Дата актуализации: 10 июля 2026 г.

Исторический контекст

Положение об архивном фонде Российской Федерации (далее – Положение) является центральным нормативным актом‚ регулирующим формирование‚ хранение‚ учёт и использование архивных фондов в России. Первоначально Положение было принято Указом Президента РФ от 17 марта 1994 г. № 552‚ однако с 2004 г. оно утратило силу в связи с принятием Федерального закона № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». С тех пор Положение было переиздано и неоднократно изменялось указами Президента от  № 460‚ от  № 1447 и от  № 1365.

Нормативно‑правовая база

Современное Положение опирается на следующие ключевые документы:

• Федеральный закон № 125‑ФЗ от  г. «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Основы законодательства РФ об архивном фонде и архивах (приказ Президента РФ от  г. № 5341‑I);
• Указы Президента РФ‚ вносящие изменения в Положение (1996‚ 1998‚ 2003 годы);
• Региональные нормативные акты субъектов РФ‚ дополняющие федеральные требования.

Основные понятия‚ закреплённые в Положении

В соответствии с Основами законодательства РФ от  № 5341‑I определяются следующие ключевые термины:

1. Архивный фонд Российской Федерации – совокупность документов‚ отражающих материальную и духовную жизнь народов России‚ имеющих историческое‚ научное‚ социальное‚ экономическое‚ политическое или культурное значение.
2. Архивный документ – документ‚ сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и ценности для собственника.
3. Архивный фонд (внутри архива) – совокупность архивных документов‚ исторически или логически связанных между собой.
4. Архив – совокупность архивных документов‚ а также архивное учреждение (или структурное подразделение)‚ осуществляющее приём‚ хранение и обеспечение доступа к документам.
5. Тайный архив – архив‚ о котором не заявлено публично (ограниченный доступ).
6. Архивное дело – деятельность по организации хранения‚ учёта и использованию архивных документов.

Структура и содержание Положения

Положение состоит из нескольких разделов‚ каждый из которых регулирует отдельный аспект работы с архивными фондами:

• Раздел I. Общие положения – цели‚ задачи и правовые основы архивного дела.
• Раздел II. Понятия и термины – определение ключевых терминов (см. пункт 3).
• Раздел III. Формирование и комплектование архивного фонда – порядок создания‚ пополнения и классификации фондов.
• Раздел IV. Хранение и учёт – требования к помещениям‚ условиям микроклимата‚ системе учёта и регистрации документов.
• Раздел V. Использование архивных фондов – порядок доступа‚ предоставления копий‚ конфиденциальности и защиты персональных данных.
• Раздел VI. Управление архивами – органы управления‚ их полномочия и взаимодействие с другими государственными структурами.
• Раздел VII. Переходные и заключительные положения – порядок ввода в действие‚ отмены прежних нормативных актов и сроки реализации.

Порядок формирования и комплектования архивного фонда

Согласно Положению‚ процесс формирования фонда включает несколько этапов:

1. Идентификация документов‚ подлежащих включению в фонд (по критерию исторической‚ научной‚ культурной ценности).
2. Оценка значимости и классификация по тематическим‚ хронологическим и функциональным признакам.
3. Оформление актов приёма‑передачи и внесение записей в единый реестр архивных фондов.
4. Создание описательных справок (описание фонда‚ опись‚ карточка фонда) в соответствии с ГОСТ 7.32‑2001.

Хранение и учёт архивных документов

Для обеспечения долговременного сохранения документов Положение предписывает:

• Соблюдать нормативные требования к микроклимату (температура + 18 ± 2 °C‚ относительная влажность + 55 ± 5 %).
• Обеспечивать пожарную безопасность и защиту от влаги‚ плесени‚ вредителей.
• Вести регистры учёта (журнал приёма‚ реестр хранения‚ журнал выдачи) в электронном виде с резервным копированием.
• Проводить периодический контроль состояния документов (инвентаризация‚ оценка износа).

Использование архивных фондов

Положение регулирует доступ к архивным материалам на основе принципов открытости и защиты интересов государства и граждан:

• Публичный доступ – предоставление информации любому заинтересованному лицу в порядке‚ установленном законом.
• Ограниченный доступ – применяется к документам‚ содержащим государственную тайну‚ коммерческую тайну или персональные данные.
• Копирование и репродукция – возможны только после получения разрешения от архивного учреждения и соблюдения авторских прав.
• Электронные архивы – допускается оцифровка и хранение в электронном виде при соблюдении требований к цифровой подписи и долгосрочной сохранности.

Управление архивами

Организационная структура управления архивным делом включает:

1. Федеральный архивный центр – главный орган‚ отвечающий за формирование государственной политики в сфере архивного дела.
2. Региональные архивы – осуществляют хранение и обслуживание архивных фондов субъектов РФ.
3. Отраслевые архивы (например‚ архивы Министерства обороны‚ Министерства культуры) – специализируются на документах определённого направления.
4. Контрольные органы – Министерство культуры РФ‚ Федеральная служба по надзору в сфере культуры (Роскультура) контролируют соблюдение Положения.

Изменения и актуальные редакции Положения

С момента принятия Положения в 1994 г. оно претерпело несколько существенных изменений:

Практические рекомендации для архивных учреждений

• Регулярно проверяйте актуальность нормативных документов – следите за изменениями в ФЗ 125‑ФЗ и новых указах Президента.
• Внедряйте системы электронного документооборота (ЭДО) для ускорения учёта и доступа.
• Обеспечьте обучение персонала по работе с микроклиматом‚ консервации и цифровой обработке документов.
• Разрабатывайте планы реагирования на чрезвычайные ситуации (пожары‚ наводнения‚ кибератаки).
• Сотрудничайте с научными и образовательными учреждениями для повышения использования архивных фондов в исследованиях.

Положение об архивном фонде Российской Федерации и архивах – фундаментальный нормативный акт‚ который обеспечивает сохранность историко‑культурного наследия России и гарантирует его доступность для общества. Понимание его структуры‚ основных понятий и текущих изменений позволяет архивным учреждениям эффективно выполнять свои функции‚ а исследователям – получать необходимую информацию в рамках законных процедур.

Автор статьи: виртуальный помощник ChatGPT‚ 2026 г.