Создание и функционирование архива в муниципальном учреждении (школе, больнице, администрации, ДК, спортивной школе и др.) невозможно без основного нормативного документа — Положения об архиве. Этот документ регламентирует правовой статус архива, его задачи, функции, структуру, порядок формирования фондов, условия хранения, доступа к документам и ответственность должностных лиц.

Ниже представлена подробная статья, раскрывающая все аспекты разработки, утверждения и применения Положения о муниципальном архиве учреждения.

Правовое основание и назначение документа

Разработка Положения обязательна в соответствии с законодательством РФ в области архивного дела. К ключевым нормативным правовым актам, регулирующим данную сферу, относятся:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 10, 13, 14, 20) — базовый закон, определяющий обязанности организаций по созданию архивов и обеспечению сохранности документов.
• Приказ Росархива от № 176 «Об утверждении перечня типовых архивных документов, подлежащих разработке в организациях», Положение об архиве входит в этот перечень как обязательный документ.
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Архивное дело. Положение об архиве организации. Общие требования к составу и параметрам» — устанавливает единые требования к структуре и оформлению.
• Региональные законы и нормативные акты субъекта РФ об архивном деле (устанавливают специфику для муниципальных органов и учреждений).
• Устав муниципального учреждения.

Главная цель Положения — зафиксировать правовой режим работы с документами, гарантировать их сохранность, обеспечить законный доступ заинтересованных лиц (граждан, органов власти, аудиторов) и защитить учреждение от рисков утраты информации или нарушения сроков хранения.

Структура Положения об архиве (согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016)

Стандарт рекомендует следующую структуру разделов. Нарушение последовательности или пропуск обязательных разделов может привести к несоответствию документа требованиям экспертизы или проверки контролирующих органов.

1. Общие положения (правовая база, определения, статус архива).
2. Задачи и функции архива (что именно делает архив).
3. Организация работы архива (структура, штатное расписание, помещения, оснащение).
4. Формирование архивного фонда (приемка документов, экспертиза стоимости, опись).
5. Хранение и учет документов (условия хранения, системы учета, инвентаризация).
6. Использование документов архива (режим доступа, выдача, копирование, защита персональных данных).
7. Обеспечение сохранности и защиты документов (пожарная безопасность, ЧС, антитеррор, режим доступа в помещения).
8. Контроль за деятельностью архива (внутренний и внешний контроль, отчетность).
9. Порядок внесения изменений и дополнений.
10. Заключительные положения (вступление в силу, распространение).

Детальный разбор ключевых разделов

Общие положения

В этом разделе прописываются:

• Полное и сокращенное наименование учреждения.
• Ссылки на конкретные статьи законов (125-ФЗ, Устав учреждения).
• Статус архива: структурное подразделение (отдел, сектор, бюро) или рабочее место архивариуса (если объем документов невелик и выделен отдельный сотрудник). Важно: архив не может быть «виртуальным» без ответственного лица.
• Подчинение: архив обычно подчиняется руководителю учреждения (директору, главному врачу) или заместителю руководителя по административной части.

Задачи и функции

Необходимо разграничить задачи (цели) и функции (действия).

Основные задачи:

• Обеспечение сохранности документов, подлежащих архивному хранению.
• Своевременное и полное формирование архивного фонда учреждения.
• Организация научной справочной работы и предоставление документов пользователям.
• Соблюдение законодательства о защите государственной тайны, персональных данных, коммерческой тайны.

Ключевые функции (примерный перечень):

• Приемка документов от структурных подразделений по актам приема-передачи.
• Проведение экспертизы документов на предмет исторической/практической ценности (определение сроков хранения).
• Составление описей, указателей, каталогов (традиционных и электронных).
• Организация хранения: расстановка дел, контроль микроклимата, борьба с биовредителями.
• Выдача документов по заявкам (внутренним и внешним), учет движения дел.
• Уничтожение документов с истекшими сроками хранения по актам экспертизы (только после утверждения акта руководителем!).
• Цифрование документов (при наличии технических возможностей и стратегии перехода на электронный документооборот).

Организация работы: помещения и штат

Это раздел, который часто проверяют прокуратура и Росахив.

• Помещения: Должны соответствовать Приказу Минкультуры России от № 199 (требования к помещениям для хранения архивных документов). Указать: площадь, этажность, тип хранения (стационарные стеллажи, подвижные стеллажи), наличие ППС (пожарной сигнализации), вентиляции, термогигрометров.
• Штат: Указать штатную единицу «Архивариус» (категория специалистов) или «Заведующий архивом». Если архив ведет секретарь/делопроизводитель «по совместительству» — это должно быть зафиксировано в приказе о совмещении с указанием доплаты. Важно: лицо, ответственное за архив, должно пройти обучение по архивному делу (квалификационное повышение) не реже 1 раза в 3-5 лет.

Формирование фонда и экспертиза стоимости

Сердце архивной работы. В Положении должен быть четко прописан алгоритм:

1. Сдача дел в архив структурными подразделениями по истечении срока хранения в делопроизводстве (обычно 1-5 лет, по номенклатуре).
2. Проверка архивариусом комплектности дел (наличие обложек, нумерации листов, переплета).
3. Проведение экспертизы документов (экспертной комиссией учреждения) для установления сроков хранения: временные (10, 50, 75 лет) или постоянные.
4. Оформление Акта экспертизы и Описи дел (форма № 1-Арх или собственная, утвержденная руководителем).
5. Присвоение деловым индексов (фонд, опись, дело) и размещение на стеллажах.

Режим использования и защита информации

Муниципальные учреждения работают с большими объемами персональных данных (личные дела учеников, пациентов, сотрудников). Положение должно регламентировать:

• Порядок доступа: кто имеет право (руководитель, архивариус, уполномоченные лица по доверенности, сами субъекты ПДн).
• Порядок выдачи оригиналов (только под роспись в журнале учета выдачи/возврата, форма № 2-Арх) и копий.
• Запрет на выдачу оригиналов единственных документов за пределы архива (только копии/сканы).
• Порядок предоставления справок, выписок, заверенных копий (сроки, бланки, оплата — если предусмотрено).
• Требования 152-ФЗ «О персональных данных»: оценка угроз, меры защиты, учет доступа, уничтожение носителей.

Обеспечение сохранности (Безопасность)

• Режим доступа в архивные помещения (ключи только у архивариуса и руководителя, журнал посещений).
• Пожарная безопасность: категории помещений, средства пожаротушения (порошковые/газовые модули, не водяные!), эвакуационные планы.
• Контроль микроклимата: температура 18±2°С, влажность 55±5% (ежедневный журнал замеров).
• План действий при ЧС (потоп, пожар, терракт) — План спасения архивных фондов.

Порядок разработки, согласования и утверждения

Процесс создания Положения — это не работа одного архивариуса за вечер. Это коллективный процесс.

Этап 1: Инициация и рабочая группа

Руководитель учреждения издает приказ о создании рабочей группы (архиварист, юрист, зам. директора по АХ, начальник Охраны/ПБ, системный администратор — если есть ЭДО).

Этап 2: Проектирование

Архиварист готовит проект на основе типовой формы (если есть у учредителя/министерства) или ГОСТ Р 7.0.97-2016. Критически важно: адаптировать типовую форму под реалии конкретного учреждения (номенклатура дел, специфика ПДн, наличие/отсутствие серверной, штатное расписание).

Этап 3: Согласование

Проект передается на согласование:

• Юридическому отделу/юристу (на соответствие закону).
• Ответственному за защиту ПДн / ИБ.
• Профсоюзному органу (если есть, ст. 372 ТК РФ — при затрагивании прав работников).
• Учредителю (Департаменту/Управлению образования, здравоохранения, культуры) — часто требуется обязательное согласование учредителем для муниципальных учреждений.

Этап 4: Утверждение

Положение утверждается Приказом (Распоряжением) руководителя учреждения.

Реквизиты приказа: номер, дата, «УТВЕРЖДАЮ», подпись руководителя, печать (есть/нет), дата вступления в силу.

В течение 3-5 дней после подписания приказа:

• Ознакомить под роспись всех сотрудников архива, начальников структурных подразделений (которые сдают дела).
• Разместить на информационных стендах / во внутренней информационной системе (сайте, ЭДО).
• Направить копию в учредительный орган (если требуется отчетность).

Типовые ошибки при разработке (Чек-лист для проверки)

Взаимосвязь с другими локальными актами

Положение об архиве не существует в вакууме. Оно должно быть в жесткой логической связи с:

• Номенклатурой дел (утверждается ежегодно/раз в 5 лет), основой для сроков хранения.
• Инструкцией по делопроизводству — регламентирует этап до архива (создание, регистрация, исполнение дел).
• Локальным актом по защите персональных данных (Политика конфиденциальности, Модель угроз, Перечень мер защиты).
• Положением об экспертной комиссии (по вопросам определения стоимости и сроков хранения).
• Планом спасения архивных фондов при ЧС.
• Договорами на аутсорсинг (если уничтожение или цифрование передаются сторонней организации).

Особенности для разных типов муниципальных учреждений

Образование (школы, детсады, колледжи)

• Специфика: Личные дела учащихся (срок хранения 50/75 лет), журналы классные/оценок (постоянно), документы ГИА/ЕГЭ (строгие сроки и режим доступа).
• Частые запросы: справки об обучении, дубликаты аттестатов, восстановление утерянных документов.

Здравоохранение (больницы, поликлиники)

• Специфика: Медицинская документация (истории болезни, родовые истории — 50/75/25 лет), строгие требования Минздрава (Приказ № 1089н и др.).
• Медицинская тайна (ФЗ-323) — режим доступа строже, чем ПДн.
• Необходимость раздельного хранения «живых» и «умерших» архивов, онкологии, психиатрии.

Культура (библиотеки, ДК, музеи, художественные школы)

• Наличие документов, подлежащих передаче в государственный архив фонда РФ (ценные, старше 75 лет).
• Специфические носители: фото, аудио, видео, негативы (требуют специальных условий хранения).

Администрация / Органы местного самоуправления

• Объемы фондов максимальны.
• Наличие секретных/для служебного пользования документов.
• Частая необходимость создания справочно-поисковых систем (Электронный архив).

Контроль за соблюдением Положения

В Положении должен быть прописан механизм контроля:

1. Внутренний контроль: Ежеквартальные/полугодовые проверки архивариусом состояния фондов, журналов учета, микроклимата. Отчет руководителю.
2. Внешний контроль: Проверки учредителя (Департамента), Росахива (плановые/внеплановые), Прокуратуры, Областного архива (экспертиза ценности перед уничтожением/передачей).
3. Инвентаризация: Ежегодная (выборочная) и полная (раз в 5 лет или при смене архивариуса/руководителя) по акту инвентаризации.

Грамотно составленное Положение о муниципальном архиве учреждения — это:

• Юридический щит для руководителя и архивариуса при конфликтных ситуациях (утрата дела, запрос гражданина, проверка прокуратуры).
• Инструкция по выживанию архива в ЧС (пожар, наводнение, кибератака).
• Основа для планирования бюджета (покупка стеллажей, кондиционеров, ПО, оплата обучения архивариуса).
• Гарантия прав граждан на получение социально-значимых документов (пенсии, льготы, образование, здоровье).

Рекомендация: Не копируйте чужое Положение «один в один». Проведите аудит текущего состояния архива (помещения, кадры, фонды, ПО), изучите актуальное законодательство на дату разработки и напишите документ, который будет работать именно в Вашем учреждении; Регулярно (раз в 2-3 года или при смене законодательства) пересматривайте и актуализируйте Положение.

Приложение: Минимальный перечень приложений к Положению (рекомендуется)

1. Схема размещения архивных помещений (план-схема стеллажей, зон приемки, читального зала).
2. Перечень должностных лиц, имеющих доступ к архивным помещениям (утверждается приказом).
3. Формы журналов учета (приемки, выдачи, уничтожения, контроля микроклимата, посещений) — если не используются единые государственные формы.
4. План спасения архивных фондов при ЧС (отдельный документ, на который дается ссылка).

Статья подготовлена на основе действующего на года законодательства РФ (125-ФЗ, ГОСТ Р 7.0.97-2016, Приказы Росархива и Минкультуры). Перед утверждением документа обязательно проведите правовую экспертизу актуальности нормативной базы.