Документ регламентирует организацию, функции, права и обязанности структурного подразделения, отвечающего за формирование, хранение, учёт и использование архивных материалов организации. Ниже представлен подробный разбор типового положения, который можно адаптировать под конкретное учреждение.

Общие положения

• Отдел по делам архивов (далее – Отдел) является структурным подразделением организации, подчинённым непосредственно руководителю организации или уполномоченному лицу (например, заместителю директора по административной работе).
• Отдел создаётся в соответствии с действующим законодательством РФ (Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации», приказы Минкультуры России и иные нормативные акты).
• Основная цель Отдела – обеспечение сохранности, доступности и эффективного использования архивных документов, имеющих научную, историческую, правовую и культурную ценность.

Задачи Отдела

1. Формирование архивного фонда организации:
• приём документов от структурных подразделений;
• предварительная обработка (сортировка, описание, классификация);
• определение срока хранения и категории ценности.
2. Хранение и учёт архивных документов:
• организация условий хранения (температурно‑влажностный режим, защита от света, пожаров и несанкционированного доступа);
• ведение реестров, описей, картотек и электронных баз данных;
• контроль за соблюдением сроков хранения и своевременным переводом документов на постоянное или временное хранение.
3. Обеспечение доступа к архивным материалам:
• предоставление справок, выписок, копий документов по запросам внутренних и внешних пользователей;
• организация работы читального зала (при наличии);
• содействие научным, образовательным и правовым исследованиям.
4. Архивная экспертиза и уничтожение документов:
• проведение экспертизы ценности документов с целью определения их дальнейшей судьбы;
• организация и документирование процедуры уничтожения документов, подлежащих ликвидации;
• согласование актов уничтожения с уполномоченными органами.
5. Методическая и информационная работа:
• разработка и внедрение внутренних нормативных актов по работе с документами;
• обучение сотрудников основам архивного дела и правилам оформления документов;
• подготовка годовых отчётов о состоянии архивного фонда.

Структура Отдела

В зависимости от объёма архивного фонда и специфики организации Отдел может включать следующие подразделения:

• Отдел приёма и первичной обработки документов – отвечает за поступление, регистрацию и предварительную сортировку входящих документов.
• Отдел хранения и учёта – обеспечивает размещение документов на стеллажах, ведение описей и контроль условий хранения.
• Отдел использования и информации – организует работу с пользователями, выдачу копий и справок, ведение электронного каталога.
• Отдел архивной эксперной работы – проводит экспертизу ценности, готовит акты на уничтожение и передачу документов в государственные архивы.
• Методический сектор – разрабатывает инструкции, проводит обучение и консультирует сотрудников по вопросам документооборота.

Права и обязанности Отдела

Права Отдела

• Запрашивать и получать от структурных подразделений организации документы, необходимые для формирования архивного фонда.
• Осуществлять контроль за соблюдением установленных сроков хранения и порядка передачи документов на архивное хранение.
• Предоставлять справки, выписки и копии документов по легальным запросам физических и юридических лиц.
• Участвовать в разработке внутренних нормативных актов, регулирующих работу с документами.
• Обращаться в государственные архивные органы за консультациями, методической помощью и согласованием актов на передачу или уничтожение документов.

Обязанности Отдела

• Обеспечивать сохранность архивных документов в соответствии с действующими нормативами (температура 18±2 °C, относительная влажность 45‑55 %, защита от света, пожаров и несанкционированного доступа).
• Вести полный и актуальный учёт архивного фонда (реестры, описи, картотеки, электронные базы данных).
• Своевременно проводить экспертизу ценности документов и принимать решения о их дальнейшей судьбе (хранение, передача, уничтожение).
• Обеспечивать конфиденциальность информации, содержащейся в документах с ограниченным доступом.
• Подготавливать и представлять руководителю организации ежегодные отчёты о состоянии архивного фонда, выполненных работах и планируемых мероприятиях.
• Соблюдать требования законодательства РФ в области архивного дела, конфиденциальности данных и охраны труда.

Взаимодействие с другими подразделениями

• С бухгалтерией и финансовым отделом – получение первичных учётных документов (счета, платежные поручения, акты) для их последующего архивного хранения.
• С юридическим отделом – обеспечение доступности нормативных актов, договоров, исков и других документов, имеющих правовое значение.
• С отделом кадров – приём и хранение личных дел сотрудников, приказов о приёме/увольнении, трудовой книжки и т.д.
• С IT‑подразделением – обеспечение работы электронного архива, резервного копирования данных и защиты информации от несанкционированного доступа.
• С руководством организации – предоставление аналитической информации по запросам, участие в подготовке отчётов и стратегических решений.

Материально‑техническое обеспечение

Для эффективной работы Отдел должен располагать:

• специализированными архивными помещениями (склады, читальный зал, кабинеты сотрудников);
• металлическими стеллажами с системой противопожарной защиты;
• климатическим оборудованием (кондиционеры, осушители, увлажнители) для поддержания оптимального микроклимата;
• средствами идентификации и маркировки (штрих‑коды, RFID‑метки);
• оргтехникой (сканеры, принтеры, компьютеры) для оцифровки документов и ведения электронного каталога;
• средствами защиты информации (антивирусные системы, шифрование, контроль доступа).

Отчётность и контроль

• Ежеквартальные отчёты о количестве принятых, обработанных и переданных на хранение документов.
• Ежегодный отчёт о состоянии архивного фонда, включающий показатели utilisation (процент использования документов), сохранности и выполнения плановых мероприятий.
• Внутренний аудит (не реже одного раза в год) проверки соблюдения положения, нормативных актов и условий хранения.
• Взаимодействие с государственными архивными органами в рамках плановых проверок и предоставления запрашиваемой информации.

Положение об отделе по делам архивов является ключевым нормативным документом, который обеспечивает системный подход к управлению архивными ресурсами организации. Чёткое delineation функций, прав и ответственности способствует:

• надёжному сохранению документально‑информационного наследия;
• оперативному предоставлению нужной информации сотрудникам и внешним пользователям;
• соответствию требованиям законодательства и минимизации рисков, связанных с утратой или неправомерным использованием документов;
• повышению эффективности работы всего предприятия за счёт оптимизации документооборота.

При разработке или актуализации положения рекомендуется учитывать специфику организации, объём и характер документооборота, а также актуальные нормативные акты в области архивного дела и защиты информации.