Дата актуальности: 09 июля 2026 г.

Положение об архиве Министерства образования РФ — это ключевой локальный нормативный правовой акт‚ регламентирующий организацию архивного дела в ведомстве‚ порядок формирования‚ учета‚ хранения‚ комплектования и использования документов‚ составляющих архивный фонд министерства. Данный документ разрабатывается в строгом соответствии с федеральным законодательством и типовыми рекомендациями Росархива.

Нормативная правовая основа

Деятельность архива Министерства образования строится на иерархии нормативных актов:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — базовый закон‚ определяющий принципы‚ полномочия и ответственность.
• Постановление Правительства РФ от № 1385 «Об утверждении Положения о Федеральном архивном агентстве (Росархиве)», определяет функции надзорного органа.
• Приказ Росархива от № 99 «Об утверждении Типового положения об архиве федерального органа исполнительной власти» — методический документ‚ на базе которого разрабатывается ведомственное Положение.
• Устав Министерства образования РФ — устанавливает место архива в структуре министерства.
• Иные федеральные законы‚ указы Президента‚ постановления Правительства и приказы министра‚ затрагивающие вопросы документационного обеспечения управления и архивного дела.

Цели и задачи архива

Главная цель архива — обеспечение сохранности и документально подтвержденной доступности информации‚ необходимой для осуществления الوزством своих функций‚ а также для защиты прав и законных интересов граждан и организации.

Основные задачи:

1. Формирование архивного фонда: прием документов от структурных подразделений министерства‚ подведомственных организаций (при реорганизации/ликвидации) и иных источников.
2. Обеспечение сохранности: создание необходимых условий хранения (температура‚ влажность‚ пожаробезопасность‚ антибиологическая защита)‚ профилактическое консервирование‚ реставрация поврежденных документов.
3. Научно-справочная работа: составление описей‚ указателей‚ путеводителей‚ ведение электронных баз данных (ЭБД) и информационно-справочных систем (ИСС).
4. Предоставление документов: выдача архивных справок‚ выписок‚ копий для нужд министерства‚ граждан и организаций в установленном законом порядке.
5. Экспертиза документов: проведение экспертизы ценности и сроков хранения документов (актирование) с участием экспертной комиссии.
6. Методическое руководство: координация архивной работы в структурных подразделениях министерства и подведомственных организациях.

Структура и штатное положение

Архив является структурным подразделением (управлением‚ отделом или сектором) аппарата Министерства образования. Руководитель архива (начальник управления/отдела) подчиняется непосредственно заместителю министра или руководителю аппарата‚ курирующему вопросы документационного обеспечения.

Ключевые функции сотрудников архива:

• Архивисты-эксперты: проведение экспертизы ценности и сроков хранения‚ актирование дел.
• Архивисты-фондовики: учет‚ хранение‚ комплектование‚ описание дел‚ оформление фондов.
• Архивисты-справочники: работа с запросами‚ выдача документов‚ ведение систем учета выдачи (учетные карточки‚ журналы).
• Специалисты по оцифровке и ЭДО: сканирование‚ распознавание текста (OCR)‚ загрузка в электронный архив/АИС «Архив»‚ обеспечение электронного документооборота.

Процессы управления документами (Жизненный цикл)

Формирование дел и передача в архив

Структурные подразделения министерства формируют дела в соответствии с Номенклатурой дел‚ утверждаемой ежегодно на основании Типовой номенклатуры Росархива. Передача дел в архив осуществляется ежегодно (обычно до 1 марта года‚ следующего за отчетным) по Акту приема-передачи дел.

Экспертиза ценности и сроков хранения

Проводится Экспертной комиссией по вопросам архивного дела при участии представителей Росархива (для уникальных/особо ценных фондов) или ведомственной комиссии. Результатом является Акт экспертизы‚ на основании которого дела распределяются на категории сроков хранения:

• Постоянное хранение (историческая‚ научная‚ культурная ценность).
• Временное хранение (сроки от 1 до 75 лет и более — кадровые‚ бухгалтерские‚ нормативные дела).

Документы‚ не подлежащие зачислению в архивный фонд‚ подлежат уничтожению по акту после истечения сроков хранения в подразделении.

Учет и описание

Ведутся обязательные виды учета:

• Фондовый учет (общий учет фондов).
• Описной учет (составление описей дел — формы № 1-А‚ № 2-А или электронных аналогов).
• Учет выдачи и использования.

С 2020-х годов обязательным является ведение электронных описей и формирование электронных копий документов для удаленного доступа и сохранности оригиналов.

Хранение и сохранность

Архивные помещения должны соответствовать требованиям ГОСТ Р 54989-2012/ISO 11799:2003 и Приказа Росархива № 76 (санитарные правила). Ключевые параметры:

• Температура: 18±2 °C (для бумаги)‚ 14±2 °C (для фото/пленки).
• Влажность: 50±5% (бумага)‚ 35±5% (пленка).
• Наличие систем пожаротушения (газовые/порошковые‚ не водяные)‚ охраны‚ сигнализации.
• Стеллажирование: металлические стеллажи закрытого типа‚ короба архивные стандарта.

Предоставление и использование документов

Порядок предоставления регламентируется ст. 22 ФЗ № 125-ФЗ и Положением.

Режимы доступа:

• Открытый доступ: документы‚ срок ограничения доступа к которым истек (обычно 30 лет для общих дел‚ 75 лет для кадровых/персональных).
• Ограниченный доступ: документы‚ содержащие гостайну‚ персональные данные‚ коммерческую тайну‚ сведения о частной жизни. Доступ предоставляется только заинтересованным лицам или по решению суда/органов власти.

Формы предоставления:

1. В читальне архива (оригиналы или копии).
2. В электронном виде (через портал ведомства‚ АИС «Архив»‚ Госуслуги — для архивных справок гражданам).
3. Направление копий по почте/ЭДО по официальным запросам организаций.

Важно: Выдача оригиналов документов постоянного хранения в руки лиц‚ не являющихся сотрудниками архива‚ запрещена (кроме случаев‚ предусмотренных законом). Выдаются заверенные копии или выписки.

Цифровая трансформация архива (Актуально на 2026 год)

В соответствии с проектом «Цифровая экономика РФ» и приказами Минцифры/Росархива‚ архив Министерства образования реализует следующие направления:

• Электронный архив (ЭА): создание единого репозитория электронных копий документов с гарантированной сохранностью (использование квалифицированных электронных подписей‚ хэш-сумм‚ блокчейн-технологий для подтверждения подлинности).
• АИС «Архив» / ЕАРХИВ: внедрение автоматизированных информационных систем для учета‚ описания‚ поиска и выдачи документов.
• Массовое оцифрование: приоритетное сканирование фондов постоянного хранения и наиболее востребованных фондов временного хранения (кадровые дела‚ приказы‚ нормативные акты).
• Интеграция с ЕСИА/Госуслугами: предоставление архивных справок о образовании‚ присвоении квалификаций‚ награждении через личный кабинет гражданина.
• Цифровая экспертиза: переход на бескागовый процесс актирования дел через ЭДО.

Контроль и ответственность

За соблюдением Положения осуществляют контроль:

• Внутренний контроль: руководитель аппарата‚ главный государственный архивист министерства (присваивается квалификационным аттестационным комиссией Росархива)‚ ревизия/аудит.
• Внешний контроль: Росархив (плановые и внеплановые проверки‚ мониторинг состояния архивного дела через отчетность).

Нарушение требований законодательства об архивном деле (уничтожение документов до истечения сроков‚ порча‚ несанкционированный доступ‚ несоблюдение условий хранения) влечет:

• Дисциплинарную ответственность (замечание‚ выговор‚ увольнение).
• Административную ответственность (ст. 13.20 КоАП РФ, штрафы на должностных лиц до 5 000 руб.‚ на юрлиц — до 50 000 руб.).
• Уголовную ответственность (ст. 283 УК РФ — уничтожение‚ повреждение или скрытие документов‚ влечение тяжкие последствия).

Порядок внесения изменений в Положение

Положение об архиве — динамический документ. Изменения вносятся:

1. По инициативе руководителя архива / главного гос. архивиста.
2. При изменении федерального законодательства‚ структуры министерства‚ типовых нормативных актов Росархива.
3. По результатам проверок Росархива или внутреннего аудита.

Проект изменений согласовывается с юридическим департаментом‚ соответствующими заместителями министра и утверждается Приказом Министра образования РФ. Вступает в силу со дня подписания или с указанной в приказе даты.

Положение об архиве Министерства образования является фундаментом для построения прозрачной‚ эффективной и правомерной системы управления документами. В современных условиях ключевым вектором развития является цифровизация архивных процессов‚ обеспечивающая не только сохранность национального документного наследия в сфере образования‚ но и оперативное предоставление качественных архивных услуг гражданам‚ бизнесу и государству. Своевременное обновление Положения в соответствии с актуальными требованиями Росархива и лучшими практиками электронного документооборота — залог выполнения ведомством своих функций на высоком уровне.

Примечание: Данная статья представляет обобщенный анализ типовой структуры и содержания Положения об архиве федерального министерства на основе действующего законодательства РФ (ФЗ № 125‚ Приказы Росархива № 99‚ № 76 и др.) на . Текст актуального Положения Министерства образования РФ подлежит ознакомлению на официальном сайте ведомства (minobrnauki.gov.ru) в разделе «Нормативные акты» / «Локальные акты» или по запросу в архив министерства.