Цель статьи – дать полное представление о том, что представляет собой положение об архиве, какие нормативные акты регулируют его разработку, какие разделы должно включать такой документ и как правильно оформить, утвердить и внедрить его в практику.
Правовое основание
Разработка и утверждение положения об архиве регулируется рядом федеральных нормативных актов:
- Федеральный закон № 122-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» от г.;
- Приказ Минкультуры России № 44 «Об утверждении Положения о порядке ведения архивного дела в государственных учреждениях» от г.;
- Трудовой кодекс РФ (статьи, касающиеся аттестации работников архивных подразделений);
- Региональные нормативные акты (если они есть) – постановления правительства субъекта, приказы министерств;
Эти документы определяют правовой статус архива, права и обязанности сотрудников, а также требования к хранению, учёту и использованию архивных материалов.
Понятие «положение об архиве»
Положение об архиве – это внутренний нормативный документ, который фиксирует:
- Статус учреждения как архивного субъекта;
- Функции и задачи архивного подразделения;
- Порядок формирования, учёта, хранения и использования архивных документов;
- Ответственность за нарушение требований архивного дела.
Документ оформляется на официальном бланке организации (обычно формат A4) и подписывается руководителем учреждения и главой архивного подразделения.
Структура положения
Оптимальная структура положения включает следующие разделы:
Общие положения
- Наименование документа;
- Основания для разработки (законодательные акты, внутренние регламенты);
- Сфера применения (какое учреждение, какие подразделения охватываються);
- Определения терминов.
Цели и задачи архивного дела
Определяются основные цели – сохранение исторической памяти, обеспечение доступа к документам, поддержка управленческих процессов и т.д.
Организационная структура
- Подразделения, ответственные за архив (архивный отдел, архивный центр);
- Должностные обязанности архивных работников (архивариуса, архивного специалиста, руководителя отдела);
- Квалификационные требования и порядок аттестации.
Порядок формирования архива
- Классификация документов (делопроизводственная, бухгалтерская, техническая и т.д.);
- Сроки перевода в архив (по закону – 3, 5, 10 лет в зависимости от категории);
- Процедура передачи документов в архив (акт передачи, реестр).
Учёт и хранение архивных документов
- Ведение реестра (электронного и бумажного);
- Маркировка и систематизация (система классификации, кодирование);
- Условия хранения (температура, влажность, защита от света и пыли);
- Требования к помещениям (пожарная безопасность, охрана).
Доступ к архивным материалам
- Кто имеет право доступа (служебные, исследовательские, публичные запросы);
- Порядок подачи заявлений и выдачи копий;
- Ограничения (секретные, конфиденциальные документы).
Сохранность и консервация
Описание методов консервации, планов реставрации, контроля за состоянием документов.
Оцифровка и электронный архив
- Требования к сканированию (разрешение, формат файлов);
- Метаданные и их заполнение;
- Хранение электронных копий (серверы, облачные сервисы, резервные копии);
- Права доступа к электронному архиву.
Порядок контроля и аудита
Регулярные проверки (внутренний аудит, внешняя проверка Минкультуры), составление актов и рекомендаций.
Ответственность и санкции
Перечисляются виды нарушений (нарушение сроков хранения, утрата документов, несанкционированный доступ) и соответствующие дисциплинарные меры.
Порядок внесения изменений в положение
Процедура разработки, согласования и утверждения поправок (комитет по архивному делу, подпись руководителя, публикация).
Процедура разработки и утверждения положения
- Инициатива – обычно исходит от руководителя учреждения или отдела кадров.
- Сбор информации – анализ действующего законодательства, изучение внутренних процессов документооборота.
- Подготовка проекта – составление текста в соответствии с шаблоном (см. раздел 3).
- Экспертиза – проверка юридическим отделом, согласование с архивным специалистом.
- Согласование – обсуждение проекта на совещании руководства, внесение корректировок.
- Утверждение – подпись приказом директора (или иным уполномоченным лицом). При необходимости – регистрация в архивном фонде.
- Обнародование – размещение положения на внутреннем портале, рассылка сотрудникам, проведение инструктажа.
Практические рекомендации по внедрению положения
- Проведите обучение персонала – семинары, вебинары, инструктажи по работе с архивом.
- Создайте электронный реестр – используйте специализированные программы (например, «Электронный архив», «DocuWare»).
- Обеспечьте физическую безопасность – системы видеонаблюдения, контроль доступа к архивным помещениям.
- Регулярно проверяйте состояние документов – плановые осмотры, фотодокументация, журнал консервации.
- Разработайте план оцифровки – определите приоритетные категории документов, сроки и бюджет.
- Внедрите систему контроля доступа к электронному архиву – роли, пароли, двухфакторная аутентификация.
Пример шаблона положения (выдержка)
ПОЛОЖЕНИЕ О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ АРХИВНОГО ДЕЛА
№ ___ от «__» __________ 2026 г. Общие положения Настоящее Положение разработано в соответствии с ФЗ №122‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и Приказом Минкультуры РФ №44 от . Положение распространяется на все подразделения ООО «Пример» (далее – Организация). Цели и задачи Сохранение и систематизация архивных документов... ...
Положение об архиве – ключевой документ, который обеспечивает законность и эффективность управления архивными материалами в государственном учреждении, организации или предприятии. Его правильная разработка, утверждение и внедрение позволяют:
- Соблюдать требования законодательства;
- Гарантировать сохранность исторически ценных документов;
- Обеспечить быстрый и контролируемый доступ к информации;
- Снизить риски утраты, порчи и несанкционированного использования архивных материалов.
Следуя рекомендациям, изложенным в данной статье, вы сможете создать документ, который будет работать на практике, а не пылиться на полке.
Дата публикации: 11 июля 2026 г.