Положение об архиве централизованной бухгалтерии – это внутренний нормативный документ, который регламентирует порядок создания, ведения, хранения и утилизации бухгалтерских документов, находящихся в централизованном архиве организации. Данный акт необходим для обеспечения:

• соблюдения требований законодательства о бухгалтерском учете и архивном деле;
• контроля над сроками хранения и доступа к документам;
• упрощения поиска и использования архивных материалов;
• сокращения рисков потери или искажения информации.

Правовая основа

Разработка и утверждение положения об архиве регулируется рядом нормативных актов:

1. Федеральный закон № 125‑ФЗ от «Об архивном деле в Российской Федерации»;
2. Приказ Минкультуры России № 558 от «О перечне типовых управленческих архивных документов и сроках их хранения»;
3. Приказ Федерального архивного агентства № 42 от 2026 года (утверждает примерное положение об архиве организации);
4. Положение о бухгалтерском учете и финансовой отчетности, утверждённое Минфином РФ (например, приказ от № 105);
5. Внутренние нормативные акты организации (устав, регламент бухгалтерского учета, локальные приказы).

Все указанные документы образуют правовую основу, на которой формируется конкретное положение об архиве централизованной бухгалтерии.

Цели и задачи положения

• Определить порядок формирования централизованного бухгалтерского архива;
• Установить сроки хранения различных видов бухгалтерских документов;
• Регламентировать доступ к архивным материалам и их использование;
• Обеспечить соблюдение требований к конфиденциальности и защите информации;
• Описать процедуры передачи, перемещения и утилизации архивных документов.

Структура типового положения

Ниже представлена рекомендация по разделам, которые обычно включаются в положение об архиве централизованной бухгалтерии.

1. Общие положения
   • Наименование документа, дата утверждения, номер приказа;
   • Основания для разработки (законы, приказы, внутренние регламенты);
   • Термины и определения (архив, документ, срок хранения, доступ и т.д.).
2. Сфера применения
   • К каким подразделениям и видам документов относится положение;
   • Краткое описание централизованного бухгалтерского архива.
3. Организационная структура архива
   • Ответственные лица (начальник отдела бухгалтерии, архивный специалист, главный бухгалтер);
   • Подразделения, участвующие в формировании и обслуживании архива;
   • Порядок назначения и освобождения от должностей.
4. Виды документов и сроки их хранения
   • Перечень первичных учетных документов (накладные, счета‑фактуры, платежные поручения и др.) и их сроков хранения (обычно 5–10 лет);
   • Бухгалтерские регистры, финансовая отчетность – срок 5 лет;
   • Аудиторские заключения – срок 5 лет;
   • Документы, подлежащие бессрочному хранению (уставные документы, учредительные акты, решения органов управления).
5. Порядок формирования архива
   • Этапы: сбор, классификация, регистрация, размещение;
   • Используемые классификаторы (по типу, дате, подразделению);
   • Регистрационный журнал (номер, дата, наименование, срок хранения).
6. Условия доступа и использования
   • Кто имеет право доступа (главный бухгалтер, ревизор, уполномоченные лица);
   • Порядок подачи заявок на просмотр/копирование документов;
   • Требования к защите конфиденциальной информации.
7. Контроль и проверка
   • Периодичность внутреннего аудита архива (не реже одного раза в год);
   • Ответственность за несоблюдение сроков хранения и доступа;
   • Отчетность о состоянии архива.
8. Утилизация и передача документов
   • Процедура уничтожения документов по истечении срока хранения;
   • Требования к документированию утилизации (акт об утилизации, подписи ответственных);
   • Возможность передачи документов в государственный архив (при необходимости).
9. Ответственность за нарушение положения
   • Дисциплинарные меры в соответствии с Трудовым кодексом и внутренними нормативами;
   • Возможность привлечения к административной ответственности.
10. Порядок внесения изменений в положение
    • Кто имеет право инициировать изменения;
    • Процедура согласования и утверждения (совет директоров, бухгалтерский совет и т.д.).

Как разработать собственное положение

Для создания эффективного документа рекомендуется следовать следующему алгоритму:

1. Сбор исходных данных
   • Изучить действующее законодательство (125‑ФЗ, приказы Минкультуры, отраслевые нормативы);
   • Определить перечень всех бухгалтерских документов, образующихся в организации;
   • Согласовать сроки хранения с юридическим отделом.
2. Формирование проекта положения
   • Использовать типовой шаблон (например, «Примерное положение об архиве организации», доступный для скачивания в формате RTF/PDF);
   • Заполнить шаблон актуальными данными (наименование организации, реквизиты, сроки хранения конкретных документов);
   • Привлечь к работе специалистов: главный бухгалтер, архивный специалист, ИТ‑службу (для электронного архива).
3. Экспертиза и согласование
   • Провести юридическую экспертизу проекта;
   • Согласовать положения с руководителями подразделений, ответственными за документооборот;
   • Получить подписи уполномоченных лиц (директор, главный бухгалтер, руководитель ИТ‑отдела).
4. Утверждение
   • Подать проект на утверждение в высший орган управления (совет директоров, собрание учредителей);
   • После утверждения оформить документ приказом (номер, дата, подписи).
5. Внедрение и обучение персонала
   • Разработать инструкцию по работе с архивом (пошаговые алгоритмы);
   • Провести обучающие семинары для бухгалтеров и архивных специалистов;
   • Обеспечить доступ к электронным формам журналов и реестров.
6. Контроль и корректировка
   • Назначить ответственного за мониторинг соблюдения положения;
   • Проводить ежегодный аудит и вносить изменения при необходимости (изменения в законодательстве, реорганизация подразделений).

Примерный образец положения (сокращённый)

Ниже приведён фрагмент типового положения, который можно адаптировать под нужды вашей организации.

ПОЛОЖЕНИЕ О ЦЕНТРАЛИЗОВАННОМ БУХГАЛТЕРСКОМ АРХИВЕ
Утверждено приказом № ___ от "__" _______ 20__ г.

Общие положения
Настоящее Положение регламентирует порядок формирования, хранения, использования и утилизации бухгалтерских документов, находящихся в централизованном архиве организации.

Положение разработано в соответствии с ФЗ №125‑ФЗ, приказом Минкультуры РФ №558 и внутренними нормативными актами организации.

Сфера применения
Положение распространяется на все подразделения, формирующие бухгалтерскую документацию.

К архиву относятся: первичные учетные документы, бухгалтерские регистры, финансовая отчётность, аудиторские заключения, справки и др.

Сроки хранения
Первичные учетные документы – 5 (пять) лет.

Бухгалтерские регистры и финансовая отчётность – 5 (пять) лет.

Аудиторские заключения – 5 (пять) лет.

Учредительные и уставные документы – бессрочно.
Ответственность
За соблюдение Положения отвечает главный бухгалтер.

За ведение реестра архивных документов – архивный специалист.

За нарушение сроков хранения предусмотрена дисциплинарная ответственность в соответствии с ТК РФ.

Порядок доступа
Доступ к архиву имеют: главный бухгалтер, ревизор, уполномоченные лица.

Запросы на просмотр документов оформляются в письменной форме и регистрируются в журнале доступа.

Утилизация
По истечении срока хранения документы подлежат утилизации в соответствии с актом об утилизации, подписанным главным бухгалтером и руководителем отдела охраны труда.

Внесение изменений
Изменения в Положение вносятся приказом руководителя организации после согласования с юридическим отделом.

Подписи:
_____________________ (Главный бухгалтер)
_____________________ (Руководитель организации)

Электронный архив vs. бумажный архив

В современных организациях всё чаще используется электронный архив. При переходе на электронный формат необходимо учесть дополнительные требования:

• Соответствие требованиям ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации»;
• Обеспечение резервного копирования и восстановления данных;
• Подписание электронных документов квалифицированной электронной подписью;
• Внедрение системы управления документами (СУД) с возможностью автоматической индексации и поиска.

Тем не менее, в большинстве случаев сохраняется двойное хранение (бумажный + электронный) до полного перехода на цифровой формат.

Практические рекомендации

• Регулярно обновляйте реестр архивных документов. Это упрощает контроль сроков хранения.
• Проводите обучение персонала не реже одного раза в год – новые сотрудники должны знать порядок работы с архивом.
• Внедрите систему контроля доступа (карточки, пароли, журнал входов) для предотвращения несанкционированного доступа.
• Тестируйте процесс утилизации – убедитесь, что уничтожение документов происходит в соответствии с нормативами (шредер, специализированные услуги).
• Сохраняйте копии всех приказов и актов, связанных с архивом, в отдельном «папке контроля» – это ускорит проверку со стороны контролирующих органов.

Положение об архиве централизованной бухгалтерии – ключевой документ, обеспечивающий законность и эффективность управления бухгалтерскими документами. Его правильное составление, утверждение и внедрение позволяют:

• Соблюдать требования законодательства;
• Снизить риски потери информации;
• Обеспечить прозрачность и контроль над финансовой документацией;
• Упростить процесс аудита и проверок со стороны контролирующих органов.

При разработке положения рекомендуется использовать готовые образцы (доступные в открытом доступе в формате RTF/PDF), адаптировать их под специфику вашей организации и регулярно проводить ревизию документа в соответствии с изменениями в законодательстве.

Если вам нужен готовый шаблон, вы можете скачать бесплатный образец «Положение об архиве централизованной бухгалтерии» по ссылке. Размер файла – 15,2 КБ.