Дата актуализации:  г. 21:19:47

Содержание

1. Что такое положение об электронном архиве?
2. Нормативно‑правовая база
3. Структура типового положения
4. Образец положения (полный текст)
5. Этапы разработки и утверждения
6. Практические рекомендации по внедрению

---

Что такое положение об электронном архиве?

Положение об электронном архиве организации – это нормативный документ‚ который:

• Устанавливает порядок создания‚ ведения и использования электронного архива;
• Определяет состав и классификацию документов‚ входящих в архив;
• Регламентирует сроки хранения‚ порядок доступа‚ а также ответственность за нарушение требований;
• Соответствует требованиям федеральных нормативных актов (приказов Росархива‚ Положения о МЭДО‚ СМЭВ и др.).

---

Нормативно‑правовая база

Для разработки положения необходимо опираться на следующие ключевые акты:

• Приказ Росархива от № 237 – Инструкция по применению перечня типовых управленческих архивных документов.
• Постановление ФКЦБ России от № 03‑33/пс – Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ.
• Положение о МЭДО (Межведомственный электронный документооборот) – регламентирует технические и организационные требования к электронным архивам.
• Положение о СМЭВ (Система межведомственного электронного взаимодействия) – определяет стандарты обмена электронными документами.
• Пункт 5 Правил обмена документами в электронном виде (Постановление Правительства РФ от ) – требования к формату‚ подписи и хранению.
• Гражданский кодекс РФ‚ ст. 1275 – особенности обращения с архивными документами‚ имеющими культурную ценность.

Все перечисленные акты обязательны к исполнению как для государственных‚ так и для частных организаций‚ где предусмотрено ведение электронного архива.

---

Структура типового положения

Ниже представлена рекомендованная структура документа. Каждый раздел может быть адаптирован под особенности конкретной организации.

№	Раздел	Содержание
1	Общие положения	Цель‚ область применения‚ правовая основа‚ терминология.
2	Термины и определения	Электронный документ‚ электронный архив‚ СХЭД‚ МЭДО‚ срок хранения и др.
3	Состав и классификация электронных архивных документов	Перечень типов документов‚ классификатор‚ метаданные.
4	Структура электронного архива	Иерархия хранилища‚ уровни доступа‚ резервные копии.
5	Порядок формирования и комплектования архива	Процедуры поступления‚ верификации‚ индексирования.
6	Сроки и условия хранения	Краткосрочные‚ среднесрочные‚ долгосрочные сроки; условия среды хранения.
7	Права доступа и использование	Кто и при каких условиях может просматривать‚ копировать‚ экспортировать.
8	Контроль и аудит	Периодичность проверок‚ журналы операций‚ ответственность.
9	Ответственность сторон	Обязанности руководителя архива‚ ИТ‑службы‚ пользователей.
10	Порядок утверждения и пересмотра положения	Процедура согласования‚ срок действия‚ порядок внесения изменений.

---

Образец положения об электронном архиве (полный текст)

ПОЛОЖЕНИЕ
об электронном архиве
(образец)

Общие положения
Настоящее Положение (далее – Положение) устанавливает порядок создания‚ ведения‚ использования и обеспечения сохранности электронного архива (ЭА) в ООО «Пример» (далее – Организация).
Положение разработано в соответствии с:
 • Приказом Росархива от № 237;
 • Постановлением ФКЦБ России от № 03‑33/пс;
 • Положением о МЭДО;
 • Положением о СМЭВ;
 • Пунктом 5 Правил обмена документами в электронном виде (Постановление Правительства РФ от ).

Термины и определения
Электронный документ – документ‚ созданный‚ подписанный и хранимый в электронном виде с использованием средств криптографической защиты.
Электронный архив – совокупность электронных архивных документов‚ их метаданных и средств их длительного хранения.
СХЭД (Система хранения электронных документов) – программно‑аппаратный комплекс‚ обеспечивающий сохранность‚ доступность и целостность ЭА.
Срок хранения – период‚ в течение которого документ подлежит хранению в ЭА в соответствии с нормативными требованиями.

Состав и классификация электронных архивных документов
В ЭА включаются документы‚ образующие деловую‚ финансовую‚ кадровую и иную управленческую деятельность Организации‚ а также документы‚ подлежащие обязательному архивному хранению (см. Приложение 1 – Перечень типовых архивных документов).
Документы классифицируются по разделам (финансы‚ кадры‚ юридические‚ технические) и по уровню доступа (общедоступные‚ конфиденциальные‚ строго конфиденциальные).

Структура электронного архива
ЭА реализуется в виде иерархической файловой структуры‚ отражающей классификатор из пункта 3.2.
Для каждого уровня доступа создаются отдельные логические тома с применением средств контроля доступа (RBAC).
Резервные копии хранятся в двух независимых местах: локальный сервер и облачное хранилище (не менее 30 дней хранения резервов).

Порядок формирования и комплектования архива
При завершении жизненного цикла документа (снятие с учета) документ переводится в статус «Архивный» в СЭД.
Ответственный за документ (руководитель подразделения) передаёт документ в ЭА через автоматизированный процесс «Перевод в архив»‚ где происходит:
 а) проверка целостности (контрольные суммы);
 б) присвоение уникального идентификатора;
 в) заполнение метаданных (дата создания‚ срок хранения‚ классификатор).

Сроки и условия хранения
Сроки хранения определяются нормативными актами и внутренними регламентами (см. Приложение 2 – Таблица сроков хранения).
Документы‚ подлежащие постоянному хранению (например‚ учредительные документы)‚ размещаются в «Постоянном» томе с применением технологий миграции форматов.

Права доступа и использование
Доступ к ЭА предоставляется в соответствии с должностными инструкциями:
 • Руководитель отдела – право просмотра и выгрузки документов своего подразделения;
 • Сотрудник архива – право полного управления (добавление‚ удаление‚ восстановление);
 • Аудитор – право только чтения всех томов.
Любой запрос на изменение прав доступа фиксируется в журнале операций (см; Приложение 3 – Журнал доступа).

Контроль и аудит
Ежеквартально проводится проверка целостности архивных копий (контрольные суммы SHA‑256).
Ежегодно – внешний аудит соответствия Положению и требованиям законодательства.

Ответственность сторон
Руководитель архива несёт ответственность за соблюдение сроков хранения и целостности данных.
ИТ‑служба отвечает за техническую поддержку СХЭД и резервное копирование.
Пользователи обязаны соблюдать правила работы с конфиденциальными документами и своевременно переводить их в архив.

Порядок утверждения и пересмотра положения
Положение утверждается приказом Генерального директора № ____ от «__» __________ 2026 г.
Пересмотр Положения проводится не реже одного раза в три года или при изменении нормативных требований.
Все изменения фиксируются в Приложении 4 – Реестр изменений.

Приложения:
Приложение 1 – Перечень типовых архивных документов.
Приложение 2 – Таблица сроков хранения.
Приложение 3 – Журнал доступа.
Приложение 4 – Реестр изменений.

Для удобства скачивания образца в формате DOCX или PDF можно разместить ссылку в корпоративном портале:

• Скачать образец Положения (DOCX)
• Скачать образец Положения (PDF)

---

Этапы разработки и утверждения положения

1. Анализ требований – изучение нормативных актов‚ внутренних регламентов и специфики документооборота организации.
2. Формирование рабочей группы – представители юридического отдела‚ ИТ‚ архивного отдела и руководителей подразделений.
3. Подготовка черновика – использование шаблона из раздела «Образец положения».
4. Экспертный review – проверка соответствия требованиям Росархива‚ МЭДО‚ СМЭВ.
5. Согласование – согласование с руководителями подразделений и юридическим отделом.
6. Утверждение – подписание приказом Генерального директора.
7. Внедрение – публикация в корпоративной информационной системе‚ обучение персонала.
8. Контроль исполнения – мониторинг выполнения требований‚ аудит.

---

Практические рекомендации по внедрению

• Техническая платформа – рекомендуется использовать сертифицированные решения СХЭД‚ совместимые с МЭДО (например‚ «Электронный архив ФКЦБ»‚ «КОРУС»).
• Метаданные – обязательное заполнение полей «Дата создания»‚ «Срок хранения»‚ «Классификатор»‚ «Ответственный».
• Контроль доступа – реализовать многоуровневую модель RBAC‚ привязывая роли к должностным инструкциям.
• Резервное копирование – минимум 3 копии: 1 локальная‚ 2 удалённые (облачные). Периодичность – ежедневная инкрементальная‚ еженедельная полная.
• Миграция форматов – планировать миграцию устаревших форматов (DOC‚ XLS) в открытые стандарты (PDF/A‚ ODS) каждые 5 лет.
• Обучение персонала – провести семинары по работе с СЭД‚ правилам классификации и требованиям к срокам хранения.
• Аудит и отчетность – формировать квартальные отчёты о состоянии архива‚ количестве нарушений и выполненных задач.

---

Положение об электронном архиве – фундаментальный документ‚ без которого невозможно обеспечить законность‚ сохранность и доступность архивных электронных документов. Правильно составленное положение‚ основанное на актуальной нормативной базе (приказ Росархива № 237‚ Положение о МЭДО‚ СМЭВ и др.)‚ позволяет организации:

• Соблюдать сроки хранения‚ установленные законодательством;
• Обеспечить защиту конфиденциальных данных;
• Снизить риски потери или искажения информации;
• Упростить процесс аудита и контроля.

Используйте представленный образец как отправную точку‚ адаптируйте его под особенности вашего бизнеса и регулярно обновляйте в соответствии с изменениями законодательства.

---

Автор статьи: виртуальный помощник ChatGPT‚ 2026 г.