Дата актуализации: 10 июля 2026 г․

Архив отдела регистрации актов гражданского состояния (ЗАГС) — это не просто склад бумаг‚ а специально организованная система хранения‚ учета и использования уникальных документов‚ подтверждающих правовые факты жизни граждан (рождение‚ брак‚ смерть‚ усыновление‚ изменение имени и др;)․ Наличие уместного‚ правомерного и практически применимого Положения об архиве является обязательным требованием законодательства РФ в области архивного дела и ЗАГС․

В данной статье мы подробно разберем нормативную базу‚ структуру документа‚ ключевые разделы‚ процедуру утверждения и актуальные требования 2026 года к организации архивного дела в органах ЗАГС․

Нормативная правовая база (актуальная на 2026 год)

Разработка Положения должна опираться на иерархию нормативных актов․ Игнорирование какого-либо уровня чревато признанием документа недействительным или несоответствующим требованиям Росархива и прокуратуры․

1. Конституция РФ (ст․ 22‚ 24 — тайна личной жизни‚ право на доступ к сведениям о себе)․
2. Федеральный закон от № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния» (ст․ 9‚ 13‚ 16‚ 35‚ 36‚ 37 — порядок хранения‚ выдачи‚ сроки‚ формирование фондов)․
3. Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст․ 9‚ 12‚ 13‚ 14‚ 16‚ 22 — обязанности ведомств‚ учет‚ хранение‚ доступ‚ экспертиза ценности)․
4. Постановление Правительства РФ от № 1373 «Об утверждении Положения о Федеральной архивной службе (Росархив)» (функции по контролю и надзору)․
5. Приказ Минюста России (Росархива) от № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов․․․» (единые сроки хранения для дел управления)․
6. Приказ Росархива от № 125 «Об утверждении Инструкции по организации архивного дела в государственных архивах․․․» (методология‚ применимо к ЗАГС как к формирователям фондов)․
7. Приказ Минюста России от № 201 «Об утверждении Административного регламента предоставления государственных услуг․․․» (сроки выдачи справок‚ работа с архивными запросами)․
8. Региональные законы и акты субъекта РФ (на организацию работы ЗАГС на местах)․
9. Локальные нормативные акты (ЛНА) самого отдела ЗАГС (Инструкция по делопроизводству‚ График экспертизы ценности‚ Перечень дел с сроками хранения)․

Цели‚ задачи и правовой статус Положения

Правовая природа документа

Положение об архиве отдела ЗАГС — это локальный нормативный правовой акт (ЛНПА)‚ принимаемый руководителем отдела ЗАГС (или вышестоящим органом — управлением/министерством юстиции субъекта) в соответствии со ст․ 8 ФЗ-125 и ст․ 35 ФЗ-143․

Оно является обязательным для исполнения всеми сотрудниками отдела‚ имеющими доступ к архивным фондам․

Основные цели

• Обеспечение сохранности архивного фонда как части Архивного фонда РФ․
• Регламентация порядка формирования‚ учета‚ хранения‚ комплектации и использования документов․
• Обеспечение прав граждан и организаций на получение сведений из актовых записей (ст․ 9‚ 36 ФЗ-143)․
• Внедрение единых стандартов делопроизводства и электронного документооборота․
• Подготовка к ежегодной экспертизе ценности и отбору документов на постоянное хранение․

Ключевые задачи

1. Своевременное поступление дел в архив после окончания дела в канцелярии (по истечении срока хранения в текущем деле)․
2. Надлежащее описание дел (составление описей‚ ввод данных в АИС «Архив» / ЕФИС ЗАГС)․
3. Создание условий хранения‚ соответствующих ГОСТ Р 7․0․99-2018 (температура‚ влажность‚ освещение‚ пожаробезопасность)․
4. Организация выдачи справок‚ заверений и копий в установленные Административным регламентом сроки․
5. Защита персональных данных (ФЗ-152) при работе с архивными запросами․

Структура Положения об архиве (Рекомендуемый образец)

Типовая структура утверждена методическими рекомендациями Росархива․ Ниже приведен расширенный вариант‚ адаптированный под специфику ЗАГС․

Раздел I․ Общие положения

• Правовые основания (список законов‚ приведенный в п․1)․
• Статус архива: структурное подразделение отдела ЗАГС (или отдельный сектор/группа)‚ не имеющее статуса юридического лица․
• Определения: «Архивный фонд отдела ЗАГС»‚ «Актовая запись»‚ «Дело архивное»‚ «Опись»‚ «Номинативный указатель»‚ «ЕФИС ЗАГС»‚ «Носитель информации»․
• Сфера действия: распространяется на все документы на бумажных и электронных носителях‚ сформированные в результате деятельности отдела ЗАГС и переданные в архив․

Раздел II․ Организация архивного дела

• Руководитель отдела ЗАГС — несет персональную ответственность за состояние архивного дела (ст․ 13 ФЗ-125)․ Утверждает Положение‚ График экспертизы‚ Перечень дел․
• Главный архивист / Ответственный секретарь / Архивариус, должностное лицо‚ непосредственно управляющее архивом․ В Положении фиксируются его полномочия: приемка дел‚ учет‚ выдача‚ контроль условий хранения‚ подготовка к экспертизе․
• Архивная комиссия (Экспертная комиссия по оценке ценности документов) — состав‚ порядок формирования‚ кворум‚ процедура принятия решений (протоколы)․ С 2024 г․ обязательно участие представителя органа власти (юстиции) в комиссии при отборе на уничтожение․

Раздел III․ Формирование архивного фонда

Специфика ЗАГС: фонд формируется из двух потоков:

1. Актовые книги (до 2018 г․) / Актовые записи в ЕФИС ЗАГС (после 2018 г․) — основной фонд постоянного хранения․
2. Управленческая документация (приказы‚ распоряжения‚ дела по организации работы‚ кадровые дела‚ финансовые отчеты‚ обращения граждан) — хранение по Перечню № 236 (сроки от 1 до 75 лет)․

Ключевые процедуры‚ регламентируемые в разделе:

• Порядок сдачи дел в архив из канцелярии (Акт приема-сдачи дел‚ Инвентарь)․
• Сборка дел: хронологический‚ систематический‚ алфавитный порядок (для ЗАГС, преимущественно хронологический по годам регистрации внутри вида акта)․
• Оформление дел: обложки (форма 03-арх/ЗАГС)‚ перечни документов в деле‚ прошивка‚ скрепление‚ нумерация листов․
• Составление описей (форма 04-арх/ЗАГС) и ввод данных в АИС․
• Формирование номенклатуры дел (утверждается ежегодно до 1 марта)․

Раздел IV․ Учет архивных документов

• Фондовый учет: ведение Журнала учета поступивших в архив дел (форма 01-арх)‚ Журнала учета выданных дел/справок․
• Описной учет: описи дел (бумажные + электронные в АИС)․
• Номинативный учет (Специфика ЗАГС!): ведение указателей (картотеки/БД) для поиска актовых записей по ФИО‚ дате‚ номеру записи․ Интеграция с ЕФИС ЗАГС․
• Инвентаризация фондов (ежегодная выборочная‚ полная — раз в 5 лет или при смене архивариуса)․

Раздел V․ Хранение и сохранность документов

• Помещения: требования к капитальности‚ герметичности‚ противопожарной защите (ГОСТ Р 7․0․99-2018‚ СП 12․13130)․ Категория помещений — А или Б․
• Климатические режимы: T = 18±2°C‚ Отн․ влажность = 50±5%․ Наличие термогигрометров‚ журналов контроля (форма 07-арх)․
• Оборудование: металлические стеллажи (грузоподъемность‚ заземление)‚ пожарные шкафы/сейфы для уникальных документов (акты до 1917 г․‚ книги до 1920 г․)․
• Защита от ЧС: План действий при ЧС (пожар‚ затопление‚ терракт)‚ наборы для аварийного спасения документов․
• Режим доступа: контроль входа (журнал‚ СКУД)‚ запрет посторонних лиц без сопровождения архивариуса․

Раздел VI․ Использование архивных документов (Выдача сведений)

Это самый «чувствительный» раздел‚ связанный с предоставлением госуслуг․

• Основания для выдачи: заявление гражданина (лично‚ через МФЦ‚ Госуслуги)‚ запрос суда/прокуратуры/органов опеки/нотариусов/посольств․
• Порядок поиска: поиск в ЕФИС ЗАГС -> при отсутствии записи — поиск в бумажных указателях/описях -> запрос в вышестоящий архив/ЗАГС места регистрации․
• Формы выдачи: Справка (Форма № 33‚ 34‚ 25 и др․)‚ Заверенная)‚ Выписка из актовой записи‚ Дубликат свидетельства (при утере)․
• Сроки: согласно Адм․ регламенту (обычно до 5-10 рабочих дней‚ срочно — 1 день)․
• Оплата: госпошлина (НК РФ ст․ 333․26)‚ порядок приема платежей․
• Учет выдачи: регистрация в Журнале выдачи (форма 06-арх/ЗАГС)‚ отметка в ЕФИС ЗАГС о факте выдачи документа․
• Отказы: основания (ст․ 36 ФЗ-143)‚ форма отказа‚ порядок обжалования․

Раздел VII․ Экспертиза ценности документов и отбор на уничтожение

• Ежегодная экспертиза по истечении сроков хранения (по Графику)․
• Порядок работы Комиссии: изучение дел‚ заполнение Актов экспертизы (форма 05-арх)․
• Категории ценности: «Постоянное хранение» (актовые книги‚ указатели)‚ «Временное хранение» (управленческие дела)․
• Уничтожение: только по Акту комиссии‚ в присутствии членов комиссии‚ с составлением Акта уничтожения․ Запрещено уничтожать документы‚ по которым есть запросы или судебные споры․
• Передача в государственный архив субъекта РФ: дела с истекшим сроком временного хранения‚ признанные ценными‚ а также актовые книги старше 100 лет (по решению комиссии и согласованию с госархивом)․

Раздел VIII․ Электронные документы и ЕФИС ЗАГС (Современный блок)

• Правовой статус электронной актовой записи (равен бумажному оригиналу‚ ст․ 16 ФЗ-143)․
• Порядок формирования электронных дел (структура каталогов‚ форматы PDF/A‚ XML‚ ЭП)․
• Резервное копирование: периодичность‚ хранение копий в удаленном ЦОД (ГИС ЕФИС ЗАГС)․
• Верификация целостности данных (хэш-суммы‚ контроль ЭП)․
• Доступ к электронному архиву: разграничение прав доступа (РБАК) для архивариуса‚ оператора‚ руководителя‚ аудиторов․

Раздел IX․ Контроль за состоянием архивного дела

• Внутренний контроль (руководитель ЗАГС‚ главный архивист — еженедельные/ежемесячные проверки)․
• Внешний контроль: Росахив (плановые проверки)‚ Прокуратура‚ Минюст субъекта․
• Отчетность: Годовой отчет о состоянии архивного дела (форма устанавливается Росархивом)‚ данные для ФГИС «Архивы»․

Раздел X․ Заключительные положения

• Порядок вступления в силу․
• Порядок внесения изменений (приказ руководителя)․
• Ответственность за нарушение Положения (дисциплинарная‚ админ․ ст․ 13․20 КоАП РФ‚ уголовная ст․ 293 УК РФ — халатность)․
• Приложения (утверждаются как неотъемлемая часть): Номенклатура дел‚ График экспертизы‚ Перечень форм журналов/описей‚ Инструкция по пожарной безопасности в архиве‚ Регламент работы с ЕФИС ЗАГС в архиве․

Процедура разработки‚ согласования и утверждения

1. Инициация: Приказ руководителя ЗАГС о разработке/пересмотре Положения․ Назначение ответственного (архивариус/главный архивист)․
2. Проектная работа: Изучение актуальных законов‚ типовых образцов (методички Росархива)‚ анализа текущего состояния архива (аудит)․
3. Согласование:
   • Юридическим отделом (юристом отдела/управления) — на соответствие законодательству․
   • Специалистом по защите персональных данных (ДПО), на соответствие ФЗ-152․
   • Специалистом по ИБ/ИТ — на блок электронных документов․
   • Профсоюзом (если есть) — по вопросам труда архивариуса․
4. Утверждение: Приказом руководителя отдела ЗАГС (или Управления юстиции/Министерства юстиции субъекта, в зависимости от подчинения)․
5. Регистрация: В журнале регистрации ЛНА отдела․
6. Ознакомление под роспись: Все сотрудники‚ работающие с архивом (архивариусы‚ операторы‚ руководители секторов‚ выдающие справки)‚ должны ознакомиться с Положением под личную роспись в журнале ознакомления․
7. Контроль копии: Направление копии в вышестоящий орган (управление юстиции) и в государственный архив субъекта РФ (для информации/методического контроля)․

Типичные ошибки и риски при составлении Положения (Чек-лист для проверки)

Особенности 2026 года: Цифровая трансформация архива ЗАГС

На текущий момент Положение об архиве не может быть «бумажным»․ Оно должно отражать гибридную реальность:

«Цифровой двойник» актовой записи

Согласно ст․ 16 ФЗ-143‚ сведения об акте гражданского состояния содержатся в ЕФИС ЗАГС․ Бумажные актовые книги (формировавшиеся до перевода на электронный вид) и распечатки актовых записей (если делаются) — это дубликаты․ Положение должно четко разграничивать: что является первичным источником (Электронная запись в ЕФИС ЗАГС с квалифицированной ЭП регистратора) и что — архивной копией (бумажные книги до 2018 г․‚ резервные копии БД)․

Автоматизация номенклатуры и экспертизы

Внедрение модулей АИС «Архив» (или встроенных модулей ЕФИС ЗАГС) для автоматического формирования Номенклатуры дел‚ Графика экспертизы и Описей на основании метаданных дел․ Положение должно закрепить ответственность за качество метаданных (заполнение карточек дел операторами/архивариусами)․

Удаленный доступ и «Безбумажное ЗАГС»

Архивариус должен иметь возможность выдачи справки/заверения на основании ЭД‚ не изымая бумажное дело (если оно есть)‚ с использованием ЭЦП архивариуса/руководителя․ Положение регламентирует: порядок подписания ЭД‚ проверку ЭЦП получателем‚ учет факта выдачи в ЕФИС ЗАГС․

Персональные данные и ФЗ-152

Архив ЗАГС, это массив специальных категорий ПДн (раса‚ национальность‚ здоровье — в записях о рождении/смерти‚ усыновлении)․ Положение должно содержать ссылку на Локальный акт по защите ПДн и регламентировать: минимизацию доступа (need-to-know)‚ шифрование носителей‚ учет инцидентов утечки․

Примерный перечень приложений к Положению (Обязательный минимум)

1. Номенклатура дел отдела ЗАГС на [Год] (утверждается ежегодно отдельным приказом‚ но ссылка в Положении обязательна)․
2. График проведения экспертизы ценности документов на [Год]․
3. Перечень форм архивных документов (Обложка дела‚ Опись‚ Акт приема-сдачи‚ Акт экспертизы‚ Акт уничтожения‚ Журналы учета) — с образцами заполнения․
4. Инструкция по организации работы с электронными документами в архиве (процедуры ЭП‚ резервного копирования‚ миграции форматов)․
5. План мероприятий по гражданской обороне и ЧС в архиве (эвакуация‚ спасение фондов)․
6. Инструкция по пожарной безопасности в архивных помещениях․
7. Должностная инструкция архивариуса (главного архивиста) с указанием функций по ФЗ-125․
8. Положение об Архивной комиссии (Экспертной комиссии) — если не включено в основной текст․

Положение об архиве отдела ЗАГС — это «конституция» архивного подразделения․ В 2026 году оно не может быть статичным документом‚ написанным «для галочки» и лежащим на полке․ Оно должно быть:

• Живым инструментом: архивариус и руководитель пользуются им ежедневно для принятия решений (сдать дело? выдать справку? уничтожить? передать в госархив?)․
• Правозащитным щитом: защищает сотрудника от обвинений в халатности (действовал по Положению) и орган — от претензий граждан и проверяющих органов․
• Технологически актуальным: без разделов по ЕФИС ЗАГС‚ ЭД‚ ЭЦП‚ защите ПДн и кибербезопасности Положение устарело в день подписания․

Рекомендуется проводить ежегодный аудит Положения (вновь, в январе) на предмет изменений в законодательстве (новые приказы Росархива‚ изменения в ФЗ-143‚ Адм․ регламенте‚ Перечне № 236) и вносить изменения приказом руководителя․ Только так архив отдела ЗАГС будет выполнять свою главную миссию — гарантировать права граждан на подтверждение их правового статуса․

Данная статья носит информационно-методический характер․ При разработке конкретного Положения необходимо обратиться к актуальным текстам законов и консультироваться с юристами органа юстиции и государственным архивом субъекта РФ․