии организации, а также определить ответственность лиц,
участвующих в архивных процессах.

Правовые основы

Деятельность по ведению бухгалтерского архива регулируется следующими нормативными актами:

• Федеральный закон от № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете» – устанавливает обязательность хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и финансовой отчётности.
• Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» – определяет правила организации государственного архивного дела, сроки хранения и порядок уничтожения документов.
• Приказ Росархива № 77 «Об утверждении Правил организации хранения архивных документов» (глава VII) – детализирует требования к помещениям, оборудованию и методам учёта.
• Приказ Минэкономразвития от 17 сентября 2023 г. № … (изменения сроков хранения) – вводит новые сроки для некоторых видов бухгалтерской документации.

Все сроки хранения указаны в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после окончания отчётного года, если иное не предусмотрено законом.

Цели и задачи положения

1. Обеспечение сохранности бухгалтерских документов (бумажных и электронных) в течение установленного законом срока.
2. Гарантирование доступа к документам только уполномоченным лицам и защита персональных данных.
3. Снижение риска потери информации при реорганизации, слиянии или ликвидации организации.
4. Упрощение процесса сдачи документов в государственный архив и их последующего уничтожения.
5. Формирование единой методологии ведения архива в рамках централизованной бухгалтерии.

Состав и классификация архивных документов

В архиве централизованной бухгалтерии хранятся следующие категории документов:

Сроки хранения

Согласно ст. 29 Закона 402‑ФЗ и Правилам архивного дела, сроки хранения определяются в зависимости от вида документа:

• Первичные учетные документы – не менее 5 лет после окончания года, в котором они использовались.
• Регистры бухгалтерского учёта – 5 лет (для налоговых целей) и до 10 лет (при наличии проверок).
• Бухгалтерская отчётность – 5 лет после сдачи отчёта в налоговый орган; в случае участия в судебных разбирательствах – до 20 лет.
• Документы с персональными данными – 5 лет после завершения трудового договора, если иное не установлено отраслевыми нормативами.

Если срок хранения установлен более длительный (например, 10‑15 лет по требованиям налоговых органов), он имеет приоритет.

Организация архивного помещения

5.1 Требования к помещению

• Помещение должно быть закрытым, огнеупорным и соответствовать санитарным нормам.
• Температура воздуха – от +18 °C до +22 °C, относительная влажность – 45‑55 %.
• Наличие системы контроля доступа (карточный или биометрический).
• Защита от влаги, пыли и механических повреждений (полки, стеллажи, сейфы).
• Для электронных архивов – отдельный серверный зал с резервным питанием и системой резервного копирования.

5.2 Оборудование

1. Стеллажи с регулируемой высотой полок.
2. Сейфы для особо ценных или конфиденциальных документов.
3. Сканеры высокого разрешения (для перевода бумажных документов в электронный вид).
4. Система электронного документооборота (EDMS) с поддержкой метаданных и электронных подписей.
5. Средства защиты информации (шифрование, ограничение прав доступа).

Порядок формирования и ведения архива

6.1 Регистрация поступающих документов

1. При поступлении первичных документов в бухгалтерию они фиксируются в журнале регистрации (бумажном или электронном).
2. Назначается уникальный архивный номер (пример: CB‑2024‑00123).
3. Заполняется мета‑информация: дата, тип документа, подразделение‑источник, ответственный.
4. Документ помещается в соответствующий раздел архива (по виду и сроку хранения).

6.2 Учёт и инвентаризация

Инвентаризация проводится:

• Раз в год – полная проверка наличия и состояния документов.
• Раз в полгода – выборочная проверка (10 % от общего объёма).

Результаты фиксируются в акт инвентаризации, который подписывается главным бухгалтером и ответственным за архив.

6.3 Электронный архив

Для электронных документов применяется следующая схема:

1. Сканирование оригинала в формате PDF/A (для долгосрочного хранения).
2. Присвоение того же архивного номера, что и у бумажного оригинала.
3. Загрузка в систему EDMS с указанием метаданных и уровня доступа.
4. Хранение резервных копий в двух независимых местах (офис и облако, расположенное в РФ).

Права доступа и защита персональных данных

• Доступ к архиву имеет только уполномоченный персонал (главный бухгалтер, архивист, аудиторы).
• Для документов, содержащих персональные данные, применяется доступ «только чтение» и обязательное шифрование.
• Все действия (просмотр, копирование, изменение) фиксируются в журнале аудита системы EDMS.
• При работе с бумажными документами используется контрольный лист доступа (подпись получившего).

Порядок сдачи в государственный архив

1. По истечении установленного срока (не менее 5 лет) бухгалтерия готовит пакет документов для передачи.
2. Состав пакета: реестр, оригиналы (или заверенные копии), акт приёма‑передачи.
3. Документы передаются в филиал государственного архива в соответствии с приказом Росархива № 77.
4. После получения подтверждения от архива (акт приёма) оригиналы могут быть уничтожены в соответствии с пунктом 9.

Уничтожение документов

Уничтожение допускается только после:

• Окончания срока хранения, установленного законодательством.
• Получения акта приёма‑передачи от государственного архива (если оригиналы переданы).
• Согласования с руководителем бухгалтерии и отделом юридической службы.

Процедура уничтожения:

1. Составление плана уничтожения (перечень документов, количество, метод).
2. Утверждение плана руководителем организации.
3. Уничтожение в специализированных предприятиях (шрединг) с выдачей акта уничтожения.
4. Внесение сведений об уничтожении в журнал учёта архивных документов.

Ответственность и контроль

• Главный бухгалтер – несёт ответственность за соблюдение сроков хранения и правильность учёта.
• Архивист (специалист по архивному делу) – отвечает за организацию помещения, регистрацию и инвентаризацию.
• Руководитель организации – несёт юридическую ответственность за нарушение требований 125‑ФЗ.
• Контроль за выполнением положения осуществляют внутренний аудит и, при необходимости, органы государственного контроля (ФНС, Росархив).

Пример типового положения (структурный план)

Общие положения
 1.1. Цель и область применения
 1.2. Нормативно‑правовая база
Состав и классификация архивных документов
Сроки хранения
Организация архивного помещения
 4.1. Требования к помещению
 4.2. Оборудование
Порядок формирования и учёта архива
 5.1. Регистрация документов
 5.2. Инвентаризация
 5.3. Электронный архив
Права доступа и защита информации
Порядок сдачи в государственный архив
Порядок уничтожения документов
Ответственность и контроль
Положения о переходе на электронный архив (при необходимости)
Приложения
 11.1. Формы журналов
 11.2. Шаблоны актов приёма‑передачи
 11.3. Инструкции по шредингу

Положение об архиве централизованной бухгалтерии – это фундаментальный документ,
который обеспечивает правовую защиту организации, сохранность бухгалтерской информации и
соответствие требованиям законодательства РФ. Правильная организация
архивного процесса позволяет минимизировать риски потери данных,
упростить взаимодействие с налоговыми и контролирующими органами,
а также создать основу для эффективного перехода к полностью электронному
учёту в рамках цифровой трансформации предприятия.

Дата актуализации: 10 июля 2026 г.