Дата актуализации:  07:14:43

Положение об архиве – это нормативный документ, который регламентирует порядок создания, ведения, хранения и использования архивных материалов в организации; Для органов управления образованием (министерств, департаментов, управлений) такое положение имеет особое значение, поскольку в их деятельности регулярно формируются документы, отражающие государственную политику в сфере образования, учебные программы, аккредитационные решения и др.

Нормативно‑правовая база

Разработка и утверждение Положения об архиве регулируются следующими актами:

1. Приказ Росархива от № 42 (редакция от ) «Об утверждении примерного положения об архиве организации» (регистрационный номер 51895 от ).
2. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от № 125‑ФЗ.
3. Приказ Минобрнауки России «О порядке формирования и ведения архивных фондов в органах управления образованием» (утверждён – Редакция 1).
4. Локальные нормативные акты (приказы, инструкции) конкретных управлений и департаментов.

Цели и задачи Положения об архиве в системе управления образованием

• Обеспечение законности хранения и использования архивных документов.
• Сохранение исторической памяти о развитии системы образования.
• Оптимизация доступа к документам для аналитики, контроля и научных исследований.
• Гарантия информационной безопасности при работе с электронными архивами.
• Снижение рисков утраты и повреждения документов.

Структура Положения об архиве (рекомендованный шаблон)

Ниже представлена типовая структура, которая соответствует требованиям Приказа Росархива и практикам 2025‑2026 гг.

Общие положения

• Наименование организации (Управление образованием, департамент, министерство).
• Основания для разработки Положения.
• Терминологический глоссарий (архивный документ, архивный фонд, срок хранения и т.д.).

Порядок формирования архивных фондов

1. Классификация документов по деловым направлениям (педагогическая политика, кадровое делопроизводство, финансово‑хозяйственная деятельность, научные проекты).
2. Определение сроков хранения (постоянные, среднесрочные, краткосрочные) в соответствии с нормативными таблицами.
3. Назначение ответственных за формирование фондов (архивариус, главный специалист по документообороту).

Порядок ведения архивных документов

• Регистрация входящих и исходящих документов в журнале регистрации.
• Маркировка и нумерация архивных дел.
• Хранение оригиналов в специально оборудованных помещениях (температура, влажность, защита от пожара).

Электронный архив

С 2025 года в большинстве управлений образованием введён обязательный электронный архив. Основные требования:

• Использование сертифицированных систем электронного документооборота (СЭД).
• Подписание электронных копий квалифицированной электронной подписью.
• Регулярное резервное копирование (не реже 1 раза в сутки).
• Контроль доступа по ролям (чтение, редактирование, удаление).

Права и обязанности сотрудников

Контроль и аудит

• Периодическая (не реже 1 раза в год) проверка соответствия фактического состояния архивов Положению.
• Внутренний аудит – подготовка актов инвентаризации.
• Внешний контроль – проверки со стороны Росархива.

Процедура разработки, согласования и утверждения Положения

1. Инициатива – обычно исходит от руководителя управления или отдела документооборота.
2. Подготовка проекта – юридический отдел совместно с архивариусом разрабатывают черновик.
3. Экспертиза – проверка соответствия Приказу Росархива и другим нормативным актам.
4. Согласование – обсуждение с руководителями подразделений, внесение правок.
5. Утверждение – приказом руководителя управления (подпись и печать).
6. Регистрация – внесение в реестр локальных нормативных актов.
7. Информирование персонала – рассылка приказа, подписание под распиской о ознакомлении.

Примерный образец Положения об архиве (содержание)

Ниже приведён сокращённый перечень разделов, которые можно скопировать в свой документ. Полный шаблон (15,2 КБ) доступен для скачивания в форматах DOCX и PDF (см. раздел 7).

Общие положения
 1.1. Наименование организации
 1.2. Правовая основа
 1.3. Термины и определения

Цели и задачи архивного дела

Структура архивных фондов
 3.1. Классификация
 3.2. Сроки хранения
Порядок формирования и передачи документов в архив
 4.1. Порядок передачи
 4.2. Журнал регистрации

Электронный архив
 5.1. Технические требования
 5.2. Электронная подпись

Права и обязанности работников

Контроль, аудит и ответственность

Порядок внесения изменений в Положение

Формы и бланки (скачать бесплатно)

Все необходимые документы размещены на официальных порталах государственных услуг и в системе «Моё дело». Ниже – ссылки на актуальные версии (по состоянию на ):

• Положение об архиве (DOCX) – 15,2 КБ.
• Положение об архиве (PDF) – 112 КБ.
• Бланк регистрации архивных документов (Excel).
• Форма акта инвентаризации (DOCX).

Практические рекомендации по внедрению Положения в управлении образованием

1. Провести обучающий семинар для всех сотрудников, отвечающих за документооборот.
2. Создать единую электронную площадку (например, «Госуслуги‑Документы») для загрузки и поиска архивных материалов.
3. Назначить ответственного за электронный архив, который будет контролировать резервное копирование и обновление программного обеспечения.
4. Внедрить периодический аудит (каждые 6 месяцев) с составлением отчётов для руководства.
5. Обеспечить физическую защиту архивных помещений (система видеонаблюдения, контроль доступа).
6. Регулярно обновлять таблицы сроков хранения в соответствии с изменениями законодательства.

Положение об архиве управления образованием – ключевой документ, который гарантирует законность, сохранность и доступность важнейших документов, формирующих образовательную политику страны. Следуя рекомендациям, приведённым в этой статье, и используя готовые шаблоны, органы управления смогут быстро разработать и внедрить эффективную архивную систему, отвечающую современным требованиям как к бумажным, так и к электронным материалам.

Автор: виртуальный помощник ChatGPT, 2026 г.