Положение об отделе архива администрации – это нормативный документ, который регламентирует организацию, порядок работы, функции, штатную численность и взаимодействие отдела архива с другими подразделениями администрации. Данный документ обязателен для всех органов государственной и муниципальной власти, а также для организаций, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов.

Нормативно-правовая база

Разработка и утверждение положения об отделе архива администрации опираются на следующие нормативные акты:

1. Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
2. Федеральный закон от № 79‑ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» (часть 2 статьи 44);
3. Приказ Росархива № 77 от 2025‑09‑17 «О правилах формирования и ведения архива в организациях»;
4. Примерные положения, утверждённые Федеральным архивным агентством (ФАА) и Росархивом (см. примерное положение об архиве организации);
5. Региональные нормативные акты (например, Положение об архиве администрации муниципального округа Алтуфьевский, утверждённое распоряжением администрации после согласования с ЦЭПК Главархива Москвы).

Все вышеперечисленные акты определяют правовые основы создания, функционирования и контроля архивных подразделений в органах власти.

Общие положения

Цель и задачи отдела архива

Отдел архива администрации создаётся с целью:

• Обеспечения правильного хранения, комплектования и учёта документов Архивного фонда Российской Федерации (АФ РФ) и иных архивных документов, находящихся в собственности администрации;
• Подготовки документов к передаче в государственный (муниципальный) архив в соответствии с установленными сроками хранения;
• Обеспечения доступа к архивным материалам в рамках действующего законодательства;
• Сохранения и использования электронных документов (ЭД) постоянного хранения, включая их описи и справочно‑поисковые средства;
• Контроля за соблюдением требований по сохранности, конфиденциальности и режиму доступа к архивным документам.

Правовой статус

Отдел архива является структурным подразделением администрации, которое действует на основании:

• Положения об архиве (локального акта);
• Приказа руководителя администрации о создании отдела и утверждении его штатного расписания;
• Приказов Росархива, регламентирующих порядок формирования и ведения архивных фондов.

Состав и структура отдела

Основные подразделения

В зависимости от объёма и специфики документооборота в администрации отдел архива может включать следующие подразделения:

1. Отдел обеспечения сохранности и учёта – отвечает за физическое хранение, контроль условий микроклимата, инвентаризацию и учёт документов;
2. Отдел комплектования и передачи – формирует описи, готовит документы к передаче в государственный (муниципальный) архив;
3. Отдел использования и международных связей – обеспечивает доступ к архивным материалам, взаимодействие с научными организациями и международными архивными структурами;
4. Отдел электронных документов – ведёт описи электронных документов постоянного хранения, контролирует их миграцию и конвертацию.

Штатная численность

Штатная численность отдела утверждается приказом руководителя администрации и согласуется с приказами Росархива. Примерный состав (для администрации среднего размера) может выглядеть так:

Функциональные обязанности отдела

Обеспечение сохранности

• Организация и поддержание условий микроклимата (температура, влажность) в помещениях архива;
• Регулярные проверки состояния документов, проведение профилактических мероприятий;
• Ведение реестра помещений, где размещён архив (п. 3.1 «Архив размещается в здании(ях) и (или) отдельных помещениях здания»).

Учёт и комплектование

• Ведение описей дел постоянного хранения, описи дел по личному составу, описи электронных документов;
• Составление справочно‑поисковых средств (каталогов, индексов) к архивным материалам;
• Контроль за соблюдением сроков хранения (временные документы свыше 10 лет, документы постоянного хранения).

Передача в государственный (муниципальный) архив

• Подготовка пакетов документов к передаче, оформление актов передачи;
• Согласование перечня передаваемых материалов с органом, принимающим архив (Госархив, муниципальный архив);
• Учет переданных документов в системе учёта организации‑правопреемника (см. «допускается формирование объединённого архивного фонда»).

Использование и доступ

• Обеспечение доступа к архивным материалам в рамках законодательства (закрытый, ограниченный, открытый режим);
• Консультирование сотрудников администрации и внешних заявителей по вопросам использования архивных документов;
• Ведение журнала выдачи и возврата документов.

Взаимодействие с другими подразделениями

• Сотрудничество с отделом делопроизводства при формировании новых дел и их передаче в архив;
• Работа с ИТ‑службой по вопросам миграции электронных документов и их долгосрочного хранения;
• Взаимодействие с юридическим отделом при решении вопросов конфиденциальности и доступа.

Порядок разработки, согласования и утверждения положения

1. Инициатива – инициатором разработки положения может быть руководитель администрации, начальник отдела архива или уполномоченный орган.
2. Подготовка проекта – составляется проект положения, в котором отражаются:
   • Общие положения (правовая основа, цель, задачи);
   • Структура отдела и штатное расписание;
   • Функциональные обязанности;
   • Порядок взаимодействия с другими подразделениями;
   • Порядок контроля и отчётности.
3. Согласование – проект направляется в:
   • Главное архивное управление (ЦЭПК Главархива) для проверки соответствия федеральным требованиям;
   • Юридический отдел – проверка на соответствие законодательству;
   • Отдел кадров – согласование штатного расписания.
4. Утверждение – после получения всех согласований проект подписывается руководителем администрации и оформляется распоряжением (пример: Распоряжение 02‑01‑04/12 об утверждении Положения об архиве администрации муниципального округа Алтуфьевский).
5. Регистрация – документ регистрируется в системе делопроизводства, размещается в официальных источниках (внутренний портал, официальная печать) и доводится до сведения всех сотрудников.

Примерный образец содержания положения

Ниже приведён сокращённый примерный план положения, который может быть адаптирован под конкретную администрацию.

Общие положения
 1.1. Правовая основа
 1.2. Цели и задачи отдела
 1.3. Территориальная принадлежность и место размещения архива
Структура и штатное расписание
 2.1; Организационная схема
 2.2. Должностные обязанности
 2.3. Квалификационные требования к сотрудникам

Функциональные обязанности
 3.1. Обеспечение сохранности документов
 3.2. Учёт и комплектование архивных фондов
 3.3. Подготовка к передаче в государственный (муниципальный) архив
 3.4. Обеспечение доступа и использование архивных материалов
 3.5. Ведение журналов и отчётности

Порядок работы с электронными документами
 4.1. Формирование описи ЭД постоянного хранения
 4.2. Миграция и резервное копирование

 4.3. Доступ к электронным архивам

Взаимодействие с другими подразделениями
 5.1. С отделом делопроизводства
 5.2. С ИТ‑службой
 5.3. С юридическим отделом

Контроль и проверка
 6.1. Внутренний аудит
 6.2. Внешний контроль со стороны Росархива

Порядок разработки, согласования и утверждения положения
 7.1. Инициатива
 7.2. Согласование
 7.3. Утверждение
 7.4. Регистрация и публикация
Заключительные положения
 8.1. Вступление в силу
 8.2. Ответственность за нарушение положения

Практические рекомендации при разработке положения

• Учитывайте специфику документооборота – в некоторых администрациях преобладают кадровые и финансовые документы, в других – проектная документация.
• Определите чёткие сроки хранения – используйте нормативные сроки (10 лет, 50 лет, бессрочно) и указывайте их в описях.
• Внедрите электронный учёт – современные системы документооборота позволяют автоматизировать учёт и контроль доступа.
• Обеспечьте резервные копии – для электронных архивов обязательна регулярная резервная копия на отдельном носителе.
• Проводите обучение персонала – сотрудники отдела должны знать требования к сохранности, правила работы с микрофильмами, сканами и электронными архивами.
• Регулярно проверяйте соответствие – проводите внутренний аудит не реже одного раза в год, а также готовьтесь к проверкам со стороны Росархива.

Положение об отделе архива администрации – ключевой документ, который обеспечивает законность, порядок и эффективность работы с архивными материалами в органах государственной и муниципальной власти. Его правильное составление, согласование и регулярное обновление позволяют:

• Соблюдать требования федерального законодательства;
• Гарантировать сохранность исторически ценных документов;
• Обеспечить доступ к информации для граждан и исследователей;
• Снизить риски утраты или порчи материалов;
• Оптимизировать процесс передачи документов в государственные архивы.

Следуя рекомендациям, приведённым в данной статье, и учитывая примеры из практики (например, Положение об архиве администрации муниципального округа Алтуфьевский), вы сможете создать эффективный и надёжный отдел архива, который будет служить интересам государства, общества и будущих поколений.

Дата составления статьи: 06:30:41