Цель документа: установить правовые, организационные и функциональные основы деятельности архивного отдела администрации района, определить его место в структуре муниципального архива, а также регламентировать права и обязанности сотрудников․

Общие положения

• Наименование: Архивный отдел администрации района (далее – Отдел)․
• Подчиненность: Отдел подчиняется непосредственно главе администрации района и руководителю муниципального архива․
• Основание создания: Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от № 125‑ФЗ, а также региональные нормативные акты, регулирующие деятельность муниципальных архивов․
• Сфера действия: Положение распространяется на всех сотрудников Отдела, а также на организации и граждан, взаимодействующие с Отделом в рамках выполнения его функций․

Задачи и функции Отдела

Отдел осуществляет следующие основные задачи:

1. Обеспечение выполнения государственных и муниципальных программ в сфере архивного дела․
2. Организация и контроль за приемом, хранением, учётом и использованием архивных фондов района;
3. Осуществление доступа к архивным документам в соответствии с законодательством․
4. Разработка и внедрение нормативных документов, методических рекомендаций и инструкций по работе с архивными материалами․
5. Проведение научно‑исследовательской и просветительской деятельности, направленной на популяризацию архивного наследия․
6. Взаимодействие с другими архивными учреждениями, научными организациями и общественными объединениями․

Конкретные функции

• Приём и регистрация архивных документов, поступающих от органов исполнительной власти, органов местного самоуправления, юридических и физических лиц․
• Создание и ведение единых реестров и описей архивных фондов․
• Обеспечение надёжного физического и электронного хранения архивных материалов․
• Осуществление описания, классификации и систематизации архивных документов․
• Контроль за соблюдением правил доступа, выдачи и возврата архивных материалов․
• Подготовка и проведение экспертизы архивных документов (оценка подлинности, исторической ценности)․
• Разработка и реализация программ цифровизации архивных фондов․
• Организация и проведение выставок, конференций, семинаров и публикаций, посвящённых архивному наследию района․

Структура и штатное расписание

В зависимости от размеров района и объёма архивных фондов, структура Отдела может включать следующие подразделения:

Штатное расписание утверждается ежегодно приказом администрации района в соответствии с потребностями и финансовыми возможностями․

Права и обязанности сотрудников Отдела

Права

• Получать от руководства необходимые ресурсы (финансовые, материальные, информационные) для выполнения своих функций․
• Запрашивать и получать копии документов из архивных фондов в рамках служебных задач․
• Участвовать в профессиональных конференциях, семинарах и повышать квалификацию за счёт средств, предусмотренных бюджетом․
• Вносить предложения по совершенствованию работы архива и повышению качества обслуживания․

Обязанности

• Соблюдать законодательство РФ в сфере архивного дела и конфиденциальности информации․
• Вести точный учёт всех поступающих и выданных архивных материалов․
• Обеспечивать сохранность и целостность архивных документов․
• Своевременно реагировать на запросы граждан и организаций, предоставляя доступ в пределах установленного порядка․
• Поддерживать порядок в помещениях архива, соблюдать правила техники безопасности․
• Участвовать в проведении инвентаризаций и проверок, организуемых контролирующими органами․

Порядок работы с архивными документами

Приём и регистрация

Все документы, поступающие в архив, подлежат обязательной регистрации в журнале приёма․ Регистрация включает:

1. Определение типа документа (дело, акт, письмо и т․д․)․
2. Установление правового статуса (документ публичного или частного характера)․
3. Назначение уникального регистрационного номера․
4. Внесение сведений в электронную базу данных․

Описание и систематизация

После регистрации документ передаётся в отдел описания, где формируется:

• Краткое описание (содержание, дата, автор)․
• Классификационный код согласно национальному классификатору․
• Указание места хранения (фонд, дело, коробка, полка)․

Хранение

Документы размещаются в специально оборудованных помещениях, где поддерживается:

• Температура — от + 18 °C до + 22 °C․
• Относительная влажность — 45‑55 %․
• Защита от прямого солнечного света, пыли и механических повреждений․

Доступ и выдача

Запросы на доступ к архивным материалам оформляются в письменной форме․ Приём заявок осуществляется через:

• Онлайн‑портал муниципального архива․
• Личный приём в читальном зале․

Сотрудники отдела проверяют правомочность запроса, подготавливают документы и фиксируют выдачу в журнале выдачи․

Возврат и контроль

После использования документы возвращаются в отдел хранения, где проводится проверка их целостности и соответствия реестру․ При обнаружении повреждений составляется акт и принимаются меры по консервации․

Взаимодействие с другими органами и организациями

• С органами государственной власти: предоставление справок, участие в подготовке нормативных актов․
• С образовательными учреждениями: организация практики для студентов архивных и исторических факультетов․
• С культурными и научными организациями: совместные проекты по исследованию и популяризации архивного наследия․
• С общественными объединениями: проведение открытых дней, лекций, выставок․

Финансирование и материально‑техническое обеспечение

Бюджет Отдела формируеться из:

1. Средств муниципального бюджета, выделяемых ежегодно в рамках программы развития архивного дела․
2. Грантов и субсидий, получаемых от федеральных и региональных фондов поддержки культуры․
3. Платных услуг (изготовление копий, предоставление справок, аренда помещения для мероприятий)․

Материально‑техническое обеспечение включает:

• Архивные шкафы, стеллажи, консервационные материалы․
• Оборудование для цифровизации (сканеры, фотокамеры, серверы)․
• Программное обеспечение для электронного архива (ЭАИС, системы управления документами)․

Ответственность за нарушение Положения

Сотрудники Отдела несут ответственность в соответствии с Трудовым кодексом РФ, Федеральным законом «Об архивном деле», а также внутренними нормативными актами администрации района․ Возможные меры ответственности:

• Дисциплинарные взыскания (выговор, замечание, увольнение)․
• Административная ответственность за нарушение правил доступа к документам․
• Гражданско‑правовая ответственность в случае причинения ущерба архивным материалам․

Порядок внесения изменений в Положение

1. Инициатива по изменению может исходить от руководства администрации, руководителя муниципального архива или от коллектива Отдела․
2. Проект изменений рассматривается на заседании комиссии по архивному делу․
3. После утверждения проект вносится в официальную редакцию Положения и публикуется на официальном сайте администрации района․

Заключительные положения

Настоящее Положение вступает в силу со дня его официального опубликования и подлежит обязательному исполнению всеми сотрудниками архивного отдела и другими заинтересованными лицами․

Контроль за исполнением Положения осуществляет руководитель муниципального архива совместно с руководителем администрации района․

Подготовлено: отдел правового обеспечения администрации района
Дата утверждения: ____________