Документ регулирует организацию, полномочия и порядок деятельности исполнительного комитета (ИК) государственного архива, обеспечивая эффективное управление архивным фондом, соблюдение законодательства и взаимодействие с пользователями.
Общие положения
- Наименование документа: Положение об исполнительном комитете государственного архива.
- Основание: Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации», постановления Правительства РФ, внутренние нормативные акты архива.
- Цель: Обеспечение coordinated управления архивными фондами, контроль за их сохранностью, доступностью и использованием.
- Сфера действия: Все структурные подразделения государственного архива, включая центральный офис, филиалы и отделы хранения.
Состав и формирование исполнительного комитета
Исполнительный комитет формируется из следующих должностных лиц:
- Директор государственного архива – председатель ИК.
- Заместители директора по научной работе, по хранению и по работе с пользователями.
- Начальники отделов: описи, реставрации, электронного архива, правового обеспечения.
- Представитель профсоюзной организации (по согласованию).
- Иные специалисты, приглашаемые по решению председателя ИК (консультанты, аудиторы).
Члены ИК назначаются приказом директора архива на срок, не превышающий три года, с возможностью переизбрания.
Полномочия исполнительного комитета
Стратегическое планирование
- Разработка и утверждение долгосрочной стратегии развития архива.
- Утверждение годовых планов работы по сохранению, комплектованию и использованию фондов.
- Определение приоритетных направлений цифровизации и внедрения информационных систем.
Организационно‑распорядительные функции
- Утверждение структуры архива, штатного расписания и должностных инструкций.
- Контроль за выполнением планов и нормативных требований по хранению документов.
- Рассмотрение вопросов о выделении средств на реставрацию, приобретение оборудования и проведение ремонтных работ.
Научно‑методическая деятельность
- Утверждение методических рекомендаций по описанию, классификации и экспертизе архивных документов.
- Организация научных конференций, семинаров и публикаций в области архивного дела.
- Утверждение перечней документов, подлежащих государственной экспертизе ценности.
Взаимодействие с пользователями и внешними организациями
- Утверждение правил предоставления доступа к архивным фондам (читальные залы, электронные сервисы, удаленный доступ).
- Рассмотрение заявок на выдачу копий, проведение экспертиз и предоставление консультаций.
- Согласование договоров о сотрудничестве с другими архивами, библиотеками, музеями и образовательными учреждениями.
Порядок работы исполнительного комитета
- Созыв заседаний: Председатель ИК созывает заседание не реже одного раза в квартал. Внеочередное заседание может быть назначено по инициативе не менее трех членов ИК.
- Кворум: Для правомочности заседания необходимо присутствие более половины членов ИК, включая председателя или его заместителя.
- Повестка дня: Формируется секретарем ИК на основе поступающих предложений и утверждается председателем за два дня до заседания.
- Принятие решений: Решения принимаются большинством голосов присутствующих членов. При равенстве голосов голос председателя является решающим.
- Оформление: Протоколы заседаний подписываются председателем и секретарем ИК, затем направляются в отдел делопроизводства для хранения и последующего исполнения.
- Контроль исполнения: Ответственные исполнители докладывают о выполнении решений на следующем заседании ИК.
Ответственность членов исполнительного комитета
- Члены ИК несут дисциплинармативных актов архива.
- Нарушение порядка проведения заседаний, несвоевременное предоставление информации или сокрытие существенных фактов может повлечь применение дисциплинарных взысканий в соответствии с Трудовым кодексом РФ.
- При выявлении фактов коррупции или злоупотребления служебным положением применяются меры, предусмотренные Федеральным законом «О противодействии коррупции».
Внесение изменений и дополнений
Изменения в настоящее Положение вносятся решением исполнительного комитета и утверждаются приказом директора государственного архива. После утверждения изменения вступают в силу со дня их официального опубликования во внутреннем нормативном акте архива.
Заключительные положения
Настоящее Положение является обязательным для всех сотрудников государственного архива и подлежит доведению до сведения каждого работника под роспись. Несоблюдение положений данного документа может служить основанием для применения мер дисциплинарного воздействия.
С момента вступления в силу настоящее Положение отменяет все ранее действующие локальные акты, регулирующие деятельность исполнительного комитета государственного архива, если они не противоречат настоящему документу.