Создание и функционирование архива в государственном учреждении, организации или предприятии — это обязательное требование законодательства РФ в области архивного дела. Основным локальным нормативным правовым актом, регламентирующим деятельность такого архива, является Положение об архиве. Данный документ разрабатывается на основе действующего Примерного положения об архиве организации, утвержденного приказом Росархива.

Нормативная правовая база

Деятельность архивов государственных учреждений регулируется иерархией нормативных актов:

• Федеральный закон от N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — основной закон, определяющий принципы, задачи и полномочия.
• Приказ Росархива от N 42 (ред. от ) «Об утверждении Примерного положения об архиве организации» (зарегистрирован в Минюсте России N 51895). Это актуальный на 2026 год базовый документ-образец.
• Приказ Росархива от N 236 «Об утверждении Инструкции по комплектованию, учету и хранению документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в деятельности государственных органов, организаций…».
• Отраслевые стандарты, методические рекомендации и региональные нормативные акты.

Важно: Ранее действовало Примерное положение, утвержденное приказом Роскомархива от N 176. Оно утратило силу в связи с принятием приказа N 42. Все новые и перерабатываемые Положения должны соответствовать редакции 2018/2023 гг.

Правовой статус архива в структуре организации

Согласно п. 1.2 Примерного положения, архив организации создается на правах структурного подразделения (отдела, сектора, бюро) либо выделяется отдельная должность архивариуса (при малом объеме документооборота).

Ключевые аспекты статуса:

• Архив подчиняется непосредственно руководителю организации или уполномоченному заместителю руководителя.
• Руководитель архива (начальник отдела/сектора) должен иметь соответствующую квалификацию (высшее профессиональное образование по профилю «Архивоведение» или прохождение курсов повышения квалификации).
• Штатная численность и штатное расписание архива утверждаются руководителем организации.

Основные функции и задачи архива (раздел 3 Примерного положения)

В Положении об архиве конкретной организации необходимо детально прописать функции, исходя из перечня Примерного положения:

1. Комплектование архивных фондов (п. 3.1.1): прием документов от структурных подразделений по истечении сроков их хранения в делопроизводстве, проверка полноты дел, оформления, соответствия номенклатурам.
2. Учет и обеспечение сохранности (п. 3.1.2):
   • Ведение государственных форм учета (инвентарные книги, описи, карточки фондов).
   • Создание научно-справочного аппарата (описания фондов, путеводители, тематические указатели, электронные базы данных).
   • Обеспечение режима хранения (температура, влажность, освещение, пожаробезопасность, антиграбительская защита).
3. Подготовка и передача документов в государственные архивы (п. 3.1.3): отбор документов постоянного хранения (Архивный фонд РФ), документов временных сроков хранения (свыше 10 лет), в т.ч. по личному составу. Передача осуществляется в установленные сроки (обычно не позднее 3 лет после окончания года завершения дела) в государственный (муниципальный) архив — источник комплектования.
4. Использование документов (п. 3.1.4): выдача документов по запросам граждан, организаций и структурных подразделений собственной организации; оформление справок, выписок, копий; обеспечение доступа в соответствии с законом (защита гостайны, персональных данных, коммерческой тайны).
5. Экспертиза документов (п. 3.1.5): участие в работе экспертной комиссии организации (ЭКО) по определению сроков хранения, актам об утрате/повреждении.

Документы, составляющие Архивный фонд организации

В Положении (раздел 2) должен быть закреплен перечень документов, подлежащих обязательному хранению в архиве организации. К ним относятся:

• Документы постоянного хранения (Архивный фонд РФ).
• Документы временных сроков хранения (свыше 10 лет), в т.ч.:
  • Документы по личному составу (личные дела, служебные записки, приказы о приеме/увольнении, табели учета рабочего времени и др.) — хранятся 50 или 75 лет в зависимости от вида;
  • Документы бухгалтерского и отчетного учета;
  • Договоры, контракты и сопроводительная переписка;
  • Нормативно-распорядительные акты организации.
• Научно-справочный аппарат (описания, указатели, картотеки).

Порядок согласования и утверждения Положения об архиве

Это критически важный этап. Согласно ст. 19 ФЗ-125 и Примерному положению:

1. Разработка: Проект Положения разрабатывает уполномоченный сотрудник (архивариус/начальник архива) с учетом специфики деятельности конкретной организации.
2. Согласование с государственным архивом: Проект обязательно согласовывается с соответствующим учреждением Государственной архивной службы (государственным архивом субъекта РФ, федеральным архивом и т.д.), который является источником комплектования. Без этого согласования Положение не может быть утверждено.
3. Утверждение: Положение утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации.
4. Вступление в силу: С даты подписания приказа или указанной в нем даты.

Компетенция органов по согласованию/утверждению документов архива (для справки):

Типовая структура Положения об архиве

Рекомендуемая структура (на основе Примерного положения Приказа N 42):

1. Общие положения (правовая основа, статус архива, задачи, связь с гос. архивами).
2. Состав архивного фонда организации (виды документов, сроки хранения, ссылка на Номенклатуру).
3. Организация работы архива (функции, права и обязанности начальника архива/архивариуса, взаимодействие со структурными подразделениями).
4. Комплектование архивного фонда (порядок передачи дел из делопроизводства, приемка, проверка, формирование дел).
5. Учет документов и создание научно-справочного аппарата (виды учета, описание дел, создание баз данных).
6. Обеспечение сохранности документов (помещения, оборудование, режим хранения, защита от ЧС, доступ к помещениям).
7. Использование документов архива (порядок выдачи, режимы доступа, оформление копий, платные услуги).
8. Экспертиза документов и передача в государственные архивы (работа ЭКО, сроки передачи, акты приема-передачи).
9. Контроль за деятельностью архива (внутренний контроль, проверки гос. архивами, отчетность).
10. Материально-техническое обеспечение и финансирование.
11. Заключительные положения (порядок внесения изменений, ответственность за нарушение).

Частые ошибки при разработке Положения

• Копирование старого образца 1992 года без учета изменений в законодательстве (ФЗ-125, Приказ N 42, Приказ N 236, требования к электронным документам).
• Отсутствие ссылки на актуальную Номенклатуру дел (утвержденную в текущем году).
• Игнорирование требований по электронным документам (порядок формирования электронных дел, электронных описей, передачи в гос. архив в электронном виде).
• Нарушение процедуры согласования — утверждение приказом без предварительного согласования с государственным архивом (что делает Положение недействительным для гос. архива при приеме документов).
• Непрописанные полномочия архивариуса по контролю за формированием дел в структурных подразделениях (п. 3.1.1 Примерного положения).

Ответственность за нарушение архивного законодательства

Нарушение правил ведения делопроизводства, сроков и порядка передачи документов в архивы, а также утрата или повреждение документов Архивного фонда РФ влекут за собой:

• Административную ответственность (ст. 13.20 КоАП РФ, штрафы на должностных лиц до 5 000 руб., на юрлиц, до 50 000 руб.).
• Дисциплинарную ответственность (выговор, увольнение по ст. 192 ТК РФ).
• Уголовную ответственность (ст. 298 УК РФ — уничтожение, повреждение или скрытие документов, влечение тяжкие последствия).

Актуальность на 2026 год

На действует Приказ Росархива N 42 в редакции от . Основные тренды, которые должны быть отражены в актуальном Положении:

• Полный переход на ведение электронного делопроизводства и формирование архивных фондов в электронном виде (согласно Приказу Минцифры/Росархива).
• Использование единых информационных систем (ЕИС ДО, региональные системы) для учета и передачи документов.
• Строгое соблюдение требований 152-ФЗ «О персональных данных» при использовании документов по личному составу.
• Обеспечение кибербезопасности электронных архивных фондов.

Резюме

Положение об архиве — это не просто формальный документ «для галочки», а основной инструмент управления документооборотом организации на этапе архивного хранения. Его грамотная разработка на базе Приказа Росархива N 42, согласование с государственным архивом и фактическое исполнение гарантируют сохранность Архивного фонда РФ, законные права граждан на доступ к информации и защиту организации от штрафов и репутационных рисков.

Рекомендация: перед утверждением Положения обязательно проконсультируйтесь с методологами государственного архива, источника комплектования вашей организации.