Положение об архиве – нормативный документ, регламентирующий порядок создания, ведения, хранения, учёта и использования архивных документов, образующихся в деятельности администрации городского округа. Оно является обязательным для исполнения всеми подразделениями администрации и служит базой для взаимодействия с государственными и муниципальными архивами.

Правовые основы

Положение разрабатывается в соответствии с:

• Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» от № 125-FЗ;
• Методическими рекомендациями Росархива по организации хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов (в т.ч. электронных и аудиовизуальных);
• Региональными нормативными актами, регулирующими архивную деятельность в субъекте РФ;
• Внутренними регламентами администрации городского округа.

Цели и задачи положения

1. Обеспечение сохранности и достоверности архивных документов, образующихся в ходе выполнения государственных и муниципальных функций.
2. Создание единой системы учёта и доступа к архивным материалам.
3. Согласование действий администрации с государственным и муниципальным архивом в части комплектования и передачи документов.
4. Регулирование работы с электронными и аудиовизуальными архивными документами.
5. Установление ответственности за нарушение требований к архивному делу.

Структура положения

Положение обычно состоит из следующих разделов:

1. Общие положения – цель, сфера применения, правовая база.
2. Определения терминов – ключевые понятия (архивный документ, архивный фонд, комплектование и др.).
3. Организационная структура – органы и должностные лица, ответственные за архивную работу.
4. Порядок создания и ведения архива – формирование архивного помещения, оборудование, требования к условиям хранения.
5. Комплектование и передача документов – сроки, формы, порядок взаимодействия с государственным архивом.
6. Учёт и инвентаризация – регистрация, учётные карточки, периодичность инвентаризации.
7. Доступ и использование – порядок предоставления документов, ограничения, защита персональных данных.
8. Сохранность и консервация – мероприятия по защите от физического и электронного разрушения.
9. Работа с электронными архивными документами – форматы, системы электронного документооборота, резервное копирование.
10. Ответственность и контроль – виды ответственности, контрольные органы, порядок проведения проверок.
11. Порядок утверждения и внесения изменений – процедура разработки, согласования и регистрации положения.

Основные положения

Организационная структура

Для выполнения функций архива в администрации создаётся отдел архивного дела (или подразделение в рамках отдела документационного обеспечения). В его состав входят:

• Главный архивариус – отвечает за общее руководство архивом;
• Специалисты по комплектованию и учёту документов;
• Технические специалисты по обслуживанию электронных архивов;
• Сотрудники, отвечающие за консервацию и физическую охрану архивных материалов.

Архивное помещение

Помещение, предназначенное для хранения архивных документов, должно соответствовать чек‑листу требований к архивному помещению (температура + 18…+ 22 °C, относительная влажность 45‑55 %, отсутствие прямого солнечного света, защита от влаги и пыли, система контроля доступа).

Комплектование и передача документов

Документы, подлежащие передаче в государственный архив, комплектуются в соответствии с установленными сроками комплектования (обычно 3–5 лет после их создания). Процедура включает:

1. Определение категории и подкатегории документов;
2. Составление комплектов (документ + сопроводительные материалы);
3. Подписание акта о передаче;
4. Транспортировка в архив с соблюдением требований к сохранности.

Учёт и инвентаризация

Все архивные документы фиксируются в архивном реестре (электронной базе данных). В реестр вносятся:

• Уникальный идентификационный номер;
• Наименование, дата создания, срок хранения;
• Сведения о комплектовании и передаче;
• Текущее место нахождения (внутренний архив/государственный архив).

Инвентаризация проводится не реже одного раза в три года и документируется актом инвентаризации.

Доступ к архивным документам

Доступ предоставляется в соответствии с принципом «законность – необходимость – минимальность». Основные правила:

• Граждане и организации могут запросить документы в порядке, установленном Федеральным законом «Об информации, информационных технологиях и защите информации»;
• Документы, содержащие персональные данные, сведения о государственной тайне или коммерческую тайну, доступны только после получения соответствующего разрешения;
• Все запросы фиксируются в журнале доступа.

Сохранность и консервация

Для обеспечения долговременного хранения применяются:

• Регулярный мониторинг микроклимата;
• Периодическая консервация (влажность, очистка, ремонт повреждённых листов);
• Создание резервных копий электронных документов (не менее двух копий, хранящихся в разных местах).

Электронные архивные документы

Электронные документы оформляются в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Электронный документ». Основные требования:

1. Формат хранения – открытые и стандартизованные (PDF/A, XML, TIFF);
2. Метаданные – обязательные поля (дата создания, автор, классификатор);
3. Подпись – электронная подпись, подтверждающая подлинность;
4. Резервное копирование – ежедневное автоматическое создание копий, хранение в облачном и локальном хранилищах.

Ответственность и контроль

За нарушение требований положения отвечают:

• Главный архивариус – административная ответственность за организацию работы архива;
• Сотрудники, допустившие утрату или порчу документов – дисциплинарная и, при необходимости, уголовная ответственность;
• Контроль осуществляют: отдел внутреннего контроля администрации, Росархив и уполномоченный орган по архивному делу субъекта РФ.

Порядок утверждения и внесения изменений

Процедура включает следующие этапы:

1. Разработка проекта положения в рабочей группе (архивариус + юридический отдел + ИТ‑отдел);
2. Экспертиза проекта в Росархиве или региональном архивном управлении;
3. Согласование с руководителем администрации;
4. Утверждение постановлением главы администрации;
5. Регистрация в реестре нормативных правовых актов муниципального образования;
6. Обновление положения – не реже одного раза в пять лет или при изменении законодательства.

Примерный шаблон положения (структурный план)

Ниже приведён упрощённый план, который может быть использован при разработке собственного документа.

Общие положения
 1.1. Цель и сфера применения
 1.2. Правовая основа
Терминология
Организационная структура
 3.1. Руководитель архива
 3.2. Состав подразделения
Требования к архивному помещению
Порядок формирования архивного фонда
 5.1; Классификация документов
 5.2. Сроки комплектования
Учёт и инвентаризация
 6.1. Архивный реестр
 6.2. Периодичность инвентаризации
Доступ к архивным документам
 7.1. Публичный доступ
 7.2. Ограниченный доступ
Сохранность и консервация
 8.1. Физическая консервация
 8.2. Электронные копии и резервное хранение
Ответственность
 9.1. Дисциплинарная
 9.2. Административная
Порядок утверждения и внесения изменений
 10.1. Процедура разработки
 10.2. Экспертиза и согласование
 10.3. Регистрация и публикация

Положение об архиве администрации городского округа – ключевой документ, который обеспечивает законность, системность и надёжность работы с архивными материалами. Его правильное составление и своевременное обновление позволяют:

• Сохранить историческую и правовую ценность документов;
• Обеспечить прозрачность деятельности органов местного самоуправления;
• Упростить взаимодействие с государственными архивами и контролирующими органами;
• Гарантировать доступность информации для граждан и исследователей.

Рекомендуется регулярно проводить аудит положения, привлекать экспертов Росархива и использовать современные ИТ‑решения для управления электронными архивными документами.

Дата актуализации: