Документ регламентирует порядок создания, организации и деятельности архива, являющегося структурным подразделением государственного автономного учреждения (ГАУ). Он определяет цели, задачи, функции архива, порядок комплектования, хранения, учёта и использования документов, а также взаимодействие с государственными и муниципальными архивами.

Нормативная база

Положение разрабатывается на основании:

• Федерального закона № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Приказа Федерального архивного агентства от № 132 «Об утверждении примерного положения об архиве организации»;
• Методических рекомендаций Министерства культуры РФ по применению правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ;
• Внутренних нормативных актов ГАУ (устав, внутренние регламенты).

Цели и задачи архива

Цели

Обеспечение сохранности документного наследия учреждения, формирование архивного фонда, доступность документов для служебного и научного использования, подготовка документов к передаче на постоянное хранение в государственные архивы.

Задачи

1. Комплектование документов, образовавшихся в деятельности ГАУ;
2. Хранение документов согласно установленным срокам и условиям;
3. Учёт и описание архивных дел (создание описей, карточек, электронных каталогов);
4. Обеспечение доступа к документам сотрудников учреждения, исследователей и иных заинтересованных лиц в соответствии с законодательством;
5. Подготовка документов к передаче на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив;
6. Соблюдение требований конфиденциальности и защиты персональных данных;
7. Взаимодействие с вышестоящими архивными органами (Федеральное архивное агентство, архивы субъектов РФ).

Структура архива

Архив ГАУ является структурным подразделением и включает в себя следующие функциональные отделы:

• Отдел комплектования и приёма документов;
• Отдел хранения и реставрации;
• Отдел учёта, описания и формирования описей;
• Отдел использования и предоставления информации;
• Отдел взаимодействия с государственными архивами.

Каждый отдел возглавляет ведущий специалист, подчиняющийся руководителю архива (главному архивариусу).

Порядок комплектования документов

Комплектование осуществляется в соответствии с Нормативным перечнем документов, подлежащих хранению в архиве, утверждённым приказом руководителя ГАУ. Основные этапы:

1. Приём документов от структурных подразделений учреждения (приказы, договоры, финансово‑хозяйственные документы, кадровые дела, проекты и т.д.);
2. Предварительная проверка на completeness и соответствие требованиям хранения;
3. Классификация по видам (управленческие, финансово‑хозяйственные, кадровые, научные, технические) и по срокам хранения (временные – до 10 лет, постоянные – свыше 10 лет);
4. Оформление сопроводительных документов (акты приёма‑передачи, описи);
5. Размещение в фондах хранения с учётом условий (температура, влажность, освещение).

Хранение и учёт документов

Условия хранения

Документы хранятся в специализированных помещениях, отвечающих санитарно‑гигиеническим и противопожарным нормам. Для документов с длительными сроками хранения применяются:

• Климатические системы (поддержание T = 18 ± 2 °C, RH = 45 ± 5 %);
• Полки и стеллажи из некоррозионных материалов;
• Система противопожарной защиты (автоматические датчики, огнетушители).

Учёт и описание

Каждая единица хранения получает индекс и вносится в электронный каталог архива. Описание включает:

• Наименование дела;
• Количество листов;
• Тематическое содержание;
• Срок хранения;
• Место расположения (номер стеллажа, полки, ящика).

Ведутся журналы поступления, внутреннего перемещения и выдачи документов.

Использование и предоставление информации

Доступ к документам осуществляется по письменному запросу. Заявка рассматривается в течение 5 рабочих дней. При предоставлении информации соблюдаются:

• Требования Федерального закона № 152‑ФЗ «О персональных данных»;
• Режим конфиденциальности для документов, содержащих служебную или коммерческую тайну;
• Платность услуг в случаях, предусмотренных внутренним положением ГАУ (например, выдача копий, сканирование).

Передача документов на постоянное хранение

Документы, подлежащие передаче на постоянное хранение, оформляются актом передачи в государственный (муниципальный) архив. Передача осуществляется после:

1. Согласования с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта РФ в сфере архивного дела;
2. Подготовки описи и описи‑описи (передаточной описи);
3. Проверки completeness и состояния документов;
4. Подписания акта приёма‑передачи представителями ГАУ и принимающего архива.

Ответственность

Нарушение положения об архиве влечёт дисциплинарную, административную и, в случаях умышленного причинения ущерба, уголовную ответственность в соответствии с:

• Трудовым кодексом РФ;
• Кодексом об административных правонарушениях;
• Уголовным кодексом РФ (ст. 285 – злоупотребление должностными полномочиями, ст. 272 – неправомерный доступ к компьютерной информации).

Порядок утверждения и изменения положения

Положение об архиве ГАУ:

1. Разрабатывается руководителем архива совместно с юридическим отделом;
2. Согласовывается с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта РФ в сфере архивного дела;
3. Утверждается приказом руководителя ГАУ;
4. Вносится в локальные нормативные акты учреждения;
5. Подлежит пересмотру не реже одного раза в пять лет или при изменении законодательства.

Положение об архиве государственного автономного учреждения является ключевым документом, обеспечивающим системный подход к управлению документным потоком, сохранению исторической памяти учреждения и выполнению обязательств перед государством в части архивного дела. Соблюдение его положений гарантирует законность, прозрачность и эффективность работы архива, а также способствует укреплению доверия со стороны сотрудников, партнёров и общества.