Актуальность темы. В условиях тотальной цифровизации госсектора и бизнеса (национальные программы «Цифровая экономика», «Цифровое государственное управление») электронный архив перестает быть просто «сканером документов». Это — сложная информационная система (СХЭД — система хранения электронных документов), обеспечивающая юридическую значимость, целостность и доступность документов на протяжении всего их срока хранения — от нескольких лет до вечного; Грамотно составленное Положение об электронном архиве — это основной локальный нормативный акт (ЛНА), регламентирующий жизнь этой системы.

Правовая база: на чем стоит Положение в 2026 году

Разработка Положения должна опираться на иерархию нормативных актов. Игнорирование вышестоящих требований ведет к недействительности локального акта и рискам при проверках (Росархив, профильные ведомства, суд).

Федеральный уровень (общегосударственный)

• ФЗ-149 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (ст. 9, 10, 13): определение ЭД, ЭП, требования к защите ПДн и ГТД.
• ФЗ-125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» (ст. 14, 22, 27): обязательность формирования архива, требования к системам хранения, передаче в госархивы.
• ФЗ-63 «Об электронной подписи»: правовая сила ЭД, усиленная/квалифицированная ЭП.
• Приказ Росархива от № 69 «Типовые функциональные требования к системам хранения электронных документов в архивах государственных органов»: Главный технический стандарт. Обязателен для госорганов, рекомендуем к применению для госучреждений и госкорпораций, является эталоном для коммерческих организаций.
• Приказ Росархива от № 101 (Инструкция по комплектованию, учету и хранению): методика описания, экспертизы стоимости, формирования дел.
• ГОСТ Р 7.0.100-2018 / ГОСТ Р 7.0.99-2018: национальные стандарты по управлению документами и метаданным.
• ФСБ/ФСТЭК требования: если архив содержит ГТД или ПДн — сертификация СХЭД по профилям защищенности.

Отраслевой уровень (примеры для 2026 г.)

Учреждения ведомственной подчиненности обязаны учитывать акты своих министерств/ведомств. Яркий пример — судебная система (данные из интернета на 2026 г.):

• Приказ Судебного департамента при ВС РФ от № 56 (Инструкция по порядку организации работы в архивах судов).
• Приказ Судебного департамента от № 124 (Правила формирования электронного хранилища дел).
• Важный нюанс: Ведомственные акты (как Приказы Судебного департамента 2013, 2019 гг.) издавались до Приказа Росархива № 69 (2020 г.). В 2026 году действующие ведомственные регламенты обязаны быть приведены в соответствие с Приказом № 69. Несоответствие, грубое нарушение архивного законодательства.

Международный опыт (Белоруссия)

Интересен для эталонного сравнения: в РБ действует Инструкция МЮ РФ от № 20 и утвержден Формат обмена данными (v. 2.1) для интеграции ведомственных СХЭД с Национальным архивным фондом. В РФ аналогичная интеграция с ЕГИСА (ЕГАРХ) находится в стадии активного внедрения через Форматы обмена Росархива.

Цели и задачи Положения

Положение — не просто формальность. Оно решает ключевые управленческие задачи:

1. Юридическое закрепление: придает электронным документам (ЭД) юридическую силу, равную бумажным (в рамках установленного порядка).
2. Регламентация процессов: описывает жизненный цикл ЭД: создание/получение → регистрация → исполнение → экспертиза стоимости → формирование дел → передача в СХЭД → хранение → использование → уничтожение/передача в госархив.
3. Распределение ответственности: четко фиксирует роли: Руководитель, Главный архивист/Ответственный за архив, Администратор СХЭД, Пользователи, ИБ-специалист.
4. Обеспечение доказательной силы: фиксирует правила применения ЭП, протоколирования (аудит-трайлов), хранения хеш-сумм для подтверждения неизменности документа в суде/проверке.
5. Готовность к передаче в госархив: формирование пакетов передачи (SIP) по стандартам Росархива (Формат обмена).

Типовая структура Положения об электронном архиве

Ниже приведена рекомендуемая структура, соответствующая требованиям Приказа № 69 и архивной практике.

Раздел I. Общие положения

• Правовые основы (список законов, приказов, ГОСТов, устава учреждения).
• Назначение и цели электронного архива.
• Объект регулирования: какие документы попадают в архив (все ЭД учреждения, в т.ч. полученные из внешних систем — Госуслуги, СМЭВ, ЕСИА, почта).
• Определения терминов: ЭД, ЭП, СХЭД, СЭД, дело, срок хранения, экспертиза стоимости, пакет передачи (SIP/AIP/DIP).

Раздел II. Организация электронного архива

• Структура архива: центральный архив / филиальные / распределенное хранение.
• Штатноe обеспечение: должность «Архивист электронного архива» / «Администратор СХЭД» (обязательна при штате > 50 чел. или наличии СХЭД).
• Материально-техническая база: серверы, СХД, ленточные библиотеки (для холодных данных), средства ЭЦП, средства защиты информации (СЗИ).
• Программное обеспечение: реестр российского ПО (если госсектор), сертификаты ФСТЭК/ФСБ, соответствие Приказу № 69 (п.п. 10-25).

Раздел III. Требования к СХЭД (Сердце Положения)

Обязательно сослаться на Приказ Росархива № 69. Система должна обеспечивать:

• Прием и регистрацию: автоматический захват метаданных (карточка документа), присвоение УИД, проверка ЭП при входе.
• Целостность и подлинность: контроль хеш-сумм (ГОСТ Р 34.11-2012 «Стрибог»), хранение протоколов проверки ЭП, защита от несанкционированного изменения (WORM-технологии, блокчейн-реестры аудита).
• Управление сроками хранения: автоматический расчет сроков на основе Номенклатуры дел, уведомления об экспертизе стоимости.
• Формирование дел: автоматическое/ручное комплектование дел по номенклатуре, формирование описей в электронном виде (XML по схеме Росархива).
• Поиск и выдача: полнотекстовый поиск, поиск по атрибутам, выдача копий с ЭП архивиста (для юридической силы копии).
• Резервное копирование и аварийное восстановление: RPO/RTO регламентированные, геораспределенное хранение (минимум 2 ЦОД).
• Экспорт/Импорт (Интероперабельность): поддержка Формата обмена Росархива (п. 26 Приказа № 69) для передачи в госархивы и обмена между организациями.

Раздел IV. Процедуры работы с электронными документами

Поступление и регистрация

Порядок попадания ЭД в архив: из СЭД (после исполнения), из внешних систем (СМЭВ, почта), сканирование бумажных оригиналов (если оригинал уничтожается, требования к качеству сканирования, ЭП оператора сканирования).

Экспертиза документации и установление сроков хранения

• График проведения экспертизы (ежегодно/квартально).
• Состав экспертной комиссии (Председатель — зам. руководителя, секретарь — архивист).
• Акт экспертизы в электронном виде с ЭП членов комиссии.
• Категории сроков: временные (до 10 лет, свыше 10 лет) и постоянные.

Формирование архивных дел и передача в СХЭД

• Правила комплектования дела (порядок документов: служебные записки, входящие, исходящие, проекты).
• Оформление титульного листа дела (XML-схема).
• Процедура «Сдачи в архив» из СЭД в СХЭД (передача пакета SIP).
• Проверка полноты и целостности при приеме (акт приема-передачи в СХЭД).

Хранение и обеспечение сохранности

• Режимы хранения: «Горячее» (активные дела), «Теплое» (закрытые дела, частый доступ), «Холодное» (редкий доступ, ленты/объектные хранилища S3/Glacier).
• Периодическая верификация целостности (проверка хеш-сумм по расписанию).
• Миграция форматов (Preservation Planning): мониторинг устаревания форматов (PDF/A-1b -> PDF/A-2u, старые форматы CAD/видео), план конвертации с сохранением ЭП/хешей.

Предоставление и использование

• Права доступа: ролевая модель (RBAC/ABAC), Чтение, Поиск, Выдача копии, Администрирование.
• Выдача копий: электронная копия с ЭП архивиста (для судов, проверяющих органов), печатная копия с заверением печатью/подписью.
• Учет выдач (журнал выдач в СХЭД).

Уничтожение и передача в государственные архивы

• Акт об уничтожении (после истечения срока и экспертизы) — с ЭП комиссии. Уничтожение в СХЭД = безвозвратное удаление с перезаписью секторов (DoD 5220.22-M или ГОСТ Р 50739-95).
• Подготовка к передаче в госархив: формирование пакета AIP/SIP по Формату обмена Росархива, акту приема-передачи, инвентаризационным описям.

Раздел V. Информационная безопасность и защита персональных данных

• Классификация информации в архиве (ГТД, ПДн, комерческая тайна, открытая).
• Модель угроз и профиль защищенности СХЭД (1-Б, 2-Б, 3-Б или 1-Г, 2-Г…).
• Средства защиты: МЭ (СКЗИ), СКЗИ хранения (шифрование БД/файлов), СКЗИ канала (VPN/TLS), СИАЗ, DLP, SIEM.
• Учет доступа (логирование всех действий: вход, поиск, просмотр, экспорт, изменение прав) — хранение логов не менее 3 лет (п. 15 Приказа № 69, требования ФСТЭК).
• Инцидент-менеджмент: порядок действий при утечке/потере/искажении данных.

Раздел VI. Контроль за деятельностью электронного архива

• Внутренний контроль: ежеквартальные проверки архивистом целостности, полноты дел, соблюдения сроков.
• Внешний контроль: проверки Росархива (плановые/внеплановые), ведомственного контроля, аудита ИБ.
• Отчетность: ежегодный отчет о состоянии архива (форма ведомственная/Росархива), отчет о выполнении Номенклатуры.

Раздел VII. Ответственность и порядок внесения изменений

• Дисциплинарная, административная (КоАП РФ ст. 13.19-13.21), уголовная (УК РФ ст. 276, 283) ответственность за нарушение архивного законодательства и защита информации.
• Порядок изменения Положения: инициатива -> согласование (юристы, ИБ, ИТ) -> утверждение приказом руководителя.

Ключевые отличия Положения для разных типов организаций (2026)

Типовые ошибки при разработке Положения (Чек-лист для аудита)

1. Отсутствие ссылки на Приказ № 69. Положение пишут «как всегда», не прописывая функциональные требования (п.п. 10-25 Приказа) как обязательные для СХЭД.
2. Смешение СЭД и СХЭД. В Положении не разграничены процессы «текущий документооборот» (СЭД) и «архивное хранение» (СХЭД). Нет процедуры «Сдача в архив» (передача SIP).
3. Игнорирование миграции форматов. Нет раздела про сохранность данных при смене ПО/железа/форматов файлов (Digital Preservation).
4. Слабая защита целостности. Нет требований к хеш-суммам, WORM, аудит-логам неизменяемым. «Админ базы может удалить/поправить документ» — недопустимо для архива.
5. Номенклатура дел не согласована/устарела. Сроки хранения в Положении не совпадают с утвержденной Номенклатурой.
6. Отсутствие процедуры передачи в госархив. Для госучреждений — критичное нарушение. Нет описания Формата обмена Росархива.
7. Права доступа «все ко всем». Нет ролевой модели, разграничения доступа к ПДн/ГТД/Тайне.
8. Положение не согласовано со службой ИБ. Риск несоответствия модели угроз и профиля защищенности.

Практический алгоритм внедрения Положения в 2026 году

1. Аудит AS-IS: Инвентаризация систем (СЭД, файловые помойки, почта, 1С, СХЭД если есть), объемов данных, категорий документов.
2. Выбор/Апгрейд СХЭД: Проверка текущей системы на соответствие Приказу № 69 (чек-лист функционала). Если не соответствует, закупка/разработка новой (Реестр российского ПО).
3. Разработка проектов: Положение, Номенклатура дел, Регламент сканирования, Регламент миграции, Модель угроз СХЭД.
4. Согласование: Юридический департамент, Служба ИБ, IT-департамент, Профильное ведомство (если нужно), Профсоюз (по трудовому праву).
5. Утверждение: Приказ руководителя организации.
6. Настройка СХЭД «под Положение»: Настройка ролей, жизненных циклов, профилей метаданных, шаблонов пакетов обмена (SIP/AIP).
7. Миграция исторических данных: Загрузка старых ЭД из СЭД/файловых серверов в СХЭД с простановкой метаданных, хешей, ЭП архивиста.
8. Обучение персонала: Архивисты (администрирование СХЭД), Сотрудники (правила сдачи в архив), Руководители (ответственность).
9. Пилотная эксплуатация -> Промышленная.
10. Аттестация СХЭД (ФСТЭК) и получение заключения соответствия Приказу № 69 (внутреннее или независимое).

Перспективы развития: что ждать после 2026 года

• ЕГИСА / ЕГАРХ (Единая государственная информационная система архивов): Обязательная интеграция СХЭД госорганов с федеральным реестром архивных фондов. Передача метаданных и пакетов только через Формат обмена Росархива.
• Блокчейн / DLT для аудит-трэйлов: Пилотирование распределенных реестров для подтверждения неизменности логов архива (неподдельность истории документа).
• ИИ-классификация и извлечение метаданных: Автоматическое заполнение карточек документа (НЛП, Computer Vision) при сдаче в архив для снижения трудоемкости.
• PDF/A-3 / PDF/A-4 с вложениями: Стандартизация контейнеров для сложных документов (BIM-модели, видеозаписи заседаний, датасеты ML) с встроенными исходными файлами.
• Квантовоустойчивая криптография: Переход на алгоритмы ПКИ следующего поколения (по стандартам ФСБ/НИИСИ) для долгосрочной проверки ЭП (сроки 50-75 лет).

Положение об электронном архиве в 2026 году — это не просто документ «для галочки», а архитектурный чертеж цифровой памяти организации. Его качество определяет:

• Юридическую защищенность организации в судах и при проверках (налоговая, прокуратура, Росархив, ФСТЭК).
• Способность восстановить бизнес-процессы после сбоев/кибератак.
• Эффективность управления знаниями и данными.
• Беспроблемную передачу исторического наследия в государственные архивы.

Рекомендация: Не копируйте шаблоны 2015-2018 годов. Разрабатывайте Положение на основе актуального Приказа Росархива № 69, с учетом требований к защите информации (ФСТЭК/ФСБ), используя современные подходы к Digital Preservation (OAIS, миграция форматов) и обязательно включайте процедуры интеграции с едиными государственными системами (ЕГИСА, СМЭВ, Госуслуги). Утвержденное Положение должно быть «живым» документом, пересматриваемым ежегодно или при смене ключевых систем/законодательства.

Данная статья подготовлена на основе нормативной правовой базы РФ, актуальной на , включая Приказ Росархива № 69, ФЗ-125, ФЗ-149, практику судебных органов (Приказы Судебного департамента) и международный опыт (РБ); Не является правовой консультацией. Для разработки конкретного документа обратитесь к архивисту и юристу профильного ведомства.