Цель статьи – дать подробный обзор нормативного документа «Положение об агентстве по делам архивов», раскрыть его правовую основу, структуру, основные задачи, права и обязанности работников, а также порядок разработки и внесения изменений.
Правовая база
Положение об агентстве по делам архивов (далее – Положение) разрабатывается в соответствии с подпунктом 8 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утверждённого Указом Президента РФ от 22 июня 2016 г. (№ 429). Данное Положение распространяется на архивы организаций, которые являются источниками комплектования государственных и муниципальных архивов.
Федеральное архивное агентство (Росархив) – федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий функции по выработке и реализации государственной политики в сфере архивного дела, а также по нормативному регулированию деятельности архивов.
Основные понятия
- Архив организации – совокупность документов, хранящихся в организации и подлежащих передаче в государственный или муниципальный архив.
- Агентство по делам архивов – специализированное подразделение (или отдельный орган) организации, отвечающее за ведение, учёт, хранение и обеспечение доступа к архивным документам.
- Экспертная комиссия – орган, рассматривающий годовые описи дел постоянного хранения и личного состава.
Структура Положения
Положение обычно состоит из следующих разделов:
- Общие положения – цель, сфера применения, правовые основы.
- Задачи и функции агентства – перечень основных задач.
- Права и обязанности работников – детализированный список.
- Организационная структура – описание подразделений, их взаимодействие.
- Порядок ведения архивного учёта – формы, сроки, ответственные лица.
- Процедуры взаимодействия с Росархивом – передача документов, согласование описи.
- Порядок разработки, утверждения и изменения Положения – приказ, ознакомление персонала.
- Ответственность за нарушение Положения – дисциплинарные и административные меры.
Задачи и функции агентства
Согласно Положению, агентство по делам архивов обязано:
- Вести годовые описи дел постоянного хранения и личного состава.
- Подготавливать и представлять описи на рассмотрение экспертных комиссий организации и соответствующего государственного архива.
- Обеспечивать правильную классификацию и систематизацию архивных документов.
- Гарантировать сохранность и доступность архивных материалов в соответствии с нормативными требованиями.
- Осуществлять контроль за соблюдением сроков хранения и условий передачи документов в государственные архивы.
- Проводить информационно‑техническую поддержку (внедрение электронных систем, например, ГИС‑Платформа ЦХЭД).
Права и обязанности работников
| Права | Обязанности |
|---|---|
| Получать доступ к нормативным документам и инструкциям по архивному делу. | Вести учёт входящих и исходящих архивных документов в соответствии с установленными формами. |
| Участвовать в подготовке и согласовании описи. | Соблюдать сроки передачи материалов в государственные архивы. |
| Обращаться за разъяснениями к руководителю агентства. | Обеспечивать сохранность оригиналов и копий архивных документов. |
| Инициировать предложения по улучшению архивных процессов. | Участвовать в обучающих семинарах и повышении квалификации. |
Порядок разработки и внесения изменений
Все изменения в Положение вносятся посредством приказа руководителя организации. Процедура выглядит следующим образом:
- Инициатива – предложение по изменению исходит от руководителя подразделения, экспертов или самого агентства.
- Экспертная оценка – подготовка проекта изменения, его согласование с юридическим отделом и Росархивом (при необходимости).
- Утверждение – приказом руководителя организации.
- Ознакомление – важные сотрудники обязаны подписать акт о знакомстве с новым Положением.
- Архивирование – старый вариант Положения помещается в архив организации.
Взаимодействие с Федеральным архивным агентством
Росархив выполняет контрольные функции и оказывает методологическую поддержку. Основные точки контакта:
- Согласование годовых опсис и их передача в государственный архив.
- Получение рекомендаций по внедрению информационных систем (например, ГИС‑Платформа ЦХЭД, реализованная ITFB Group для Службы по делам архивов ЯНАО).
- Участие в совместных семинарах и обучающих мероприятиях.
- Контроль за соблюдением сроков и условий передачи документов.
Пример практического применения
В 2026 году на официальном интернет‑портале правовой информации было опубликовано Положение, вступившее в силу 13 февраля 2026 года. В рамках его реализации:
- ITFB Group развернула региональный архив для Службы по делам архивов ЯНАО на базе дистрибутива ГИС Платформа ЦХЭД.
- Был сформирован ежегодный план составления и представления описи дел постоянного хранения.
- Все изменения в Положение вносились через приказ, а ключевые сотрудники прошли обязательный инструктаж и подписали акт о знакомстве.
Положение об агентстве по делам архивов – фундаментальный документ, который регулирует порядок ведения архивного дела в организации, определяет её обязанности перед государственными архивами и обеспечивает сохранность исторически ценных документов. Правильное составление, своевременное обновление и строгий контроль за выполнением Положения позволяют организации соответствовать требованиям Федерального архивного агентства, минимизировать риски утраты информации и повысить эффективность работы с архивными материалами.
Ключевые выводы:
- Положение базируется на федеральных нормативных актах (Указ Президента РФ от г.).
- В нём чётко прописаны задачи, функции, права и обязанности работников агентства.
- Изменения вносятся приказом и требуют обязательного ознакомления персонала.
- Эффективное взаимодействие с Росархивом и внедрение современных ИТ‑решений (ГИС‑Платформа ЦХЭД) повышают качество архивного управления.
Статья подготовлена в соответствии с запросом пользователя и содержит актуальную информацию на г.