Положение об архивном отделе (сектора) муниципального архива — это основной локальный нормативный правовой акт, регламентирующий организационно-правовой статус, задачи, функции, полномочия, структуру и порядок деятельности структурного подразделения органа местного самоуправления (ОМСУ) или муниципального учреждения, осуществляющего архивную работу на территории муниципального образования.

Данная статья представляет подробный разбор типовой структуры и содержания Положения, основанного на действующем законодательстве РФ (в первую очередь, Федеральном законе от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Федеральном законе от № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в РФ», а также Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ, утвержденных Постановлением Правительства РФ от № 1323).

Общие положения и правовая основа

Раздел «Общие положения» закрепляет юридический статус отдела и его место в системе управления архивным делом.

• Правовая база: Деятельность отдела строится на Конституции РФ, федеральных законах, указах Президента, постановлениях Правительства РФ, актах субъекта РФ, уставах муниципального образования и настоящем Положении.
• Статус отдела: Архивный отдел (сектор, управление) является структурным подразделением органа местного самоуправления (администрации города/района/села) или самостоятельным муниципальным учреждением (МУ), созданным решением представительного органа муниципального образования.
• Принадлежность документов: Документы, образующиеся в деятельности органов местного самоуправления (ОМСУ) и созданных ими учреждений, являются частью Архивного фонда Российской Федерации и подлежат постоянному хранению в муниципальном архиве (или передаче в государственный архив субъекта РФ/федеральный архив в установленном порядке).
• Утверждение: Положение утверждается постановлением главы администрации (мэра) или распоряжением руководителя муниципального учреждения. В некоторых случаях (например, для архивов районов городов федерального значения) утверждение может происходить на уровне вышестоящей администрации.
• Местонахождение: Указывается юридический и фактический адрес отдела (например: г. Москва, Алтуфьевский округ, ул. Примерная, д. 1).

Основные задачи и функции отдела

Согласно ст. 19 ФЗ № 125-ФЗ и типовым положениям, на отдел возлагаются две группы функций: по управлению архивным делом на территории МО и по непосредственному хранению/использованию документов.

Функции по управлению архивным делом (методологическое руководство)

1. Организация реализации государственной политики в области архивного дела на территории муниципального образования.
2. Методологическое руководство архивным делами структурных подразделений администрации, муниципальных учреждений и других организаций — источников комплектования архива.
3. Разработка и утверждение (согласование) номенклатур дел организаций-источников комплектования, сроков хранения документов (актами экспертизы стоимости и сроков хранения).
4. Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле при формировании дел, их экспертизе, подготовке к передаче в архив.
5. Ведение Единого государственного реестра организаций, источников комплектования архивов (по части муниципального уровня).
6. Организация проведения экспертизы документов на предмет их исторической, научной, культурной и иной ценности.

Функции по хранению, комплектованию, учету и использованию (архивная работа)

• Комплектование: Прием документов на постоянное хранение от структурных подразделений администрации, муниципальных учреждений, ликвидированных/реорганизованных организаций, а также от граждан (личные архивы, семейные фонды).
• Учет и описание: Ведение фондовых учетных документов (описания дел, указатели, карточки фондов, электронные базы данных). Присвоение фондам номеров и наименований.
• Обеспечение сохранности: Создание необходимых условий хранения (температура, влажность, пожаробезопасность, охрана), организация реставрации, микролитования/оцифровки документов.
• Информационное обслуживание: Выдача справок, выписок, заверенных копий документам гражданам и организациям (социально-правовое и справочно-тематическое использование).
• Научно-справочная работа: Составление обзоров фондов, публикация путеводителей, создание информационных ресурсов (сайт архива, электронные каталоги).
• Государственная регистрация архивных фондов: Взаимодействие с органом архивного дела субъекта РФ по вопросам госрегистрации фондов муниципального архива.

Полномочия отдела

Для реализации задач отдел наделяется следующими полномочиями (п. 4.3 типового положения, ст. 20 ФЗ № 125-ФЗ):

• Запрашивать и получать от структурных подразделений администрации, учреждений и организаций документы, необходимые для выполнения задач архива.
• Проводить проверки (инспекции) состояния делопроизводства и архивного дела в организациях-источниках комплектования (в порядке, установленном законодательством).
• Выдавать обязательные для исполнения предписания об устранении выявленных нарушений архивного законодательства.
• Согласовывать проекты номенклатур дел, акты экспертизы документов, перечни документов к уничтожению.
• Представлять отчетность в орган архивного дела субъекта РФ и вышестоящую администрацию.
• Заключать договоры (контракты) на оказание платных архивных услуг (в пределах закона), на реставрацию, оцифровку и т.д.
• Разрабатывать и утверждать локальные акты: должностные инструкции сотрудников, правила внутреннего трудового распорядка, планы работы отдела.

Организация деятельности и структура

Руководство отделом

Отдел возглавляет Начальник архивного отдела (директор муниципального архива). Он назначается на должность и освобождает от нее руководителем администрации (или учредителем МУ) в порядке, установленном трудовым и муниципальным законодательством.

Квалификационные требования к руководителю и специалистам отдела (архивариусам, старшим архивариусам) устанавливаются Профессиональными стандартами (профстандарты) и квалификационными справочниками должностей муниципальной службы. Обязательное наличие высшего профессионального образования (профиль «Архивоведение», «История» и др.) или среднего профессионального с последующей переподготовкой.

Структурные единицы (типичные)

В зависимости от объема фондов и задач, в отделе могут выделяться секторы/группы:

• Сектор комплектования и учета документов (прием, экспертиза, описание, формирование фондов).
• Сектор хранения и обеспечения сохранности (депо, контроль микроклимата, пожаробезопасность, реставрация).
• Сектор использования и информационного обслуживания (читальный зал, справки, оцифровка, сайт, выставочная работа).
• Сектор методологической работы (работа с источниками комплектования, номенклатуры, проверки).

Материально-техническое обеспечение

Положение должно закреплять обязанность администрации/учредителя обеспечивать отдел:

• Помещениями, соответствующими СанПиН 2.2.1/2.-03 и требованиям ПП РФ № 1323 (депо, читальный зал, помещения для обработки документов, серверная).
• Специальным оборудованием: металлическими стеллажами, пожароподавлением (газовые установки предпочтительнее водяных), системами климат-контроля, сигнализацией, видеонаблюдением.
• Техникой: компьютерами, сканерами (планетными, проходными), серверами для ЭАРХ, средствами связи.
• Финансовыми ресурсами на текущее содержание, капитальный ремонт, закупку расходников, оплату труда.

Порядок приема и передачи документов (Ключевой процесс)

Раздел регламентирует взаимодействие с источниками комплектования.

1. Формирование дел: В организациях-источниках документы формируются в дела по утвержденной номенклатуре дел.
2. Окончание дел: Дела закрываются по окончании календарного года или по завершению дела. Документы становятся архивными с 1 января года, следующего за годом окончания дела.
3. Экспертиза: Проведение экспертизы стоимости и сроков хранения (экспертная комиссия организации-источника с участием представителя архива); Составление акта экспертизы.
4. Подготовка к передаче: Оформление дел по требованиям (переплет, зашивка, титульные листы, инвентаризация).
5. Акт приема-передачи: Подписание акта приема-передачи документов на постоянное хранение (в 2-х экземплярах). Один остается в архиве, второй — в организации-источнике.
6. Сроки передачи: Документы подлежат передаче в архив в течение установленных законом сроков (обычно не позднее 1 года после окончания дела для органов власти, 3 лет — для некоторых категорий, но не позднее наступления 10-летнего срока хранения в организации-источнике).

Использование документов и предоставление информации

Положение определяет режим доступа в соответствии со ст. 21-23 ФЗ № 125-ФЗ и ФЗ № 149-ФЗ «Об информации…»:

• Открытые документы: Предоставляются всем пользователям (гражданам, организациям) на основании заявления/запроса. Срок выдачи справки/копии — до 30 дней (ст. 22 ФЗ № 125-ФЗ).
• Документы с ограниченным доступом: Содержат сведения, составляющие гостайну, гостайну, коммерческую тайну, персональные данные и др. Предоставляются только уполномоченным лицам или по решению суда/прокурора/органа следствия.
• Формы предоставления: В читальном зале (оригиналы/копии), путем направления заверенных копий/справок по почте/ЭДО, через портал Госуслуг/сайт архива.
• Платные услуги: Порядок и тарифы на оказание платных архивных услуг (поисковые работы, оцифровка, заверение копий) утверждаются отдельным локальным актом в соответствии с законодательством.

Ответственность и контроль

• Ответственность сотрудников: Дисциплинарная, материальная, административная (КоАП РФ ст. 13.20 — нарушение правил ведения архивного дела, сроков передачи, условий хранения), уголовная (УК РФ ст. 283 — уничтожение, повреждение или скрывание документов, подлежащих хранению в архивах).
• Ответственность руководителей организаций-источников: За несвоевременную передачу документов, нарушение условий хранения до передачи, незаконное уничтожение.
• Контроль: За деятельностью отдела осуществляют контроль: руководитель администрации, орган архивного дела субъекта РФ (региональный архив), прокуратура, Росархив (Федеральное архивное агентство).
• Отчетность: Ежегодный отчет о деятельности архива (форма устанавливается Росархивом), отчет о выполнении государственного задания (для МУ).

Заключительные положения

• Положение вступает в силу с момента утверждения (или с даты государственной регистрации, если отдел — МУ).
• Изменения и дополнения вносятся в том же порядке.
• При ликвидации или реорганизации отдела его фонды передаются в порядке преемственности (в архив вышестоящего уровня или иному правопреемнику) по актам приема-передачи.
• Споры, возникающие в связи с деятельностью отдела, разрешаются в судебном порядке.

Приложение: Типовая структура Положения (для разработки собственного документа)

1. Общие положения (статус, нормативная база, место нахождения).
2. Задачи и функции (управление архивным делом + архивная работа).
3. Полномочия (права отдела, права начальника отдела).
4. Организация деятельности (структура, штатное расписание, режим работы).
5. Права и обязанности сотрудников (ссылка на должностные инструкции).
6. Взаимодействие с источниками комплектования (порядок приема, экспертиза, номенклатуры).
7. Хранение и обеспечение сохранности (условия, пожаробезопасность, ЧС, реставрация).
8. Учет и описание документов (фондовые работы, ЭАРХ, госрегистрация).
9. Использование документов (режим доступа, порядок выдачи, платные услуги).
10. Материально-техническое и финансовое обеспечение.
11. Отчетность и контроль.
12. Ответственность.
13. Заключительные положения.

Примечание: Текст Положения должен адаптироваться под специфику конкретного муниципального образования (город, район, сельское поселение), объем Архивного фонда, наличие/отсутствие статуса юридического лица (МУ) и требования регионального законодательства (законов субъекта РФ об архивном деле). Актуальная редакция на 2026 год должна учитывать изменения, внесенные Постановлением Правительства РФ от № 1323 (новые Правила организации хранения…).