Документ регламентирует организацию‚ функции и порядок работы архива‚ находящегося в составе управления администрации․ Он определяет цели создания архива‚ его структуру‚ порядок формирования‚ хранения‚ использования и защиты документов‚ а также ответственность за нарушение положения․

Общие положения

Настоящее положение разработано в соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» и иными нормативными актами‚ регулирующими деятельность государственных архивов․
Архив управления администрации является структурным подразделением‚ обеспечивающим сохранность документального наследия органа управления и предоставляющим доступ к информации для служебных и научных целей․
Положение obowязывает всех сотрудников управления администрации‚ а также иных лиц‚ имеющих доступ к архивным фондам․

Цели и задачи архива

Основные цели:

• обеспечение полноты и достоверности документального фонда управления;
• гарантия долгосрочного сохранения документов в соответствии с установленными сроками хранения;
• обеспечение оперативного доступа к информации для принятия управленческих решений;
• поддержка научных‚ образовательных и культурных проектов․

Задачи архива включают:

1. приём‚ учёт и классификацию поступающих документов;
2. формирование номенклатур дел и описей;
3. создание условий для длительного хранения (температурно‑влажностный режим‚ защита от света‚ пожар и механические повреждения);
4. организация поиска и предоставления сведений по запросам;
5. ведение учёта движения документов и контроль за их сохранностью;
6. подготовка документов к передаче на государственное хранение или уничтожению по истечении сроков;
7. разработка и внедрение электронных систем управления архивными фондами․

Структура архива

Архив управления администрации состоит из следующих отделов:

• Отдел приёма и первичной обработки документов;
• Отдел хранения и реставрации (включая климатическое хранилище и специализированные шкафы);
• Отдел каталогизации и описания фондов;
• Отдел обслуживания пользователей (читальный зал‚ справочная служба);
• Отдел информационных технологий (электронный архив‚ системы поиска и метаданных)․

Порядок формирования и хранения документов

Приём документов осуществляется на основании служебных распоряжений и актов о передаче на архивное хранение․
Каждый документ получает индекс‚ включающий код управления‚ год поступления и порядковый номер․
Документы размещаются в соответствии с номенклатурой дел:

• постоянного хранения (срок более 10 лет);
• долгосрочного хранения (срок от 5 до 10 лет);
• краткосрочного хранения (срок до 5 лет)․

Для обеспечения сохранности применяются:

• контроль температуры (18 ± 2 °C) и относительной влажности (45 ± 5 %);
• системы пожаротушения и дымоудаления;
• ограничение доступа к фондам только уполномоченным сотрудникам;
• регулярные инспекции и профилактические работы․

Доступ к документам и использование

Пользователи архива делятся на две категории:

• служебные – сотрудники управления администрации‚ получающие документы в рамках своих должностных обязанностей;
• внешние – исследователи‚ студенты‚ представители СМИ и иные заинтересованные лица‚ получившие разрешение на доступ․

Порядок предоставления информации:

1. Пользователь подаёт письменный запрос (или электронное заявление) с указанием цели использования и перечня интересующих документов;
2. Сотрудник отдела обслуживания проверяет запрос на соответствие режиму доступа и наличие необходимых разрешений;
3. После одобрения запрос исполняется в течение установленного срока (не более 5 рабочих дней для служебных запросов‚ не более 10 рабочих дней для внешних);
4. Документы выдаются в читальном зале под наблюдением сотрудника либо предоставляются в виде электронных копий (при условии соблюдения авторских и конфиденциальных ограничений)․

Ответственность за нарушение положения

Нарушение требований настоящего положения влечёт дисциплинарную‚ административную и‚ в случаях умышленного причинения вреда архивному фонду‚ уголовную ответственность в соответствии с действующим законодательством РФ․ Конкретные меры включают:

• выговор или замечание;
• лишение премии;
• отстранение от должности;
• штрафы и компенсацию ущерба;
• уголовное преследование при хищении‚ уничтожении или незаконном распространении документов․

Заключительные положения

Настоящее положение вступает в силу со дня его официального опубликования и подлежит обязательному исполнению всеми подразделениями управления администрации․
Изменения и дополнения к положению могут вноситься только приказом руководителя управления администрации после согласования с юридическим отделом и архивной службой․
При возникновении спорных вопросов толкования положения применяются нормативные акты РФ в области архивного дела и внутренние регламенты управления․