Дата актуализации: 11 июля 2026 г.
Общие положения
Положение об архиве агентства по делам архивов (далее – Положение) – нормативный документ, регламентирующий порядок создания, ведения, хранения, использования и охраны архивных фондов, формируемых в рамках деятельности Федерального архивного агентства (ФАА) и иных государственных, муниципальных и публичных организаций, выступающих источниками комплектования государственных архивов.
Положение разрабатывается в соответствии с подпунктом 8 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утверждённого Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. (№ 294). Оно обязано соответствовать требованиям:
- Федерального закона «Об архивных фондах и архивных документах» от 22 июня 2003 г. № 126‑ФЗ;
- Требованиям ГОСТ 7.0‑2003 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Архивное дело»;
- Регламентам и методическим рекомендациям ФАА.
Цели и задачи Положения
- Обеспечение законности формирования и комплектования государственных и муниципальных архивов.
- Установление единой процедуры создания, регистрации, описания и учета архивных документов.
- Гарантирование сохранности архивных фондов в течение установленного срока хранения.
- Обеспечение доступа к архивным документам в рамках правовых ограничений.
- Содействие цифровизации архивных материалов и внедрению электронных архивов.
Сфера применения
Положение распространяется на:
- Архивы Федерального архивного агентства;
- Архивы государственных органов исполнительной власти, органов местного самоуправления;
- Архивы организаций, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов (далее – Архив организации);
- Подразделения и филиалы ФАА, а также их дочерние структуры.
Основные понятия
| Термин | Определение |
|---|---|
| Архивный документ | Документ, созданный в процессе осуществления управленческой, хозяйственной, научно‑исследовательской, культурной или иной деятельности, подлежащий включению в архивный фонд. |
| Архивный фонд | Систематизированный набор архивных документов, объединённых по принципу происхождения, содержания или функции. |
| Срок хранения | Период, в течение которого архивный документ сохраняется в архиве в соответствии с нормативными актами. |
| Комплектование | Процесс передачи архивных документов от организации‑источника в государственный (муниципальный) архив. |
Структура архива агентства
Внутренняя структура архива ФАА формируется в соответствии с требованиями Положения и может включать следующие подразделения:
- Отдел создания и приёма архивных документов – отвечает за регистрацию новых поступлений.
- Отдел описания и классификации – формирует описательные карточки, метаданные и классификацию фондов.
- Отдел хранения и консервации – обеспечивает физическую и химическую сохранность документов.
- Отдел доступа и обслуживания пользователей – регулирует выдачу документов, консультирует запросчиков.
- Отдел цифровой обработки и электронного архива – отвечает за сканирование, оцифровку и хранение электронных копий.
- Отдел контроля и аудита – проводит проверки соблюдения Положения.
Порядок формирования и комплектования архивных фондов
Регистрация поступающих документов
- Получение оригинальных и копий документов от подразделений организации‑источника.
- Проверка соответствия документов требованиям к архивному статусу (по ФЗ 126‑ФЗ).
- Внесение записи в журнал регистрации (электронный или бумажный).
- Назначение уникального архивного номера (система нумерации: год‑код подразделения‑порядковый номер).
Описание и классификация
- Составление описательной карточки (шапка, содержание, сроки, физическое состояние).
- Присвоение классификационного кода в соответствии с Классификатором архивных фондов.
- Внесение данных в электронную архивную систему (EAS).
Хранение
Документы размещаются в специально оборудованных помещениях, отвечающих требованиям по:
- Температурному режиму (18‑22 °C);
- Влажности (45‑55 %);
- Защите от пыли, света, механических повреждений.
Для особо ценных или уязвимых материалов предусмотрены консервационные мероприятия (влажные и сухие консервации, реставрация).
Права и обязанности сотрудников архива
| Должностные лица | Обязанности | Права |
|---|---|---|
| Главный архивариус | Организация работы архива, контроль за соблюдением Положения, взаимодействие с руководством ФАА. | Подписывать акты приёма‑передачи, инициировать проведение аудитов. |
| Специалист по приёму документов | Регистрация, проверка соответствия, выдача временных номеров. | Запрашивать недостающие документы у подразделений‑источников. |
| Консерватор | Оценка состояния, проведение профилактических мероприятий, реставрация. | Откладывать документы в отдельные зоны хранения. |
| Сотрудник отдела доступа | Обслуживание запросов, выдача копий, контроль за соблюдением ограничений. | Отказывать в доступе в случае нарушения правовых норм. |
Доступ к архивным документам
Доступ регулируется в соответствии с ФЗ 126‑ФЗ и внутренними регламентами ФАА.
- Открытый доступ – документы, не подпадающие под ограничения (секретность, персональные данные).
- Ограниченный доступ – документы, требующие согласования (например, документы, содержащие персональные данные, коммерческую тайну).
- Запретный доступ – документы, отнесённые к государственной тайне, сведения о которых подлежат защите в течение установленного срока.
Запросы оформляются в виде письма‑запроса или через электронную систему доступа. При положительном решении выдается акт выдачи с указанием количества копий и условий использования.
Оцифровка и электронный архив
В рамках цифровой трансформации ФАА реализует следующие мероприятия:
- Сканирование оригинальных документов с разрешением не менее 300 dpi.
- Создание метаданных в соответствии с международными стандартами (ISO 14721 – OAIS).
- Хранение электронных копий в защищённом серверном хранилище с резервным копированием (3‑кратное копирование, географическое распределение).
- Обеспечение электронного доступа через специализированный портал (с аутентификацией по сертификатам).
Контроль и аудит
Контроль за исполнением Положения осуществляеться:
- Внутренними аудиторами ФАА (периодичность – раз в полугодие).
- Контрольными органами Росархива (ежегодные проверки).
- Самоаудитами подразделений архива (ежемесячные сверки реестров).
Результаты проверок фиксируются в актe проверки и вносятся в план корректирующих действий.
Ответственность за нарушение Положения
- За нарушение порядка регистрации и учёта документов – дисциплинарная ответственность в соответствии с Трудовым кодексом РФ.
- За утрату, порчу или несанкционированный доступ к архивным документам – административная ответственность (штрафы, предусмотренные ФЗ 126‑ФЗ).
- За преднамеренное разглашение сведений, охраняемых государственными тайнами – уголовная ответственность (УК РФ, статья 275).
Примерное положение об архиве организации
В качестве практического образца ФАА разработало примерное положение об архиве организации, которое распространяется на все организации‑источники, формирующие государственные и муниципальные архивы. Ключевые положения примерного документа включают:
- Обязанность вести журнал учёта архивных документов в электронном виде.
- Требования к срокам комплектования (не позднее 6 месяцев с момента создания документа).
- Порядок передачи документов в архив (акт передачи, подписи ответственных лиц).
- Установление ответственного за архивную работу (архивный координатор).
- Регламент проведения внутреннего контроля за соблюдением сроков и качества комплектования.
Это примерное положение рекомендуется адаптировать под конкретные условия каждой организации, учитывая её структуру, объёмы документооборота и специфику деятельности.
Заключительные положения
Положение об архиве агентства по делам архивов является живым документом, который подлежит пересмотру не реже одного раза в пять лет или при изменении нормативно‑правовой базы. Все изменения фиксируются в протоколе внесения поправок и утверждаются руководством ФАА.
Соблюдение Положения обеспечивает:
- Надёжную сохранность исторического и правового наследия;
- Прозрачность и доступность информации для граждан и исследователей;
- Эффективную работу государственных и муниципальных архивов;
- Соответствие международным стандартам архивного дела.
Автор статьи: виртуальный помощник ChatGPT, 2026 г.