Дата подготовки материала: (по всемирному координированному времени).

Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ) является центральным хранилищем документов, отражающих историю, культуру и правовое развитие страны. Для обеспечения единообразия в работе архивных учреждений разработаны нормативные акты, среди которых особое место занимает Положение об архиве государственного архива. Данный документ регламентирует порядок комплектования, хранения, учёта и использования архивных фондов, а также определяет права и обязанности сотрудников архива.

Нормативная база

Положение основано на следующих законодательных и нормативных актах:

• Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Приказ Министерства культуры РФ «Методические рекомендации по применению правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов архивного фонда Российской Федерации»;
• Приказ Росархива от № 77 «Редакция от » (включает примерное положение об архиве организации);
• Приказ Росархива от № 42 «Примерное положение об архиве организации» (зарегистрировано Минюстом России , рег. № 51895);
• Приказ Росархива от № … «Примерное положение о центральном архиве федерального органа государственной власти»;
• Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации (ред. от ).

Структура Положения

Положение об архиве государственного архива традиционно делится на несколько разделов, каждый из которых раскрывает конкретный аспект деятельности архива.

Общие положения

В данном разделе фиксируются:

• Предмет и цели положения;
• Определения ключевых терминов (архивный фонд, документ, комплектование, учёт и т.д.);
• Принципы единства и непрерывности архивного дела;
• Ссылка на Федеральный закон № 125‑ФЗ и иные нормативные акты.

Комплектование архивного фонда

Комплектование включает:

1. Выявление и отбор документов, подлежащих включению в архивный фонд;
2. Оценку их исторической, научной и практической ценности;
3. Оформление актов приёма‑передачи;
4. Ведение реестра комплектования (форма № А‑1).

Важно отметить, что комплектование осуществляется в соответствии с Примерным положением об архиве организации (Приказ Росархива от № 42) и методическими рекомендациями по применению правил 2015 года.

Хранение и обеспечение сохранности документов

В этом разделе прописаны требования к:

• Помещениям архива (температурный режим, влажность, защита от света, пожарная и охранная сигнализация);
• Упаковке и размещению документов (короба, стеллажи, специальные контейнеры для электронных носителей);
• Проведению профилактических мероприятий (реставрация, микроклиматический контроль, цифровизация);
• Учёту и инвентаризации фондов (периодическая инвентаризация не реже одного раза в пять лет).

Согласно Приказу Росархива от № 77, сроки хранения документов устанавливаются в зависимости от их категории (постоянное, временное, долгосрочное) и согласовываются с Федеральной архивной службой России.

Учёт и использование документов

Учёт ведётся в электронной и бумажной формах с использованием единой классификационной системы (ЕКСД). Основные положения:

• Создание и ведение описей, карточек учёта, электронных каталогов;
• Обеспечение доступа пользователям к документам в читальных залах и через удалённый доступ (электронные ресурсы);
• Регламентация выдачи копий, предоставления справок и проведения научных исследований;
• Запрет на вывоз документов за пределы архива без специального разрешения.

Научно‑справочный аппарат и информационное обслуживание

Для повышения эффективности работы архива предусмотрено:

• Создание справочников, указателей, библиографических пособий;
• Ведение электронного каталога с возможностью полнотекстового поиска;
• Организация выставочной и издательской деятельности;
• Подготовка и публикация научных трудов, основанных на архивных материалах.

Ответственность и контроль

В данном разделе определены:

• Обязанности руководителя архива и сотрудников;
• Порядок проведения внутреннего и внешнего аудита;
• Меры ответственности за нарушение положения (дисциплинарные, административные, в случае умышленного уничтожения документов – уголовная);
• Процедура рассмотрения жалоб и предложений пользователей.

Практическое применение Положения

На основе приведённых нормативных актов и методических рекомендаций архивные учреждения могут разрабатывать свои внутренние положения, учитывая специфику своего профиля (федеральный орган, муниципальное образование, научная организация и т.д.). Типовые шаблоны включают:

• Регламент комплектования и приёма‑передачи документов;
• Инструкция по хранению и обеспечению сохранности;
• Правила предоставления доступа и использования архивных материалов;
• План мероприятий по цифровизации и созданию электронного фонда.

Примерный порядок разработки собственного положения:

1. Изучение федерального законодательства и приказов Росархива;
2. Анализ текущего состояния архивного фонда (состояние документов, наличие учёта);
3. Формулирование целей и задач архива на ближайшие 3‑5 лет;
4. Составление проекта положения с учётом структуры, указанной выше;
5. Согласование проекта с юридическим отделом и утверждение руководителем учреждения;

Положение об архиве государственного архива является фундаментальным документом, обеспечивающим системный подход к управлению архивным фондом. Его соблюдение гарантирует сохранность документального наследия, повышает доступность информации для исследователей и граждан, а также способствует выполнению государственных функций в области архивного дела. Актуальность положения подтверждается регулярными обновлениями нормативной базы (приказы Росархива, методические рекомендации) и необходимостью адаптации к современным технологиям хранения и использования информации (цифровые архивы, электронные документы, облачные решения).

Для более детального изучения рекомендуется обратиться к полным текстам указанных нормативных актов, а также к публикациям в профессиональных журналах (например, «Делопроизводство», 2024, № 1 – статья Фионовой Л.Р. и Улановой С.А. о внедрении новых правил организации хранения архивных документов).

---

Автор статьи: виртуальный помощник, созданный для предоставления справочной информации по архивному делу.