Цель документа: установить единые правила и процедуры организации, хранения, использования и охраны архивных документов в организации, обеспечить их сохранность и доступность в соответствии с законодательством РФ и внутренними нормативными актами.

Общие положения

• Наименование организации: ___________________________
• Ответственный за архив: Директор по документационному обеспечению (или иное должностное лицо).
• Дата утверждения положения: «____» __________ 20__ г.
• Основание для разработки: Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Приказ Минкультуры России № 123 от и внутренние регламенты организации.

Сфера применения

Положение распространяется на все подразделения организации, их сотрудников и сторонних контрагентов, которые создают, получают, используют или передают архивные документы.

Термины и определения

1. Архивный документ – документ, подлежащий хранению в архиве в течение установленного срока, а затем – в течение срока постоянного хранения.
2. Срок хранения – период, в течение которого документ сохраняется в архиве в соответствии с нормативными требованиями.
3. Постоянное хранение – бессрочное хранение документов, имеющих историческую, культурную или научную ценность.
4. Электронный архив – система, обеспечивающая хранение, поиск и воспроизведение электронных документов.
5. Архивный фонд – совокупность архивных документов, объединённых по тематике, времени создания или иному признаку.

Структура и организация архива

Физический архив

Физический архив располагается в специально оборудованном помещении, отвечающем требованиям по:

• Контролю микроклимата (температура 18‑22 °C, относительная влажность 45‑55 %).
• Огнеупорности и защите от влаги.
• Ограниченному доступу (только уполномоченные лица).

Электронный архив

Электронный архив реализуется в виде:

• Системы электронного документооборота (СЭД).
• Системы управления записями (Records Management System, RMS).
• Резервных копий и облачных хранилищ, отвечающих требованиям ФЗ‑125.

Ответственность и роли

Процедуры управления архивом

Приём и регистрация документов

1. Получение документов от подразделения.
2. Проверка соответствия формы и наличия обязательных реквизитов (дата, подпись, наименование).
3. Присвоение уникального архивного номера согласно единой нумерационной схеме.
4. Внесение записи в реестр входящих архивных документов (бумажный/электронный).

Классификация и систематизация

Документы распределяются по:

• Разделам (например, финансовый, кадровый, юридический).
• Подразделениям и тематикам.
• Годам и кварталам создания.

Для каждой категории формируется описательная карточка фонда (содержание, сроки хранения, условия доступа).

Хранение

Документы размещаются в соответствующих шкафах/коробках, маркируются этикетками с указанием:

• Архивного номера.
• Срока хранения.
• Уровня доступа (общедоступный, конфиденциальный, строго секретный).

Доступ и выдача документов

1. Запрос оформляется в письменной форме (или через СЭД).
2. Проверяется уровень доступа запрашивающего.
3. Документ выдается в оригинале/копии с обязательным протоколом выдачи.
4. После использования документ возвращается в архив и фиксируется в журнале возврата.

Пересмотр и утилизация

По истечении срока хранения проводится:

• Экспертную оценку необходимости дальнейшего хранения.
• Принятие решения о переводе в постоянное хранение или утилизации.

Утилизация осуществляется в соответствии с нормативными актами (сжигание, шрединг, передача в специализированные организации). О каждом случае оформляется акт утилизации.

Инвентаризация и контроль

Инвентаризация проводится:

• Ежегодно – полная проверка всех фондов.
• При изменении условий хранения (ремонт помещения, переезд).

Результаты фиксируются в отчете об инвентаризации и передаются руководству.

Охрана и безопасность

Физическая охрана

• Контроль доступа с помощью электронных замков и журналов посещений.
• Охранная сигнализация и видеонаблюдение.
• Регулярные проверки состояния помещения (влага, температура).

Информационная безопасность

• Шифрование электронных архивов.
• Регулярное резервное копирование (не менее 3 копий, хранение в разных географических точках).
• Контроль прав доступа в СЭД (роли, группы пользователей).
• Аудит логов доступа и действий с документами.

Электронный архив: особенности

Форматы и метаданные

Для электронных документов обязательны:

• Стандартный формат (PDF/A, DOCX, TIFF).
• Метаданные: название, автор, дата создания, архивный номер, срок хранения, уровень доступа.

Электронная подпись

Все документы, требующие юридической силы, подписываются квалифицированной электронной подписью (КЭП) в соответствии с ФЗ‑63.

Автоматизация процессов

Внедряется модуль автоматической классификации (машинное обучение) для ускорения распределения новых документов.

Обучение персонала

Для обеспечения эффективного функционирования архива проводится:

• Ежегодные семинары по работе с архивом и СЭД.
• Тренинги по правилам конфиденциальности и охраны информации.
• Тестирование знаний сотрудников (минимум раз в два года).

Оценка эффективности и совершенствование

1. Ключевые показатели (KPI):
   • Своевременность передачи документов в архив (%).
   • Точность регистрации (ошибки в нумерации, метаданных).
   • Время отклика на запросы доступа.
   • Количество инцидентов нарушения безопасности.
2. Проведение ежегодного аудита соответствия положения требованиям законодательства.
3. Корректировка процедур на основе результатов аудита и обратной связи от пользователей.

Заключительные положения

Настоящее Положение вступает в силу со дня его подписания и подлежит обязательному исполнению всеми сотрудниками организации. Любые изменения и дополнения оформляются в виде приказа руководителя и фиксируются в реестре нормативных актов.

Подписи:

____________________
Руководитель организации

____________________
Ответственный за архив

Документ подготовлен в соответствии с требованиями ФЗ‑125 «Об архивном деле в Российской Федерации» и внутренними регламентами организации.