Назначение документа – установить правовые, организационные и технические основы создания, функционирования и использования архива государственного предприятия, а также определить порядок работы с архивными документами в соответствии с действующим законодательством РФ․

Правовые основы

Положение разрабатывается на базе следующих нормативных актов:

• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (от );
• Приказ Федерального архивного агентства от 25 февраля 2019 г․ № 30 «Об утверждении Примерного положения о центральном архиве федерального органа государственной власти»;
• Приказ Минкультуры России от 19 февраля 2024 г․ № И / 2024 «Об утверждении требований к организации архивного хранения»;
• Иные нормативные правовые акты, регламентирующие работу с документами (ТКП, ГОСТы, локальные нормативные акты предприятия)․

Общие положения

1. Наименование архива: Архив «[Полное название государственного предприятия]»․
2. Место нахождения: юридический адрес предприятия, помещение № [номер] (помещение, отвечающее требованиям пожарной безопасности, микроклимата и охраны)․
3. Подчинённость: архив подчиняется непосредственно директору предприятия (или главному бухгалтеру в зависимости от структуры)․
4. Срок действия: Положение вступает в силу с момента его официального утверждения и действует до его замены или отмены․

Цели и задачи архива

Основные цели:

• Сохранение и обеспечение достоверности официальных документов предприятия․
• Обеспечение доступа к архивным материалам для служебного, научного и публичного использования в пределах, установленных законом․
• Поддержка процессов управления рисками и контроля за соблюдением нормативных требований․

Структура архива

Внутренняя организация архива может включать следующие подразделения (в зависимости от объёма и специфики документации):

Порядок приёма и регистрации документов

1. Документы поступают в архив в оригинале или в виде копий, заверенных уполномоченными лицами․
2. Сотрудник отдела приёма оформляет акт приёма‑передачи и вносит запись в журнал регистрации (номер, дата, наименование, срок хранения)․
3. Документы классифицируются согласно единой системе классификации делопроизводства (по видам, тематикам, срокам хранения)․
4. После классификации документы распределяются по хранилищам (физическим и/или электронным) в соответствии с их сроком и формой хранения․

Сроки и формы хранения

Сроки хранения определяются нормативными актами и внутренними регламентами предприятия․ Примерный перечень:

• Документы, подлежащие постоянному хранению (устав, лицензии, акты о создании, финансовая отчётность) – бессрочно;
• Документы, подлежащие долгосрочному хранению (контракты, договоры, проектная документация) – от 5 до 10 лет;
• Документы, подлежащие краткосрочному хранению (служебные записки, внутренние приказы) – до 3 лет․

Формы хранения:

• Физическая (бумажные) – в архивных коробках, помещенных в стеллажи, защищённые от влаги и пыли․
• Электронная – в специализированных системах электронного документооборота (ЭДО) с резервным копированием․

Доступ к архивным материалам

Доступ регулируется в зависимости от категории документа:

• Открытый доступ – документы, не содержащие сведений, охраняемых законом (например, публичные отчёты)․
• Ограниченный доступ – документы, содержащие персональные данные, коммерческую тайну, государственную тайну; доступ только уполномоченным лицам․
• Запретный доступ – документы, отнесённые к категории «секретно», доступ только после получения соответствующего допуска․

Запросы обрабатываются в течение 5 рабочих дней (для открытого доступа) и 10‑15 рабочих дней (для ограниченного доступа) после получения полного пакета документов, подтверждающих право доступа․

Охрана и сохранность архивных документов

Для обеспечения сохранности применяются следующие меры:

1. Контроль микроклимата: температура 18‑22 °C, относительная влажность 45‑55 %․
2. Защита от пыли и загрязнений: использование архивных коробок, пленок, антистатических материалов․
3. Пожарная безопасность: наличие автоматических систем пожаротушения (газовые, водяные спринклеры) и регулярные проверки․
4. Контроль доступа: система видеонаблюдения, электронные пропуска, журнал входов‑выходов․
5. Регулярные инспекции: плановые проверки состояния документов (каждые 6 месяцев)․

Оцифровка и работа с электронными архивами

Электронные архивы создаются в соответствии с Техническим регламентом о цифровой подписи и электронных документах․ Основные этапы:

• Сканирование оригиналов в формате PDF/A‑2 (долгосрочное хранение);
• Метаданные: каждый файл получает уникальный идентификатор, дату сканирования, ссылку на оригинал․
• Хранение в системе с резервным копированием (не менее 3 копий в разных географических точках)․
• Контроль целостности: периодическое сравнение контрольных сумм (SHA‑256)․

Ответственность и контроль

Ответственность за соблюдение Положения возлагается на:

• Директора предприятия – общая ответственность за организацию архивного дела․
• Главного архиваря (или руководителя архивного отдела) – ежедневный контроль за выполнением процедур․
• Сотрудников, передающих документы – обязанность своевременно и правильно оформлять передаваемые материалы․

Контроль осуществляется внутренним аудитором и внешними органами (Федеральное архивное агентство, Роскомнадзор)․

Порядок уничтожения архивных документов

Уничтожение допускается только после истечения установленного срока хранения и при отсутствии запретов на уничтожение․ Процедура включает:

1. Подготовку акта об уничтожении (подписывают руководитель архива и уполномоченное лицо)․
2. Уничтожение в специализированных shredding‑устройствах (для бумажных документов) или надёжное удаление (для электронных файлов)․
3. Сохранение акта в архиве в течение минимум 5 лет․

Примерный образец Положения

Ниже приведён фрагмент типового текста Положения, который может быть адаптирован под конкретное предприятие․

ПОЛОЖЕНИЕ
о создании и функционировании архива государственного предприятия
«[Наименование]»
Общие положения
Архив предприятия (далее – Архив) создаётся в целях сохранения, систематизации и обеспечения доступа к документам, образующим официальную деловую историю предприятия․
Архив подчиняется непосредственно директору предприятия․

Задачи Архива
Приём, регистрация и классификация всех входящих документов․
Обеспечение условий хранения, соответствующих требованиям ФЗ «Об архивном деле»․
Осуществление доступа к документам в соответствии с их классификацией․

Организационная структура
В Архиве формируются следующие отделы: Приёма и регистрации, Хранения, Доступа и выдачи, Цифровой обработки, Охраны и реставрации․
․․․

(далее – полные разделы, аналогичные изложенным выше)

Примерное положение об архиве государственного предприятия – это фундаментальный документ, который обеспечивает законность, порядок и эффективность работы с документами․ Его разработка должна учитывать:

• Требования действующего законодательства;
• Специфику деятельности предприятия (объём, виды документов, сроки хранения);
• Технические возможности (офисные помещения, ИТ‑инфраструктуру)․

При правильном внедрении Положение станет надёжным инструментом управления информационными ресурсами, снизит риски утраты данных и повысит прозрачность работы государственного предприятия․

Дата публикации: