Настоящее Положение регламентирует организацию‚ функции‚ порядок ведения и использования архива муниципального казенного учреждения (далее – Учреждение). Оно разработано в соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации»‚ нормативными актами субъекта РФ‚ регулирующими деятельность муниципальных казенных учреждений‚ а также внутренними локальными актами Учреждения.

Общие положения

• Архив Учреждения – структурное подразделение‚ обеспечивающее сбор‚ хранение‚ учет‚ использование и уничтожение документов‚ имеющих научную‚ историческую‚ правовую и хозяйственную ценность.
• Архив функционирует на постоянной основе и подчиняется непосредственно руководителю Учреждения либо уполномоченному им лицу (главному бухгалтеру‚ руководителю отдела делопроизводства и т.д.).
• Все сотрудники Учреждения обязаны соблюдать требования настоящего Положения и передавать в архив документы в установленные сроки.

Нормативная база

1. Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в редакции от …).
2. Федеральный закон № 7-ФЗ «О некоммерческих организациях».
3. Постановление Правительства РФ от … «Об утверждении Положения о ведении архивного фонда муниципальных учреждений».
4. Устав муниципального казенного учреждения.
5. Внутренние нормативные акты Учреждения: Положение о делопроизводстве‚ Инструкция по работе с электронными документами‚ Регламент обеспечения конфиденциальности информации.

Цели и задачи архива

Цели

• Обеспечение сохранности документного фонда Учреждения.
• Обеспечение доступа к документам для служебных‚ научных‚ образовательных и других целей в соответствии с законодательством.
• Соблюдение требований по срокам хранения и уничтожению документов.

Задачи

• Прием документов от структурных подразделений Учреждения и их первичная обработка (регистрация‚ классификация‚ описание).
• Формирование и ведение описей‚ карточек‚ электронных каталогов архивного фонда.
• Обеспечение условий хранения‚ соответствующих требованиям ГОСТ Р 7.0.97‑2016 и санитарно‑эпидемиологическим нормам.
• Организация предоставления документов по запросам сотрудников Учреждения‚ органов государственной власти‚ иных заинтересованных лиц.
• Проведение экспертизы ценности документов и подготовка рекомендаций по их уничтожению или передаче на постоянное хранение в государственные архивы.
• Ведение учета движения документов (приход‚ выдача‚ возврат‚ уничтожение).
• Обеспечение конфиденциальности и защиты информации‚ содержащейся в документах‚ в соответствии с Федеральным законом «О персональных данных».

Структура архива

Архив Учреждения может включать следующие подразделения (в зависимости от объема документного потока):

• Отдел приема и первичной обработки документов – регистрация incoming‑документов‚ проверка completeness‚ присвоение индексов.
• Отдел хранения и реставрации – размещение документов на стеллажах‚ контроль микроклимата‚ проведение профилактических работ.
• Отдел описания и каталогизации – составление описей‚ создание электронных карточек‚ внедрение системы поиска.
• Отдел предоставления и использования документов – оформление запросов‚ выдача копий‚ организация работы читального зала.
• Отдел уничтожения и передачи на постоянное хранение – экспертиза ценности‚ оформление актов уничтожения‚ подготовка передаточных документов в государственные архивы.

Порядок работы с документами

Прием документов

1. Документы поступают в архив после завершения их текущего использования в структурных подразделениях Учреждения.
2. При при получении документы проверяются на наличие всех requisites (дата‚ номер‚ подпись‚ печать).
3. Каждый документ получает учетную карточку (или электронную запись) с указанием: индекса‚ названия‚ даты создания‚ количества листов‚ степени конфиденциальности.

Хранение

• Документы размещаются в специализированных стеллажах‚ обеспечивающих защиту от света‚ пыли‚ влажности и механических повреждений.
• Температура в хранилище поддерживается в диапазоне 18 ± 2 °C‚ относительная влажность – 45 ± 5 %.
• Для документов с повышенной степенью конфиденциальности предусмотрены отдельные закрытые секции с контролем доступа.

Использование и выдача

1. Запрос на выдачу документа оформляется в письменном виде (или через электронную систему) и согласовываеться с руководителем архива.
2. Выдача осуществляется под расписку в журнале учета движения документов.
3. Копии документов могут быть предоставлены в виде photocopy‚ сканирования или электронного файла‚ при условии соблюдения требований по защите персональных данных.
4. В случае утраты или повреждения документа виновное лицо несет материальную и дисциплинарную ответственность в соответствии с Трудовым кодексом РФ и внутренними нормативными актами Учреждения.

Сроки хранения и уничтожение документов

Сроки хранения определяются в соответствии с Перечнем типовых сроков хранения документов‚ утвержденным приказом Минкультуры России‚ и внутренними нормативными актами Учреждения.

• Постоянного хранения – документы‚ имеющие историческую‚ научную‚ правовую ценность (например‚ уставы‚ приказы о создании Учреждения‚ годовые отчеты).
• Длительного хранения – документы‚ необходимые для текущей деятельности (например‚ бухгалтерские книги‚ трудовые договоры) – обычно от 5 до 10 лет.
• Краткосрочного хранения – справки‚ внутренние записки‚ черновики – до 1 года.

По истечении установленного срока документы подлежат экспертизе ценности. По результатам экспертизы:

1. Документы‚ признанные ценными‚ передаются на постоянное хранение в государственный архив.
2. Документы‚ не представляющие ценности‚ уничтожаются путем shredding или сжигания в присутствии комиссии‚ оформляется акт уничтожения.

Электронный архив

В целях повышения эффективности работы архива Учреждение ведет электронный архив документов‚ соответствующий требованиям Федерального закона «Об электронной подписи» и стандартам ГОСТ Р 57580.1‑2017.

• Электронные документы хранятся на защищенных серверах с резервным копированием не реже одного раза в сутки.
• Контроль доступа осуществляется через систему аутентификации (логин/пароль‚ двухфакторная аутентификация).
• Ведение электронного каталога обеспечивает быстрый поиск по индексу‚ дате‚ типу документа и ключевым словам.
• При переходе с бумажного носителя на электронный осуществляется сканирование с контролем качества (разрешение не менее 300 dpi‚ формат PDF/A).

Ответственность

• Руководитель архива несет ответственность за соблюдение требований настоящего Положения‚ сохранность документного фонда и своевременное выполнение установленных процедур.
• Сотрудники структурных подразделений обязаны передавать документы в архив в установленные сроки и обеспечивать их надлежащее оформление перед передачей.
• Нарушение правил работы с архивом может повлечь дисциплинарное взыскание‚ материальную ответственность либо административное наказание в соответствии с действующим законодательством.

Заключительные положения

1. Настоящее Положение вступает в силу с дня его утверждения приказом руководителя Учреждения.
2. Изменения и дополнения к Положению вносятся приказом руководителя Учреждения после согласования с юридическим отделом и службой внутреннего аудита.
3. Все сотрудники Учреждения обязаны ознакомиться с настоящим Положением и подписать лист ознакомления.

Соблюдение положений настоящего документа обеспечивает надежную защиту документного наследия Учреждения‚ способствует эффективному использованию информации в управленческой и научной деятельности‚ а также минимизирует риски утраты или неправомерного раскрытия конфиденциальных данных.