Цель статьи – дать полное представление о том, что представляет собой положение об электронном архиве, какие нормативные акты регламентируют его создание, какие разделы должно включать такой документ и как правильно оформить и утвердить его в организации․

Что такое «Положение об электронном архиве»?

Положение об электронном архиве – это внутренний нормативный акт учреждения, который регламентирует порядок создания, ведения, хранения, доступа, защиты и уничтожения электронных документов и архивных материалов․ Он определяет:

• Статус электронного архива в структуре организации;
• Функции и задачи подразделений, ответственных за архивную деятельность;
• Технические и организационные требования к работе с электронными документами;
• Механизмы контроля и аудита архивных процессов․

Нормативно‑правовая база

Разработка и внедрение положения об электронном архиве опираются на ряд федеральных и региональных нормативных актов:

1. Федеральный закон № 402-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (от г․)․
2. Федеральный закон № 63‑ФЗ «Об электронной подписи» (от г․)․
3. Приказ Минкультуры России от № 254 «Об утверждении Положения об организации электронного архива в государственных учреждениях»․
4. ГОСТ Р 7․0․97‑2016 «Электронные документы․ Требования к их оформлению, хранению и использованию»․
5. Требования ФСТЭК России к защите информации в электронных системах․

Цели и задачи положения

Основные цели разработки положения:

• Обеспечение законности и достоверности электронных архивных материалов․
• Гарантирование их сохранности и доступности в течение установленного срока хранения․
• Снижение рисков утраты, искажения и несанкционированного доступа к информации․
• Оптимизация процессов документооборота за счёт автоматизации․

Структура типового положения

Внутренний нормативный акт обычно состоит из следующих разделов:

1. Общие положения
   • Наименование документа;
   • Основания для разработки;
   • Термины и определения․
2. Предмет регулирования
   • Что именно регулируется (электронные документы, архивные файлы, метаданные и т․п․)․
3. Цели и задачи электронного архива
4. Организационная структура
   • Подразделения, ответственные за архивную деятельность (отдел электронного архива, ИТ‑служба, юридический отдел)․
   • Должностные инструкции․
5. Технические требования
   • Требования к программному обеспечению (системы ЭДО, СЭД, архивные системы)․
   • Требования к аппаратному обеспечению (серверы, резервные копии, системы хранения)․
   • Стандарты форматов файлов (PDF/A, XML, TIFF)․
6. Порядок формирования и ввода в архив
   • Этапы: регистрация, классификация, индексация, присвоение уникального идентификатора․
   • Требования к метаданным․
7. Порядок доступа и использования
   • Права и ограничения для разных категорий пользователей․
   • Процедуры запросов и выдачи документов․
8. Обеспечение информационной безопасности
   • Шифрование, контроль целостности, резервное копирование․
   • Меры защиты от несанкционированного доступа (аутентификация, авторизация, журналирование)․
9. Сроки хранения и уничтожения
   • Классификация документов по срокам (постоянное, среднесрочное, краткосрочное)․
   • Процедуры уничтожения (деградация, физическое уничтожение носителей)․
10. Контроль, аудит и отчетность
    • Периодичность проверок․
    • Ответственные за проведение аудита․
    • Формы отчетов․
11. Переходный период и миграция данных
    • Этапы переноса бумажных и электронных документов в новый архив․
    • Тестирование и валидация мигрированных данных․
12. Ответственность за нарушение положения
13. Порядок внесения изменений и дополнений
14. Заключительные положения

Порядок разработки и утверждения положения

Процедура создания положения обычно выглядит так:

1. Инициатива – предложение о разработке положения исходит от руководства, отдела архивного дела или ИТ‑службы․
2. Рабочая группа – формируется комиссия, включающая юристов, архивистов, ИТ‑специалистов и представителей руководства․
3. Анализ нормативной базы – изучаются федеральные и региональные законы, стандарты и методические рекомендации․
4. Подготовка проекта – составляется черновой вариант положения, учитывающий специфику учреждения․
5. Экспертиза – проект направляется в юридический отдел и в службу информационной безопасности для проверки соответствия требованиям․
6. Обсуждение – проводится совещание с участием всех заинтересованных сторон, вносятся правки․
7. Утверждение – окончательный вариант подписывается руководителем учреждения (директор, глава администрации) и фиксируется в реестре нормативных актов․
8. Регистрация – документ вносится в Единый реестр нормативных правовых актов организации․

Организационная структура и ответственные лица

Технические требования к электронному архиву

• Форматы файлов – предпочтительно использовать открытые и долгосрочно поддерживаемые форматы: PDF/A‑2, XML, TIFF․
• Метаданные – каждый документ должен иметь набор обязательных метаданных (дата создания, автор, классификатор, уникальный идентификатор)․
• Система управления архивом (СУА) – должна поддерживать функции регистрации, индексации, поиска, контроля версий и аудита․
• Резервное копирование – ежедневные инкрементные и еженедельные полные копии, хранение резервов в географически разнесённых центрах․
• Контроль целостности – использование хеш‑функций (SHA‑256) и цифровых подписей․
• Доступность – система должна обеспечивать 99,9 % времени безотказной работы (SLA)․

Процедуры работы с документами

8․1 Приём и регистрация

При поступлении электронного документа:

1. Проверяется соответствие формату и наличию обязательных метаданных․
2. Документ получает уникальный идентификатор (UID)․
3. Регистрация осуществляется в СУА с указанием классификатора и срока хранения․

8․2 Хранение и защита

Документы размещаются в защищённом хранилище с разграничением доступа по ролям․ Для обеспечения конфиденциальности применяется шифрование (AES‑256) и двухфакторная аутентификация․

8․3 Доступ и выдача

Запросы на доступ оформляются через электронную форму․ Система проверяет права пользователя и фиксирует действие в журнале аудита․

8․4 Уничтожение

По истечении установленного срока:

1. Документ переводится в статус «К уничтожению»․
2. Проводится проверка отсутствия открытых запросов․
3. Уничтожение осуществляется методом безвозвратного стирания (на уровне носителя) и подтверждается актом, подписанным ответственными лицами․

Обеспечение информационной безопасности

Ключевые меры:

• Политика паролей и регулярная их смена․
• Контроль доступа на основе ролей (RBAC)․
• Регулярные проверки уязвимостей и обновление программного обеспечения․
• Ведение журнала событий (логирование) с хранением минимум 12 мес․
• Проведение ежегодных аудитов соответствия требованиям ФСТЭК и ГОСТ․

Контроль, аудит и отчетность

Для поддержания эффективности положения необходимо:

1. Проводить внутренний аудит не реже одного раза в год․
2. Составлять отчёт о состоянии архива (количество документов, процент доступных, инциденты безопасности)․
3. Вести реестр изменений положения и фиксировать дату их вступления в силу․

Переходный период и миграция данных

Если учреждение переходит от бумажного или «старого» электронного архива к новому, рекомендуется:

• Разработать план миграции с указанием этапов, ответственных и сроков․
• Провести пилотный перенос небольшого объёма данных для проверки корректности процессов․
• Обеспечить двойное хранение (старый и новый архив) в течение минимум 6 мес․ для возможности отката․
• Обучить персонал работе с новой системой․

Примеры типовых форм и шаблонов

В приложении к положению могут быть включены следующие документы:

1. Форма «Регистрация электронного документа» (PDF‑форма)․
2. Шаблон «Запрос доступа к архивному документу» (Word)․
3. Акт «Уничтожение электронных архивных материалов» (табличный шаблон)․
4. Журнал «Контроль целостности архивных файлов» (Excel)․

Положение об электронном архиве учреждения – фундаментальный документ, который позволяет упорядочить работу с электронными документами, обеспечить их юридическую силу, сохранить информацию на долгосрочную перспективу и защитить её от угроз информационной безопасности․ Правильно разработанное и внедрённое положение повышает эффективность документооборота, снижает издержки и способствует выполнению требований законодательства․

Дата последнего обновления: