Положение о ведомственном архиве управления — это основной локальный нормативный акт, регламентирующий организацию, задачи, функции, права и ответственность архива, созданного в структуре федерального органа исполнительной власти (министерства, ведомства, службы, агентства) или иной организации. Данный документ является обязательным для каждого ведомственного архива и должен соответствовать действующему законодательству об архивном деле.

Нормативная правовая основа

Разработка и утверждение Положения основывается на иерархии нормативных правовых актов. Ключевыми документами, определяющими требования к содержанию и порядку работы ведомственных архивов, являются:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 12, 16, 22) — базовый закон, определяющий правовые основы организации архивного дела, права и обязанности владельцев архивных документов.
• Приказ Росархива от № 42 «Об утверждении примерного положения об архиве организации» (ред. от , зарегистрирован в Минюсте России № 51895) — главный методический документ, по которому разрабатывается типовое Положение. Он устанавливает обязательные разделы и минимальный набор регулируемых вопросов.
• Приказ Минкультуры РФ от № 526 (в ред. от № 231) «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ…», регламентирует технологические процессы внутри архива.
• Руководство по соблюдению обязательных требований… (утв. Приказом Росархива от № 19) — документ, по которому проводится региональный государственный контроль (надзор) за соблюдением законодательства об архивном деле. Положение должно обеспечивать выполнение всех требований, перечисленных в этом Руководстве.
• Устав организации (министерства, ведомства) и организационно-распорядительные документы (Приказ о структуре, штатном расписании).

> Важно: Ранее действовавшие «Основные правила работы ведомственных архивов» (Приказ Главархива СССР от № 263) не применяются на территории РФ на основании приказа Минкультуры России от № 231. Необходимо руководствоваться исключительно актуальными приказами Росархива и Минкультуры.

Цели и задачи Положения

Главная цель Положения, зафиксировать правовой статус архива как структурного подразделения управления и обеспечить законность процессов:

1. Формирования и комплектования архивных фондов.
2. Обеспечения сохранности документов (хранение, охрана, консервация).
3. Организации учета (описания, инвентаризации, ведения государственных реестров).
4. Обеспечения доступа к документам (использование, выдача, оцифровка).
5. Экспертизы документов на предмет исторической ценности (определение сроков хранения).
6. Уничтожения документов с истекшими сроками хранения по актам экспертной комиссии.

Обязательная структура Положения (согласно Приказу Росархива № 42)

Примерное положение об архиве организации (Приложение к Приказу № 42) определяет следующие разделы, которые обязательно должны быть отражены в локальном акте управления:

Общие положения

• Правовая основа деятельности (ссылки на 125-ФЗ, Устав ведомства, настоящие Положение).
• Статус архива: структурное подразделение (отдел, сектор, группа) управления.
• Подчинение: руководителю управления (или заместителю руководителя, курирующему архивным делом).
• Деятельность ведется в соответствии с планом работы архива, утверждаемым ежегодно;

Задачи и функции архива

Здесь детально прописываются функции, разделенные по направлениям:

• Прием и регистрация: прием дел от структурных подразделений управления по итогам дела (по номенклатуре), проверка оформления по ГОСТ Р 7.0.97-2016.
• Формирование фондов: ведение номенклатуры дел, составление описей, формирование экспертно-проверочной комиссии (ЭПК).
• Хранение и охрана: обеспечение режима хранения (температура, влажность, освещение), пожарная безопасность, антитеррористическая защита, режим доступа к помещениям.
• Учет: ведение государственных форм учета (фондовые описи, описи дел, реестры фондов, карточки фондов), внесение данных в АИС «Архивный фонд РФ» (при наличии).
• Использование: организация читального зала (при необходимости), выдача документов по подписи, удаленное предоставление копий, оцифровка по запросам.
• Экспертиза и уничтожение: подготовка материалов для ЭПК, составление актов отбора к уничтожению, контроль за процессом уничтожения.
• Методическое руководство: консультирование структурных подразделений управления по вопросам документирования, оформления дел, сроков хранения.

Права и обязанности архива (руководителя архива)

Организация работы архива

• Штатная численность: определяется исходя из объема фондов, интенсивности приема дел, нагрузки по использованию (нормы Росархива).
• Помещения: соответствие санитарным нормам (СанПиН 2.2.1/2.-03), требованиям ПП РФ № 1119 (пожарная безопасность), оснащение стеллажами, средствами пожаротушения.
• Техническое оснащение: ПО для учета (АИС «Архив», 1С:Архив и др.), сканирующее оборудование, средства микробиологического контроля.
• Режим работы: график приема дел, график работы читального зала (если предусмотрен), порядок доступа в нерабочее время.

Документирование процессов архива

Перечень обязательных журналов и форм, которые должны вестись в архиве управления:

• Журнал регистрации дел, поступивших в архив (форма по ГОСТ Р 7.0.97-2016).
• Журнал выдачи документов (внутренней и внешней).
• Журнал учета ключей от помещений архива.
• Журнал контроля температуры и влажности (ежедневные замеры).
• Журнал инвентаризации фондов.
• Акты экспертно-проверочной комиссии (протоколы заседаний).
• Акты уничтожения документов.

Контроль за деятельностью архива

• Внутренний контроль: проверки руководителем управления, ревизией/аудитом.
• Внешний контроль: региональный государственный контроль (надзор) в лице уполномоченных органов исполнительной власти субъектов РФ (по Руководству Приказа Росархива № 19).
• Взаимодействие с главными архивами субъектов РФ (методическая помощь, прием фондов ликвидированных организаций).

Ответственность и порядок внесения изменений

• Ответственность должностных лиц за нарушение законодательства об архивном деле (дисциплинарная, административная по ст. 13.20 КоАП РФ, уголовная по ст. 243 УК РФ).
• Порядок внесения изменений в Положение: инициатива -> согласование с юристами/главным архивистом -> утверждение приказом руководителя управления.

Порядок разработки и утверждения Положения

1. Инициация: Руководитель архива (или ответственный за архивное дело сотрудник) готовит проект на основе Приказа Росархива № 42.
2. Адаптация под специфику управления: Учет отраслевой специфики (МВД, МЧС, Минфин, Росатом и др. имеют свои отраслевые стандарты номенклатур и инструкции), объема фондов, наличия секретных документов.
3. Согласование:
   • Юридическим отделом управления (на соответствие законодательству).
   • Главным архивистом ведомства / Управлением архивного дела (если предусмотрено структурой ведомства).
   • Службой информационной безопасности (по вопросам режима доступа к ГТ/ДСП/Перс.данным).
4. Утверждение: Приказом руководителя управления (министра, главы ведомства).
5. Регистрация и вступление в силу: С даты подписания приказа или указанной в приказе даты.
6. Ознакомление: Под роспись сотрудников архива и руководителей структурных подразделений управления (передаточных дел в архив).

Ключевые моменты, на которые обращают внимание при проверках (по Руководству Приказа Росархива № 19)

При подготовке Положения необходимо заранее заложить механизмы выполнения обязательных требований, проверяемых при государственном контроле:

• Наличие утвержденной номенклатуры дел (сроки хранения не могут быть установлены без номенклатуры).
• Своевременное проведение экспертизы документов (не реже 1 раза в год, в установленные сроки после окончания дела).
• Соответствие условий хранения нормам (наличие актуализированных протоколов замеров микроклимата, действующих заключений Госпожнадзора).
• Полнота учета (отсутствие «завалов» неописанных дел, наличие реестров фондов).
• Обеспечение доступа граждан к документам, касающимся их прав (сроки выдачи, порядок отказа, апелляция).
• Наличие Плана мероприятий по защите архивных фондов в чрезвычайных ситуациях (План ГО и ЧС).
• Квалификация кадров (соответствие профстандартам, прохождение повышения квалификации раз в 3-5 лет).

Типовые ошибки при разработке Положения

1. Копирование Приказа № 42 без адаптации. В Положении должны быть указаны конкретные названия структурных подразделений управления, конкретные должностные лица, ответственные за прием дел, конкретные номера помещений архива.
2. Отсутствие разделения доступа по грифам секретности. Если в управлении работают с гостайной или ДСП, Положение должно ссылаться на Инструкцию по защите гостайны данного ведомства и регламентировать работу с секретными носителями в архиве.
3. Игнорирование электронных документов. Современное Положение обязательно должно регулировать прием электронных архивных документов (ЕАД), работу с ЭДО, проверку ЭП, миграцию форматов.
4. Неактуальные ссылки на отмененные акты (например, на Приказ Главархива СССР № 263 или старые ГОСТы).
5. Отсутствие процедуры ликвидации/реорганизации архива. Что происходит с фондами при ликвидации управления (передача в госархив, правопреемника).

Положение о ведомственном архиве управления — это не просто формальный документ «для галочки», а основной инструмент управления архивными рисками. Грамотно составленное Положение, основанное на Приказе Росархива № 42 и учитывающее требования Руководства по контролю (Приказ Росархива № 19), позволяет:

• Систематизировать работу с документами от момента создания до уничтожения или передачи в госархив.
• Защитить руководство управления от административной ответственности за нарушение архивного законодательства.
• Обеспечить правомерный доступ сотрудников и граждан к информации.
• Сохранить историческую память ведомства.

Рекомендуется проводить ежегодный аудит соответствия реальной работы архива требованиям Положения и актуализировать документ при изменении структуры управления, законодательства или перехода на новые информационные системы.

Статья подготовлена на основе действующего на года законодательства (125-ФЗ, Приказы Росархива № 42, № 19, Приказ Минкультуры № 526). Перед применением необходимо проверить актуальность нормативных актов в справочно-правовых системах (КонсультантПлюс, Гарант, Эталон).