Создание и функционирование архива в любой организации — это не просто вопрос порядка‚ а строгая юридическая необходимость‚ регламентируемая федеральным законодательством. На основным нормативным основанием для разработки локального акта является Примерное положение об архиве организации‚ утвержденное Приказом Росархива от № 42 (с изменениями‚ внесенными Приказом от № 121).

Нормативная правовая база

Деятельность архивов организаций строится на иерархии нормативных актов:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Основной закон).
• Основы законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах (утв. Законом РСФСР от № 5580-1).
• Приказ Росархива от № 42 «Об утверждении Примерного положения об архиве организации» (в ред. Приказа Росархива от № 121).
• Приказ Росархива от № 77 «Об утверждении Правил организации хранения‚ комплектования‚ учета и использования документов Архивного фонда РФ…».
• Отраслевые стандарты‚ перечни сроков хранения (например‚ для кредитных организаций‚ медицинских учреждений и др.).

Кто обязан создавать архив‚ а кто имеет право?

Согласно ст. 16 ФЗ № 125-ФЗ и разъяснениям Росархива:

• Обязаны создавать архивы (как отдельные структурные подразделения с утвержденным Положением): государственные органы и органы местного самоуправления.
• Имеют право создавать архивы (по усмотрению руководителя): коммерческие и некоммерческие организации (ООО‚ АО‚ ИП‚ фонды‚ АНКО и др.)‚ если они не являются источниками комплектования государственных/муниципальных архивов.

Важно: Если коммерческая организация образует документы‚ подлежащие обязательной передаче в государственные архивы (документы Архивного фонда РФ)‚ создание архива становится обязательным для обеспечения их сохранности до передачи.

Правовой статус архива

В соответствии с Приказом Росархива № 77 (п. 5)‚ архив организации может существовать в двух формах:

1. Отдельное юридическое лицо — действует на основании Устава.
2. Структурное подразделение (отдел‚ сектор‚ группа‚ должность архивариуса) — действует на основании Положения об архиве (или положения о структурном подразделении)‚ утверждаемого руководителем организации.

На практике 99% организаций оформляют архив как структурное подразделение‚ поэтому разработка грамотного Положения об архиве — ключевая задача документоведа.

Структура и обязательные разделы Положения об архиве

Согласно Примерному положению (Приказ № 42) и методическим рекомендациям (п. 10.1.1 КонсультантПлюс)‚ в Положение должны входить следующие разделы:

Общие положения

• Правовая основа деятельности (ссылки на законы‚ устав организации).
• Статус архива (самостоятельное подразделение / часть общего отдела / должность архивариуса).
• Подчиненность руководителю архива (кому подчиняется: директору‚ зам. директора по документации и т.д.).
• Порядок утверждения Положения (утверждается руководителем организации).

Состав документов архива (Комплектование)

• Перечень документов‚ подлежащих хранению в архиве организации (ссылка на Номенклатуру дел и Перечень типовых управленческих архивных документов с сроками хранения).
• Документы Архивного фонда РФ (государственной/муниципальной собственности)‚ хранящиеся временно до передачи в госархив.
• Документы‚ не входящие в Архивный фонд РФ‚ но имеющие ценность для организации (внутренняя документация‚ проекты‚ черновики по решению руководителя).
• Порядок приема документов от структурных подразделений (по актам приема-передачи‚ описям).

Задачи и функции архива

Базируются на ст. 17 ФЗ № 125-ФЗ и п. 3.1 Примерного положения:

• Комплектование архива документами в соответствии с номенклатурой дел.
• Учет документов (ведение описей‚ фондовых инвентарей‚ учетных книг‚ электронных баз данных).
• Обеспечение сохранности (создание необходимых условий хранения‚ пожаробезопасность‚ охрана).
• Создание научно-справочного аппарата (описи‚ указатели‚ справочники‚ электронные каталоги).
• Использование документов (выдача в пользование сотрудникам‚ предоставление гражданам и организациям в порядке‚ установленном законом и локальными актами).
• Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда РФ в государственные архивы (с соблюдением требований Росархива).
• Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (по актам экспертной комиссии).

Права архива (Полномочия)

• Требовать от структурных подразделений передачи документов в установленные сроки.
• Получать необходимые сведения для научной обработки документов.
• Контролировать состояние дел в подразделениях до передачи в архив (контроль за оформлением‚ нумерацией‚ переплетением).
• Обращаться к руководству с предложениями по улучшению делопроизводства.
• Запрашивать у контрагентов документы для комплектования архива (если предусмотрено договором/законом);

Ответственность и контроль

• Ответственность руководителя архива за сохранность переданных документов.
• Ответственность сотрудников подразделений за несвоевременную передачу или порчу дел.
• Порядок проведения инвентаризаций и ревизий.

Организация хранения (Материально-техническая база)

Согласно Приказу Росархива № 77 (актуально на 2025–2026 гг.):

• Требования к помещениям (площадь‚ этажность‚ полы‚ окна‚ вентиляция‚ отопление‚ пожарная сигнализация‚ охрана).
• Требования к стеллажному оборудованию и упаковке (короба‚ папки‚ переплеты).
• Климатические нормы (температура 18±2°С‚ влажность 55±5% для бумаги; особые режимы для фото/кино/электронных носителей).
• Работа с электронными документами и цифровыми архивами (обеспечение целостности‚ читаемости‚ миграция форматов‚ защита от несанкционированного доступа).

Использование документов

• Режим доступа: секретность (Гос. тайна‚ коммерческая тайна‚ персональные данные)‚ режим доступа к архивным документам (ст. 21 ФЗ № 125-ФЗ, 30/75 лет).
• Порядок выдачи документов (на руки‚ в читальный зал‚ копирование‚ сканирование).
• Учет выдачи (карточки выдачи‚ журналы‚ ЭДО).

Ключевые изменения и акценты на 2026 год

Изменения Приказа Росархива от № 121

Данный приказ внес изменения в Примерное положение № 42. Основные направления:

• Уточнение терминологии в части электронных документов и информационных систем.
• Приведение в соответствие с Приказом № 77 (Правила хранения) по вопросам комплектования электронных архивов.
• Актуализация порядка взаимодействия с госархивами при передаче документов в электронном виде.

Электронные архивы и «Бумажес»

На 2026 год невозможно игнорировать гибридную среду. Положение об архиве обязательно должно регламентировать:

• Порядок формирования электронных архивных копий (сканирование) и их приравнивание к оригиналам (если предусмотрено законом).
• Хранение рожденно-электронных документов (ЭДО‚ отчетность в ФНС/ФСС/Статистку) в информационных системах организации.
• Обеспечение правовой значимости электронных документов (ЭП‚ метки времени‚ блокчейн/КЭП).
• Миграцию данных при смене ПО/оборудования.

Сроки хранения и экспертиза ценности

• Сроки хранения устанавливаются Номенклатурой дел организации‚ согласованной с экспертом-архивистом (для госорганов — обязательно‚ для коммерции — по необходимости‚ но крайне рекомендуется).
• Ежегодная экспертиза ценности и сроков хранения (акты экспертной комиссии) — основа для уничтожения или продления хранения/передачи в госархив.

Порядок разработки и утверждения Положения (Алгоритм действий)

1. Инициатива: Руководитель организации поручает разработку (обычно главному документоведу / архивариусу).
2. Анализ: Изучение Примерного положения (Приказ № 42 в ред. № 121)‚ Приказа № 77‚ отраслевых стандартов‚ специфики деятельности организации.
3. Проект: Написание текста с учетом реальной структуры организации (есть ли отдельный архив‚ или функции выполняет секретарь/делопроизводитель‚ или аутсорсинг).
4. Согласование: С юристами (соответствие Закону‚ Уставу‚ КТУП)‚ с Охраной труда/ПБ (условия хранения)‚ с ИБ/ИТ (электронные архивы‚ защита ПДн)‚ с бухгалтерией (сроки хранения первички).
5. Утверждение: Приказ (Распоряжение) руководителя организации «Об утверждении Положения об архиве ООО «Ромашка»».
6. Контроль: Ежегодная проверка актуальности Положения (при изменении закона‚ структуры организации‚ номенклатуры дел).

Типичные ошибки при разработке

• Копирование Примерного положения «как есть» без адаптации под структуру организации (например‚ указание отделов‚ которых нет).
• Отсутствие раздела про электронные документы (на 2026 год это грубое нарушение Приказа № 77).
• Несогласование с Номенклатурой дел (Положение ссылается на номенклатуру‚ которой нет или она неутверждена).
• Игнорирование требований ПБ/Охраны труда к помещениям архива (пожарная сигнализация‚ металлические двери‚ климат).
• Отсутствие процедуры передачи документов в госархив (для организаций‚ образующих Архивный фонд РФ).

Положение об архиве — это «конституция» архивного подразделения. В 2026 году оно не может быть статичным бумажным документом «для галочки». Оно должно отражать реальную гибридную (бумажно-цифровую) среду управления документами‚ обеспечивать правовую защиту организации при проверках (Росархив‚ прокуратура‚ налоговая‚ суды) и гарантировать сохранность корпоративной памяти.

Рекомендуется ежегодно (например‚ в I квартале) проводить аудит актуальности Положения и вносить изменения приказом руководителя в случае:

• Изменения законодательства (новые приказы Росархива‚ поправки в ФЗ-125).
• Реорганизации организации (слияние‚ разделение‚ смена юр. адреса).
• Внедрения новых ИС/ЭДО/СЭД.
• Изменения структуры архива (переподчинение‚ изменение штата).

Статья подготовлена на основе актуальных на г. нормативных актов: ФЗ № 125-ФЗ‚ Приказы Росархива № 42‚ № 77‚ № 121. Данная информация носит справочный характер. Для разработки конкретного локального акта рекомендуется привлечь квалифицированного архивиста/юриста.